Jeux Olympiques spéciaux Canada
Les Jeux d’été 2006 franchissent l’obstacle de l’accès à distance grâce à Windows Small Business Server 2003
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Présentation de la société
Jeux Olympiques spéciaux Canada est un organisme sans but lucratif qui se consacre à l’habilitation des Canadiennes et des Canadiens ayant une déficience intellectuelle grâce à l’entraînement sportif et à la compétition. Les jeux d’été et d’hiver, qui constituent un événement de première importance, ont lieu tous les deux ans dans une ville-hôte sélectionnée parmi plusieurs villes canadiennes. Ces jeux sont planifiés et organisés par des comités organisateurs dans chaque ville-hôte. Les Jeux d’été 2006, qui se tenaient récemment à Brandon, au Manitoba, ont réuni plus de 1 000 athlètes spéciaux, entraîneurs et bénévoles venus de partout au Canada.
Contexte
Organiser un événement d’une telle envergure est une entreprise colossale, surtout avec quatre employés à temps plein seulement. Pendant la préparation des Jeux d’été 2006, le comité organisateur a constaté que son infrastructure informatique nuisait à la productivité et à la gestion de l’information.
« Le comité organisateur des Jeux se composait de plus de 50 bénévoles, et l’accès au courriel à distance ainsi que la collaboration entre les membres de l’équipe constituaient le principal problème », a expliqué Cory Gross, directeur général des Jeux d’été 2006.
Désuet, le réseau de systèmes homologues ne permettait pas aux membres du comité d’accéder aux fichiers à distance, de collaborer, ni d’accéder facilement au courriel. Leur niveau de collaboration était donc limité. Les membres du personnel consacraient beaucoup de temps à la saisie de données et à la synchronisation de l’information, comme l’inscription des athlètes et la logistique des événements. De plus, non seulement l’environnement informatique ne comportait pas de référentiel pour stocker l’information, mais le comité organisateur ne pouvait pas effectuer de sauvegarde efficace des données. La perte de données et les attaques contre la sécurité étaient donc sources d’inquiétude.
« J’envoyais toujours des documents à la maison par courriel, et j’oubliais ensuite quel fichier était à jour, s’est rappelé M. Gross. Nous n’avions pas de plan pour sauvegarder les données ni mesure d’urgence dans l’éventualité de la perte d’un disque dur. »
En outre, le comité voulait que son environnement informatique s’intègre harmonieusement au système de gestion des Jeux, une base de données fondée sur MicrosoftMD SQL Server, sous licence pour les Jeux Olympiques. Cette application permet de faire le suivi du dossier de plus de 1 000 athlètes et bénévoles qui participent à l’événement, et toute l’information était saisie manuellement au moyen d’un ordinateur autonome.
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Solution
Ne disposant pas des ressources ni de l’expertise technique pour mettre à niveau lui-même son environnement informatique, le comité organisateur des Jeux olympiques spéciaux d’été 2006 a fait appel à l’entreprise C-Five Ltd., établie à Brandon au Manitoba, un partenaire de Microsoft et spécialiste Microsoft des petites entreprises.
Comme les membres du comité organisateur n’étaient pas particulièrement avisés sur le plan technique et qu’il leur était difficile d’intégrer des périodes de formation dans leur horaire chargé, la mise en œuvre technologique devait être simple et rapide. C-Five a rapidement conclu que le comité organisateur avait les mêmes besoins qu’une petite entreprise quant au stockage, à la collaboration et à l’entreposage central des données. Le comité étant majoritairement composé de bénévoles, l’entreprise devait également établir un accès à distance, ce qui permettrait aux membres du comité d’avoir accès au courriel, à l’information et aux ressources de l’extérieur du bureau.
Aidé de C-Five, le comité a mis en œuvre Microsoft WindowsMD Small Business Server 2003 Premium Edition et Microsoft Office Édition PME 2003. Il voulait aussi utiliser un serveur de terminaux pour relier à la base de données du système de gestion des Jeux aux blocs-notes et aux ordinateurs offerts gratuitement. L’entreprise a ainsi installé Microsoft Virtual Server 2005 et Windows Server 2003.
La mise en œuvre elle-même a pris moins d’une semaine. C-Five a installé un serveur virtuel sur Small Business Server et a fait tourner une machine virtuelle avec un autre serveur Windows Server, le convertissant ainsi en serveur de terminaux. Selon Les Connor, président de C-Five Limited, l’installation du serveur virtuel visant à assurer l’accès à distance était essentielle à la réussite du projet.
« Le comité organisateur disposait alors d’un élément matériel serveur faisant tourner deux machines, a poursuivi M. Connor. Avec un serveur de terminaux, le comité pouvait relier à distance ses ordinateurs de bureau et ses blocs-notes sous Windows, ce qui permettait à plusieurs membres du comité d’être plus productifs puisqu’ils pouvaient utiliser simultanément la base de données du système de gestion des Jeux. »
Bénéfices
Accès à distance en tout temps, en tout lieu
La mise en œuvre de Windows Small Business Server 2003 a non seulement permis au comité organisateur de faire plus avec moins, mais aussi de surmonter son obstacle technologique le plus important : accéder à l’information à distance. Grâce à l’espace de travail Web à distance compris dans Small Business Server 2003, les membres du comité pouvaient accéder à l’information et aux ressources de l’extérieur du bureau, notamment à leur courriel, à leur site intranet, aux fichiers en réseau et aux applications de gestion à partir de n’importe quel ordinateur doté d’une connexion Internet.
« Étant donné que de nombreux membres du comité travaillaient à temps plein en plus d’agir comme bénévoles pour le comité organisateur, l’aspect pratique était essentiel à la productivité, a ajouté M. Gross. La communication était plus facile après l’installation de Small Business Server. Le fait de disposer d’un accès à distance nous a procuré un avantage incroyable; c’est ce qui a solidifié les liens entre les membres du comité. »
Amélioration du partage de fichiers et de la synchronisation
Avant la mise en œuvre de Windows Small Business Server 2003, l’ancien réseau de systèmes homologues nuisait à la productivité et au partage des fichiers entre les membres du comité. La solution Small Business Server a permis d’établir un bureau virtuel grâce auquel les membres pouvaient travailler sur les documents du comité organisateur en tout temps, peu importe l’endroit où ils se trouvaient. Elle a aussi permis la création d’un entrepôt central pour stocker l’information, facilitant la recherche et la récupération de données en tout temps pour les membres.
« La fonction de synchronisation de la gestion de l’information de Windows Small Business Server a changé notre façon de travailler, a indiqué M. Gross. Elle a favorisé la collaboration et nous a permis d’utiliser notre temps plus efficacement. »
Collaboration et productivité accrues
À l’instar de la majorité des organismes sans but lucratif, le comité organisateur devait accomplir de nombreuses tâches avec peu de ressources. Avec un serveur matériel et six ordinateurs offerts gratuitement, C-Five a fourni au comité organisateur des fonctions de serveur de terminaux, permettant aux bénévoles d’accéder à la base de données du système de gestion des Jeux et de la mettre à jour à partir de n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet.
C-Five a installé Virtual Server 2005 sur Small Business Server 2003, puis a installé Windows Server 2003 à titre de machine virtuelle, créant ainsi un deuxième serveur et offrant des fonctions de serveur de terminaux.
Grâce à cette mise en œuvre, le comité a gagné beaucoup de temps. Avec son ancien système, une seule personne à la fois pouvait accéder au système de gestion des Jeux pour y entrer des données.
« La fonction d’espace de travail Web à distance de Small Business Server nous a réellement aidés à étendre notre réseau. Grâce à cette fonction, nos bénévoles pouvaient utiliser des ordinateurs personnels et des ordinateurs offerts gratuitement pour accéder à la base de données. Cela a facilité la collaboration au moyen d’Exchange et de SharePoint à partir de n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet », a expliqué M. Gross.
Sécurité et sauvegarde des données de niveau supérieur
Le comité organisateur des Jeux d’été 2006 a aussi constaté la valeur commerciale des fonctions de sécurité et de sauvegarde de niveau entreprise de Windows Small Business Server. À l’exception des sauvegardes irrégulières sur CD-ROM, aucun plan d’urgence de sauvegarde de données n’était prévu avant la mise en œuvre de Small Business Server. Selon M. Gross, le fait de conserver cette information dans un lieu sûr a assuré une réelle sécurité.
« Auparavant, le comité organisateur n’avait aucun plan de sauvegarde des données ni de mesure d’urgence dans l’éventualité d’une perte du disque dur, a indiqué M. Connor. Microsoft Small Business Server lui a permis de gérer son réseau à partir d’une console centrale, de sorte que la mise à jour et le stockage de l’information étaient plus efficaces et plus sécuritaires. »
L’avenir
Selon M. Gross, la mise en œuvre de Small Business Server 2003 a permis d’assurer l’efficacité et la productivité optimales des moyens technologiques derrière les Jeux olympiques spéciaux d’été 2006 du Canada. Les fonctions de niveau entreprise de Small Business Server ont permis au comité organisateur des Jeux de surmonter les obstacles liés à la communication et de réduire les cycles de planification.
« Microsoft Small Business Server a transformé la façon de travailler des membres du comité organisateur, a conclu M. Gross. Il nous a aidés à mieux communiquer ainsi qu’à organiser et à mettre sur pied un événement mieux réussi. Je vais très certainement le recommander au comité de planification des prochains Jeux Olympiques spéciaux. »
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Renseignements supplémentaires
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