Tourisme Montréal
Microsoft aide Tourisme Montréal à créer une solution d’hébergement pour les visiteurs
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Présentation de la société
Montréal est l’un des deux principaux ports d’entrée au Québec. Grand centre urbain doté d’un aéroport international, de quatre universités et d’une infrastructure reliant toutes les régions de la province au reste du pays, elle est une des plus vieilles villes en Amérique du Nord et est fière de la myriade d’attractions culturelles qu’elle offre à ses visiteurs.
Contexte
L’expansion de l’industrie touristique montréalaise a été le moteur d’importants investissements, notamment l’agrandissement du Palais des Congrès et la construction de nouveaux hôtels. Tourisme Montréal a pour mandat la promotion de la ville comme destination touristique. La société dirige les efforts concertés de promotion et de tourisme d’accueil sur les marchés des voyages d’agrément et d’affaires, crée des occasions d’affaires pour ses membres et des retombées économiques pour la région, et oriente le développement de l’industrie touristique montréalaise.
« Au cours des dernières années, nous avons accru la visibilité de Montréal comme destination de voyage privilégiée, grâce au Web qui est notre principal outil de marketing et qui nous permet de communiquer notre stratégie de marque et de transmettre l’information, indique Carmen Ciotola, vice-présidente, Communications marketing, à Tourisme Montréal. Notre but est de rendre l’expérience touristique aussi attirante et aussi simple que possible et, pour ce faire, la technologie est indissociable au processus. »
En 2002, Tourisme Montréal a mis à jour son site Web avec l’aide de Diesel Marketing, un partenaire technologique de Microsoft, dans le cadre d’une campagne générale de positionnement, de communication et de marketing visant à accroître le tourisme. La société voulait une présence Internet plus dynamique, et voulait offrir un guichet unique pour l’information, la planification et l’achat à l’intention des voyageurs, des congressistes, des réserveurs de voyage, des agences de voyage, des grossistes, des voyagistes et, également, des entreprises et des organismes gouvernementaux.
Une des responsabilités de Tourisme Montréal est d’offrir des services d’hébergement lors de grands événements. Lorsque la communauté gaie et lesbienne de Montréal a été choisie pour accueillir les Outgames 2006, un événement sportif et culturel d’envergure internationale, Tourisme Montréal s’est rendu compte que sa solution actuelle d’hébergement ne serait pas en mesure de gérer le volume et la complexité des prestations aux 16 000 participants attendus.
« La vision des Outgames 2006 est d’orchestrer le plus important rassemblement de gais, de lesbiennes, de bisexuels, de travestis, de transsexuels et d’hétérosexuels en Amérique du Nord. D’un point de vue touristique, il s’agit là d’une occasion d’asseoir la réputation de Montréal comme une ville d’événements sportifs et de prouver notre capacité d’accueillir une clientèle aussi vaste et aussi diversifiée », indique Carmen Ciotola, vice-présidente, Communications marketing, à Tourisme Montréal.
L’application de bureau personnalisée qu’utilisait Tourisme Montréal pour gérer son système d’hébergement n’offrait pas l’accès en ligne et la flexibilité que l’entreprise et les visiteurs éventuels recherchaient. La concurrence provenant des services de réservation en ligne pressait la société de fournir les meilleurs services d’hébergement qui soient afin que les visiteurs éventuels puissent profiter de l’avantage de planifier leur voyage en dehors des heures ouvrables, par le biais d’Internet. En outre, le système d’hébergement de Tourisme Montréal ne permettait pas de réserver plus d’une occupation par chambre (et de donner des renseignements complets sur l’agent d’accueil) ni d’importer harmonieusement les données de tous les participants.
Compte tenu de l’évolution de l’industrie des congrès qui, en plus des événements organisés par des entreprises et des associations professionnelles, accueille maintenant des événements plus complexes comme les Outgames 2006, Tourisme Montréal avait également besoin d’un outil qui lui permettrait de créer des rapports précongrès et postcongrès exportables en temps réel, et ce, plus rapidement et plus facilement qu’avec son actuel système manuel. La société dresse des rapports quotidiens des activités et de la participation durant les congrès et, à la fin de chaque événement, elle compile un relevé sommaire détaillé. La saisie de l’information et sa transmission à la main faisaient de ces rapports des activités gruge-temps et exigeant en main-d’œuvre.
Dans la foulée des Outgames 2006, Tourisme Montréal a décidé qu’il lui fallait une nouvelle solution.
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Solution
Pour offrir aux visiteurs éventuels une expérience touristique harmonieuse et conviviale, Tourisme Montréal s’est tournée vers Diesel Marketing, un partenaire technologique de Microsoft, afin de l’aider à faire de son infrastructure informatique un environnement stable, sécuritaire et intégré. Un des principaux objectifs de l’exercice était de répondre aux besoins des organisateurs des Outgames 2006, et de tirer profit à long terme de la solution qui aura des répercussions positives sur le personnel et sur les touristes.
Afin de s’assurer que la solution répondrait aux actuels besoins commerciaux et informatiques de Tourisme Montréal, tout en mettant en place une plate-forme que la société pourrait faire progresser, Diesel Marketing a proposé une solution d’hébergement composée de deux principaux systèmes : un système de gestion de l’hébergement et des sites Web d’événements dynamiques intégrés au site Web et au cadre général de Tourisme Montréal. Chaque volet du système est articulé sur des processus administratifs reconnus.
Le système intégré de gestion de l’hébergement permet aux agents de réservations de gérer le processus d’hébergement. Ils peuvent gérer complètement les événements et l’hébergement, les blocs d’unités et leur tarif, les réservations, les participants et les communications. Le nouveau système comprend également un système automatique de notification et de création de rapports. Les notifications sont envoyées chaque fois qu’il y a un changement dans une réservation ou dans l’état du système, ce qui assure la sécurité de toutes les communications et leur exécution suivant une procédure automatisée.
Un site Web d’événement dynamique est généré pour chaque événement sous la responsabilité de Tourisme Montréal. Ce site Web dynamique permet aux clients de faire, de modifier et de supprimer des réservations eux-mêmes pour un événement donné. Ce site constitue un outil de gestion qui accroît l’efficacité de l’entreprise lorsque plusieurs événements se déroulent en même temps, et constitue pour les responsables de l’organisation des réunions une plate-forme simple pour établir leur image de marque et bien faire connaître leur événement en ligne. Chaque site donne des renseignements détaillés sur Montréal, les attractions et les distractions qu’offre la ville pendant l’événement, l’événement comme tel et les offres et services d’hébergement. Le processus de réservation est, dans l’ordre, sécuritaire et convivial.
Pour s’acquitter de son mandat, Diesel a recommandé la mise à jour des systèmes d’exploitation pour ordinateur de bureau et pour serveur à MicrosoftMD Office System, Windows Server SystemMC et WindowsMD XP avec Service Pack 2 (SP2), et la mise en œuvre de l’infrastructure Microsoft .NET.
Conception de la solution
« Dans un délai très court, nous devions intégrer nos systèmes dorsaux, nos ordinateurs de bureau et nos applications s’adressant directement à la clientèle afin d’offrir aux visiteurs, plus particulièrement aux participants des Outgames 2006, un accès uniforme, stable et transparent à l’information et la possibilité de réserver leur hébergement en ligne », explique Yanick Bédard, conseiller en informatique à Tourisme Montréal.
Diesel Marketing a commencé à développer la solution pour Tourisme Montréal sur l’infrastructure Microsoft .NET. « Il restait 12 mois avant l’ouverture des inscriptions pour les Outgames et avant que les participants commencent à chercher des solutions d’hébergement, fait valoir Martin Gauthier, vice-président de Diesel Marketing. Grâce à l’infrastructure .NET, nous avons pu déployer la solution très rapidement et ajouter facilement d’autres composants au besoin, y compris SharePoint, InfoPath 2003 et BizTalk Server. »
Établissement des bases
Afin de créer un système plus sécuritaire et plus stable sur lequel pourrait s’appuyer la solution Microsoft Office System, Tourisme Montréal a mis à jour son environnement d’ordinateurs de bureau et de serveurs Windows à Windows XP Professionnel avec SP2 et à Windows Server 2003.
« Nous avions besoin d’un réseau de base solide et à jour qui nous permettrait de créer un processus de déroulement des travaux fonctionnel pour les touristes comme pour notre personnel, souligne Yanick Bédard, conseiller en informatique à Tourisme Montréal. La plate-forme Windows nous permet d’intégrer facilement les solutions de pointe de Microsoft dont nous avons besoin pour être une entreprise concurrentielle et productive. »
Conception externe
Par le biais d’ASP .NET, Diesel a aidé l’entreprise à mettre en œuvre Windows SharePointMC Services afin de donner un aspect et une convivialité intégrés à toute l’information destinée aux visiteurs sur le site de Tourisme Montréal.
« Les touristes qui visitent notre site Web ont des intérêts variés et recherchent des renseignements sur divers aspects de la ville, compte tenu de leurs activités de loisir. Nous avions besoin d’un outil pour rassembler l’information taillée sur mesure pour un événement ou un groupe particulier, avec un minimum d’administration des TI. Un SGC personnalisé (système de gestion de contenu articulé sur Windows SharePoint Web Parts) nous a permis de personnaliser rapidement la présentation de Montréal aux visiteurs éventuels, dit Yanick Bédard, conseiller en informatique à Tourisme Montréal.
La console du système de gestion de l’hébergement est hébergée sur Windows SharePoint Services, ce qui permet à Tourisme Montréal de gérer le processus d’hébergement en habilitant les agents de réservations à créer des événements, de l’hébergement, des centres d’hébergement, des blocs d’hébergement, des réservations, des listes de clients et des notifications.
En outre, en appliquant les principes de l’architecture axée sur les services (à l’aide de BizTalkMD Server) pour mettre en œuvre la solution d’hébergement, Tourisme Montréal a permis l’intégration d’applications par l’intermédiaire d’une approche de services Web et de connecteurs BizTalk.
Bénéfices
Grâce à la mise à jour des environnements d’ordinateurs de bureau et de serveurs, le personnel de Tourisme Montréal peut collaborer plus facilement et travailler plus efficacement. « Windows SharePoint Services et la plate-forme Windows nous assurent un environnement stable, sécuritaire et évolutif qui nous permet de nous concentrer sur la promotion de notre ville et les besoins de notre clientèle », explique Yanick Bédard.
Présentation de la ville
Grâce à la technologie Windows, Tourisme Montréal est en mesure de présenter des événements aux visiteurs éventuels et de leur donner la possibilité de réserver facilement leur hébergement.
La capacité d’intégrer l’information provenant de différentes sources avec BizTalk Server et Windows SharePoint Services permet à l’entreprise d’accroître ses offres de services et d’améliorer l’expérience des utilisateurs du site Web en réduisant le temps de recherche grâce à un guichet unique de réservation alliant vitesse, facilité d’utilisation et sécurité. En outre, l’utilisation d’InfoPath 2003 pour personnaliser chaque formulaire aide Tourisme Montréal à créer un système de réservation flexible qui peut répondre aux besoins des organisateurs d’événements et des clients.
En donnant au personnel les outils pour créer rapidement un site Web pour chaque événement relevant de Tourisme Montréal, les promotions peuvent être personnalisées et des secteurs de la ville peuvent être mis en lumière en fonction des exigences des organisateurs de congrès ou des préférences du public cible.
« Les équipes sportives en visite à Montréal ont généralement des exigences différentes de celles des voyageurs individuels ou des voyageurs d’affaires. Nous sommes maintenant en mesure de répondre rapidement à ces besoins sans surcharge de travail pour notre personnel », explique Yanick Bédard, conseiller en informatique à Tourisme Montréal.
Augmentation de l’efficacité du personnel
Avant la mise en œuvre de SQL Reporting Services, des technologies SharePoint et de la solution InfoPath 2003, les réservations d’hébergement étaient faites par un agent qui devait les confirmer aux clients par télécopie. En offrant sa solution d’hébergement en ligne et en temps réel, l’entreprise a simplifié son processus de réservation, ce qui a entraîné une augmentation de 50 % de l’efficacité du personnel et une diminution des coûts de télécopie.
« À l’occasion des Outgames 2006 seulement, nous attendons 16 000 participants, ce qui aurait entraîné l’envoi de 24 000 télécopies partout dans le monde. Nous sommes maintenant en mesure d’automatiser ce processus pour les participants, ce qui nous fait économiser énormément de temps et d’argent », indique Yanick Bédard, conseiller en informatique à Tourisme Montréal.
Grâce à la notification automatique disponible par le biais de Windows SharePoint Services et SQL Reporting Services, un courriel peut être envoyé aux réserveurs de voyage, aux utilisateurs ou aux hôtels visés quand il y a un changement dans une réservation ou dans l’état du système. Le site contribue à alléger la charge de travail du personnel grâce à la gestion automatique des différents événements.
Réservation
En accédant à une console d’administration de l’hébergement exploitée par Windows SharePoint Services et en remplissant un formulaire fondé sur InfoPath 2003, les agents de réservations peuvent faire une réservation, avec facilité et rapidité, pour un client donné, à des dates précises, en vérifier la disponibilité et confirmer la réservation. De la même manière, les clients peuvent effectuer une réservation en ligne pour un événement donné, obtenir des renseignements sur Montréal et trouver de l’information sur l’événement et l’hébergement en se rendant sur le site Web de l’événement. Par le biais de Microsoft SQL Reporting Services, Tourisme Montréal est en mesure de créer des rapports s’adressant aux organisateurs d’événements et portant sur l’hébergement, plus rapidement et plus précisément, et de manipuler les données avec Word 2003 ou Excel 2003.
Ce processus Web simplifié ajoute de la valeur aux services qu’offre Tourisme Montréal aux organisateurs d’événements et aux touristes tout en augmentant l’efficacité du personnel de la société qui peut ainsi axer ses efforts sur la promotion de la ville sur la scène internationale.
Microsoft Office System
Microsoft Office System est l’environnement que le monde des affaires a adopté pour gérer l’information. Il comprend les logiciels, les serveurs et les services qui contribuent à votre succès en transformant l’information en un atout majeur.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Microsoft Office System, visitez le sitehttp://www.microsoft.com/office/
Renseignements supplémentaires
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Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et les services de Tourisme Montréal, composez le (514) 844-5400 ou visitez le site Web www.tourisme-montreal.org
