Unirope
Unirope présente les inspections sans paperasse avec la solution Windows Mobile(MD) de N4 Systems
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Présentation de la société
Depuis 1956, Unirope Ltd. s’est spécialisée dans la fourniture de systèmes de câblage à rendement élevé pour des clients des secteurs de la construction, automobile et de l’acier partout en Amérique du Nord. Avec plus de 60 employés dans des bureaux situés à Mississauga, en Ontario, à Montréal et à Edmonton, l’entreprise s’engage à assurer la qualité et la sécurité de ses produits en offrant des services de mise à l’essai et de réparation à plus de 1500 clients aux quatre coins du Canada.
Contexte
Dans le cadre de sa gamme de services, Unirope offre aux clients une inspection sur place des produits de câblage afin de l’aider à se conformer aux normes de sécurité indiquées par l’American Society of Mechanical Engineers. Les données d’inspection sont ensuite conservées dans des archives pendant sept ans et doivent être disponibles pour les clients d’Unirope si les organismes gouvernementaux les demandent.
Les inspecteurs effectuent en moyenne entre 15 et 20 inspections par jour, chacune d’une durée approximative de cinq à dix minutes. Une inspection typique implique l’inspection de l’équipement sur place en vue de constatations en termes d’usure et d’enregistrement sur divers formulaires papier. À la fin de la journée, les données des formulaires papier étaient entrées manuellement dans des tableurs ExcelMD au siège social d’Unirope – un processus que les inspecteurs mettaient un autre 30 à 60 minutes à compléter quotidiennement. Après avoir complété ce processus, les données étaient envoyées par courriel au service des ventes, où elles étaient imprimées et converties manuellement en factures ou bons de commande en format papier, si des pièces de remplacement étaient jugées nécessaires lors du processus.
« Notre environnement était très axé sur le papier. Les documents étaient constamment classés et télécopiés et nos techniciens à l’inspection transportaient des manuels et des cartables pour garder la trace de leurs formulaires d’inspection, explique Cory Eskra, directeur des inspections chez Unirope Ltd. Le processus que nous avions en place pour l’enregistrement et l’entrée des données d’inspection était long et redondant car les mêmes informations devaient être soumises jusqu’à trois fois. »
Unirope voulait une solution qui rendrait son processus d’inspection tout à fait sans paperasse et, en même temps, simplifierait son processus d’entrée de données et le déroulement de ses opérations.
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Solution
Unirope a rencontré N4 Systems, partenaire enregistré de MicrosoftMD, en 2005. Les deux parties avaient d’abord discuté de la mise en place de la technologie RFID pour aider Unirope avec le suivi de son inventaire. Mais après avoir évalué la situation et compris ce qu’Unirope souhaitait faire, N4 Systems a proposé une solution plus complète et personnalisée à partir de sa plateforme Field ID Windows MobileMD.
Field ID permet aux inspecteurs d’Unirope d’accéder aux versions numériques de ses formulaires d’inspection à l’aide d’appareils portatifs Windows Mobile. La solution comporte trois composantes :
| • | Des onglets de suivi RFID pour l’identification facile de l’équipement |
| • | Une composante Web pour l’accès et l’entreposage des formulaires d’inspection complétés |
| • | Des appareils portatifs Windows Mobile pour effectuer les inspections, entrer les données et transmettre les formulaires complétés dans la base de données en ligne de Field ID. |
N4 Systems a offert à Unirope des formulaires numériques personnalisés pour répondre aux exigences d’inspection gouvernementales de ses clients. De plus, N4 Systems héberge la base de données et gère les serveurs sur lesquels reposent les appareils portatifs Windows Mobile sur le terrain. Cela signifie que les entreprises utilisant Field ID n’ont pas à investir dans des mises à niveau additionnelles de leurs infrastructures ni à s’occuper de l’installation et de la maintenance de serveurs additionnels. N4 Systems configure les appareils Windows Mobile et les fait parvenir directement aux clients, les rendant prêts à utiliser sur réception.
« Nous avons développé Field ID à l’aide de Visual Studio 2005, .NET Compact Framework et SQL Mobile Development, dit Shaun Ricci, CTO, N4 Systems. Nous avions d’abord pensé à utiliser Java pour développer la solution mais avions constaté que l’environnement était beaucoup trop compliqué. En explorant l’environnement de développement Windows Mobile, nous avons pu déterminer qu’il était bien soutenu et avait une excellente présence dans le secteur des appareils robustes. »
En septembre 2007, N4 Systems a complété l’installation de Field ID et a déployé les appareils portatifs Windows Mobile 6.0 de Psion Teklogix dans tous les bureaux d’Unirope. La configuration comme telle du système a pris moins d’une journée et les inspecteurs d’Unirope sont devenus tout à fait à l’aise avec l’environnement familier de WindowsMD de leurs appareils portatifs en quelques jours seulement.
Le résultat est un processus d’inspection sans paperasse où les inspecteurs n’ont qu’à compléter les formulaires en tapant les options ‘Oui/Non’ des écrans tactiles sur leurs appareils mobiles, puis saisir les formulaires directement dans la base de données en ligne de Field ID pour leur traitement.
Bénéfices
Depuis le déploiement du Field ID, Unirope a atteint son objectif initial d’éliminer les inspections sur papier et bénéficie de bon nombre d’avantages.
Inspections sur place efficaces
L’intégration des appareils portatifs Windows Mobile au processus d’inspection d’Unirope a grandement amélioré l’efficacité sur place. Puisque les appareils contiennent électroniquement tous les formulaires d’inspection requis, les formulaires en format papier ont été complètement éliminés, tout comme l’ont été les cartables et manuels que devaient transporter les inspecteurs d’Unirope.
De plus, les scanneurs RFID intégrés permettent aux inspecteurs de balayer simplement un code sur l’équipement, ce qui identifie et génère automatiquement les formulaires correspondants à inspecter. Voilà une amélioration significative par rapport à l’ancien processus selon lequel les inspecteurs devaient passer leurs fichiers en revue afin de trouver les formulaires appropriés.
« La rapidité avec laquelle nous pouvons compléter chacune des inspections s’est grandement améliorée, nous offrant plus de temps à consacrer à d’autres tâches, indique M. Eskra. Le processus est plus rapide et plus juste. »
Flux de données simplifié
Field ID a également permis à Unirope d’améliorer son flux de données. Les formulaires d’inspection complétés sont transmis directement dans la base de données en ligne de Field ID, éliminant le besoin d’entrer manuellement les informations dans l’ancien système Excel d’Unirope. Maintenant, les données sont entrées une seule fois dans les appareils Windows Mobile et les redondances associées à la nécessité de soumettre à nouveau les mêmes données dans différents systèmes ont été éliminées.
Unirope bénéficie également d’améliorations significatives dans la façon avec laquelle les inspecteurs et le personnel des ventes accèdent aux données.
«Parfois, il était difficile d’accéder aux données dans notre ancien système. Nous devions examiner manuellement les rapports des années précédentes ou chercher parmi les fichiers Excel pour trouver un dossier. Maintenant, je vais en ligne, je tape un numéro de série et tous les renseignements dont j’ai besoin sont à ma portée », explique M. Eskra.
Synchronisation automatique
La façon avec laquelle les inspecteurs d’Unirope entrent les informations a été complètement repensée. Par exemple, il n’est plus nécessaire d’entrer manuellement les données dans les tableurs Excel. Les formulaires d’inspection complétés sont envoyés automatiquement dans la base de données en ligne de Field ID lorsqu’une connexion est établie à l’aide des outils « connection aware » de Field ID. Les appareils Windows Mobile peuvent se connecter à Internet de diverses façons, y compris Wi-Fi, Internet de cellulaire ou à l’aide d’une entente offerte par un fournisseur de cellulaire reconnu.
« Nous pouvons entrer des informations, que nous soyons en ligne ou hors ligne. Les exemples de formulaires sont entreposés dans les appareils et sont automatiquement synchronisés avec la base de données en ligne de Field ID en tout temps lorsqu’une connexion Internet est disponible, dit M. Ricci. Cela nous permet de choisir la méthode de connexion appropriée, selon l’endroit où nous nous trouvons. »
Service client amélioré
La solution Field ID donne également aux clients d’Unirope un accès direct à leurs rapports d’inspection. Auparavant, les clients devaient téléphoner et demander à ce que des copies papier leur soient télécopiées. Cela était un long processus qui pouvait prendre d’ un à sept jours, selon la demande en question. Maintenant, les clients ont un accès sur demande à tous leurs rapports d’inspection via l’interface Web de N4 Systems et peuvent imprimer tout ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.
Également, le processus requis pour rendre les données disponibles aux clients a été énormément raccourci. Auparavant, les dossiers d’inspection étaient disponibles aux clients pendant trois semaines en moyenne après la fin de l’inspection. Ces délais étaient causés en grande partie par le temps requis pour entrer à la main les informations dans la base de données. Les dossiers sont maintenant disponibles au plus tard 24 heures après une inspection.
« Nos clients apprécient vraiment l’accès instantané qu’ils ont à leurs données, dit M. Eskra. Voilà un important avantage pour eux car ils sont souvent tenus de se soumettre aux délais d’inspection de dernière minute imposés par le gouvernement. Notre nouveau système nous assure qu’ils obtiennent sur demande des dossiers d’inspection justes et plus détaillés. »
« Quand je repense à notre ancien système, je n’arrive pas à croire que notre processus de gestion des inspections était aussi complexe, dit M. Eskra. Notre nouvelle solution Field ID Windows Mobile nous sauve la vie et nous ne pourrions plus nous en passer. »
Windows Mobile
Windows Mobile se sert de la puissance du système d’exploitation WindowsMD pour les appareils mobiles, aidant les entreprises et leurs employés mobiles à rester en contact lorsqu’ils se déplacent. Windows Mobile utilise des versions mobiles des programmes de Microsoft, y compris Microsoft Office OutlookMD Mobile, Internet Explorer Mobile, Pocket MSNMD, Windows MediaMD Player Mobile, et Microsoft Office Word Mobile, PowerPointMD Mobile, et ExcelMD Mobile. Avec Windows Mobile, les travailleurs de l’information ont accès à des logiciels puissants, jumelés à la familiarité de Windows. Accompagnés de plans des services offerts et d’options de connectivité, les appareils Windows Mobile, disponibles chez 42 fabricants et 68 entreprises de télécommunications mobiles dans 48 pays, peuvent être utilisés pour effectuer des appels, envoyer des courriels et des messages instantanés, naviguer sur le Web, et accéder à des informations commerciales essentielles même lorsque les utilisateurs ne sont pas au bureau.
De plus amples renseignements à propos de Windows Mobile sont offerts à: www.microsoft.com/windowsmobile
Renseignements supplémentaires
Pour de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d’information de Microsoft Canada au 1 877 568-2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le 905 568-9641 au Canada. À l’extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site www.microsoft.com
Pour en savoir plus à propos des produits et services de N4 Systems, téléphonez au 1.800.99.N4SYS (64797) ou visitez le site Web: www.n4systems.com
Pour de plus amples renseignements à propos des produits et services d’Unirope Ltd., téléphonez au (905) 624-5131 ou visitez le site Web: www.unirope.com
