University of Waterloo
L’Université de Waterloo réorganise ses TI pour les organismes sans but lucratif à l’aide de Groove 2007
|
|
Présentation de la société
L’Université de Waterloo à Waterloo, en Ontario, a développé un programme de deuxième cycle unique en gestion de projet offrant aux étudiants une expérience pratique, tout en appuyant des œuvres de bienfaisance. Cette formation de 13 semaines implique le travail d’étudiants en ligne avec des organismes de développement du tiers monde, y compris des spécialistes du domaine, pour des projets qui requièrent des compétences et connaissances en gestion et en technologies de l’information. Dans le cadre de la Maîtrise en science de la gestion de l’Université – offert par le Département des sciences de la gestion de la Faculté de génie – ce cours en option de Développement et gestion de projets internationaux met les élèves directement en contact avec NetHope Inc., un consortium informatique sans but lucratif à la disposition d’organisations non gouvernementales telles que Save The Children, l’International Rescue Committee, Plan International, CARE, et The International Federation of Red Cross and Red Crescent Societies.
Contexte
Ce cours est conçu pour aider les étudiants à relever ensemble les défis des technologies de l’information qui se présentent aux organismes membres. Cet effort coopératif aide les équipes composant le groupe d’encadrement NetHope à mieux servir leurs communautés, qu’il s’agisse des femmes appauvries des pays déchirés par la guerre, des gens subissant les conséquences d’une catastrophe naturelle ou des entrepreneurs qui se démènent pour démarrer leurs entreprises au sein d’environnements économiques naissants. Ceci aide les étudiants à comprendre leurs défis de gestion de projet, tout en canalisant les solutions des étudiants vers les organismes à but non lucratif.
La majorité des étudiants inscrits au cours de développement et gestion de projets internationaux fait déjà partie de la population active et est répartie partout dans le monde. Les étudiants participent en communiquant en ligne. Quoique de nombreux cours en ligne soient flexibles et conviennent au style de vie particulier de chaque étudiant, les commentaires des étudiants indiquent que de tels cours peuvent également favoriser l’isolement et rendre le travail d’équipe difficile pour les étudiants.
« Puisque les étudiants se trouvent dans de nombreux fuseaux horaires différents, les projets d’équipe peuvent rapidement se transformer en bourbiers de planification. Cela est ennuyeux pour les étudiants en gestion de projet, puisque cette dernière dépend d’un travail d’équipe efficace », explique Peter Carr, directeur, programme en ligne de Maîtrise en science de la gestion de la Faculté de génie. « Il nous fallait une solution qui favoriserait le travail d’équipe, tout en offrant la flexibilité à laquelle s’attendent habituellement les étudiants des cours hors campus. »
L’Université de Waterloo cherchait une plateforme de communication et de collaboration qui permettrait à ces étudiants de travailler ensemble et de partager des renseignements, peu importe où ils se trouvent. La solution devait également s’adapter aux divers moments de la journée auxquels les étudiants consulteraient probablement les documents pour leurs devoirs, en fonction de leurs horaires de travail et professionnels chargés. De plus, la solution devait être facile à installer par les étudiants dans leurs ordinateurs et offrir un fonctionnement simple à apprendre.
|
Solution
Pour répondre à ces exigences, l’Université a choisi MicrosoftMD Office GrooveMD 2007 pour le cours en option de Développement et de gestion de projets internationaux. Avec Groove 2007, un programme de logiciels de collaboration aidant les équipes à travailler ensemble peu importe où ils se trouvent, les utilisateurs n’ont pas besoin de partager un intranet. Qu’ils travaillent pour des organismes différents, à distance ou même hors ligne, les utilisateurs peuvent avoir accès à des espaces de travail en tout lieu pour sauvegarder et utiliser des documents et outils, tels qu’un outil de partage de fichiers, des forums de discussion et des formulaires d’affaires. Puisque tous les éléments de Groove 2007 se trouvent dans les ordinateurs des utilisateurs, si un utilisateur travaille hors ligne, Groove 2007 se synchronisera automatiquement avec les ordinateurs des autres utilisateurs lorsqu’il ou elle se connectera à nouveau.
« Groove 2007 était la meilleure solution pour le cours de Développement et gestion de projets internationaux car elle convenait aux diverses façons par lesquelles les étudiants peuvent participer », indique Carr. « Peu importe où se trouve l’étudiant, peu importe l’heure qu’il est. Les étudiants peuvent accéder à leur travail, discuter avec des camarades de classe, répondre à certaines discussions, lire de la documentation générale – c’est comme être dans la salle de classe sans les contraintes physiques de murs qui limitent les possibilités d’échange. »
Également, Groove 2007 offre aux enseignants un endroit où afficher et partager des documents, tels que des présentations Microsoft Office PowerPointMD . Il offre aussi une foire aux questions en temps réel où les étudiants peuvent afficher et faire le suivi de leurs requêtes, ainsi qu’une section pour les documents de lecture obligatoires. Il comprend également les notes et ordres du jour des rencontres, une liste de toutes les décisions collectives qu’ont prises les étudiants et une section avec des liens vers des sites Web utiles. Les étudiants peuvent, individuellement, personnaliser l’interface afin de mettre en évidence certaines discussions et notes de rencontres spécifiques, au besoin.
Selon Carr, Groove 2007 n’a requis que quelques secondes à installer dans les ordinateurs des étudiants et l’interface est similaire à celles des autres logiciels Microsoft. Il était donc facile pour les étudiants d’apprendre à utiliser la plateforme de collaboration. Cependant, la caractéristique la plus significative pour les participants de Waterloo était la nature synchrone/asynchrone de la solution.
« Quelqu’un affiche quelque chose à deux heures du matin et un autre lui répond à deux heures l’après-midi suivant », dit Carr. »
« Cela illustre la grande flexibilité du programme. Ils travaillent tous et ont tous des vies personnelles bien remplies.
Le programme peut s’adapter à leur style de vie. »
Bénéfices
Sans Groove 2007, le cours de Développement et gestion de projets internationaux n’aurait pas autant de valeur. Tout comme pour les autres cours en ligne offerts précédemment par l’Université, les étudiants auraient consulté le contenu des cours magistraux et réalisé les devoirs seuls. Avec Groove 2007, les étudiants peuvent être beaucoup plus interactifs et efficaces, surtout puisque le travail d’équipe et la collaboration font partie intégrante d’une gestion de projets réussie. Groove 2007 est maintenant utilisé pour enseigner tous les cours du programme du diplôme de Maîtrise en science de la gestion.
Rester en contact, même sans connexion
La nature synchrone/asynchrone de Groove 2007 permet aux étudiants de planifier leur temps de façon optimale. Qu’ils soient connectés à Internet ou non, Groove 2007 offrent aux étudiants la possibilité d’afficher et de répondre aux questions, lesquelles seront téléchargées dans les ordinateurs des autres la prochaine fois que l’utilisateur se connecte à Internet. Cela signifie que les étudiants peuvent accéder aux informations au moment qui leur convient, mais qu’ils peuvent également collaborer en temps réel lorsque nécessaire. Les alertes et avis de présence de Groove 2007 laissent savoir aux étudiants quand leurs camarades de classe sont en ligne ou dans l’espace de travail. Ce genre de détail simplifie le processus de communication et réduit la quantité de va-et-vient de messages échangés qu’utiliseraient autrement les étudiants pour comprendre les situations réelles de leurs correspondants –sont-ils en ligne seulement ou en ligne et dans l’espace de travail également? Le système flexible de collaboration correspond aux divers besoins en termes de moments de travail et de préférences. Ainsi, quiconque, n’importe où, peut en bénéficier.
Groove 2007 correspond également au paradigme « Logiciels et service », qui répond le mieux aux besoins actuels de collaboration. Par exemple, l’Université de Waterloo cherchait un programme qui fonctionnerait rapidement et conviendrait aux connexions externes. Quoiqu’une application conçue exclusivement pour le Web puisse en faire autant, elle n’aurait pas été assez rapide pour les étudiants.
« Un outil développé pour le Web implique des délais pour la navigation d’une discussion à une autre », indique Carr. « Avec Groove 2007, les étudiants peuvent passer rapidement d’une discussion à une autre. Ils peuvent travailler aussi rapidement qu’ils le désirent, et avec le niveau de collaboration qu’ils requièrent. »
Une flexibilité qui s’adapte aux besoins de chaque utilisateur
Puisque les étudiants peuvent personnaliser l’interface de leurs espaces de travail, le cours développé à l’aide de Groove 2007 est particulièrement adapté aux exigences de chacun. Il s’agit donc d’un outil de collaboration simple et intuitif qui n’est pas synonyme de frustration pour l’étudiant et favorise même une plus grande productivité de sa part. Par exemple, si une étudiante souhaite recevoir un avis quant aux messages et éléments de discussion concernant l’expansion de l’envergure d’un projet ou bien la participation des parties prenantes, elle doit simplement configurer les alertes pour que, dès qu’elle utilise la plateforme Groove 2007 dans son ordinateur, l’application mette ces messages en évidence. L’étudiante n’a donc pas à consulter tous les autres messages afin de trouver ceux qui lui étaient le plus pertinents. Elle utilise donc mieux son temps.
Meilleure intégration
L’intégration à d’autres logiciels Microsoft permet à l’Université de Waterloo de profiter de ses investissements actuels et de développer davantage son infrastructure informatique à l’image de l’environnement de la gamme de programmes de Microsoft, dont Groove 2007 fait maintenant partie.
En choisissant Groove 2007, l’Université de Waterloo donne aux étudiants une formation pour obtenir de solides compétences informatiques, ainsi que pour la gestion de projet efficace. « À la fin du programme, ils sont des collaborateurs chevronnés », dit Carr.
Les étudiants obtiennent également une excellente idée des projets d’envergure réalisés par les organismes de développement international de NetHope.
De plus, l’Université a trouvé la bonne solution pour son cours novateur. « C’est la première fois qu’un environnement en ligne est utilisé pour permettre aux étudiants de contribuer à un projet de développement, tout en demeurant et en travaillant où ils demeurent », ajoute Carr.
Prochaine étape : Groove avec SharePoint
L’Université de Waterloo met en place le Serveur Microsoft Office SharePointMD 2007 et prévoit l’intégrer à Groove 2007 pour l’administration des cours. Jumelé aux formulaires de Microsoft Office InfoPathMD 2007, le Serveur Microsoft Office SharePoint 2007 permettra à l’établissement d’inscrire et de retirer des étudiants de cours. Les administrateurs de l’école auront également un moyen plus simple de faire le suivi de ces changements tandis qu’ils sont traités à travers le système administratif.
Système Microsoft Office
Le système Microsoft Office est l’environnement de choix du monde des affaires pour le travail de l’information, offrant des programmes, des serveurs et des services pour vous aider à réussir en transformant les informations en impact.
Pour de plus amples renseignements à propos du Système Microsoft Office, rendez-vous à : www.microsoft.com/office
Pour de plus amples renseignements à propos du Système Groove Virtual Office, rendez-vous à : www.groove.net
Pour de plus amples renseignements
Pour de plus amples renseignements à propos des produits et services de Microsoft, téléphonez au Centre d’information sur les ventes de Microsoft, au (800) 426-9400. Au Canada, téléphonez au Centre d’information de Microsoft Canada, au (877) 568-2495. Les personnes malentendantes peuvent utiliser les services de téléphone texte de Microsoft (TTY/TDD) en composant le (800) 892-5234 aux États-Unis, ou le (905) 568-9641 au Canada. À l’extérieur des 50 États-Unis et du Canada, veuillez communiquer avec votre filiale locale de Microsoft. Pour obtenir des renseignements sur Internet, visitez le : www.microsoft.com
Pour de plus amples renseignements à propos des produits et services de l’Université de Waterloo, téléphonez au (519) 888-4567 ou visitez le site Web à : www.uwaterloo.ca
