Comment utiliser l'application Headquarters pour ajouter de nouveaux magasins à votre entreprise à magasin unique

Mis à jour le : 7 avril 2005

Par Niranj Srinivasan

Niranj Srinivasan

La solution Microsoft Retail Management System 1.2 comprend deux applications principales : Store Operations et Headquarters. Store Operations est une application de points de vente et d'arrière-guichet qui sert les besoins quotidiens du commerçant de détail en matière de gestion des stocks, de suivi et de commande des articles, ainsi que d'exécution des ventes et des transactions. Headquarters est une application pour siège social qui gère, de façon centralisée, une multitude de magasins en effectuant le suivi des stocks, des ventes et des clients.

Le présent article énonce les étapes que vous devez suivre pour améliorer votre magasin de détail actuel en ajoutant de nouveaux magasins ainsi que l'application Headquarters à votre solution de commerce de détail. Le présent article vise la solution Microsoft Retail Management System 1.2.

Sur cette page

	utilisation
	Création d'une base de données Headquarters
	Importation des données de Store Operations
	Ajout de magasins
	Exportation d'une base de données vers d'autres magasins
	Restauration d'une base de données à votre nouveau magasin
	Utilisation de clients globaux
	Synchronisation des magasins existants et des nouveaux magasins avec Headquarters

utilisation

Bien des petites entreprises qui utilisent Microsoft Retail Management System avec l'application Store Operations sont très satisfaites des options que cette solution fournit pour la gestion d'un magasin unique. Mais lorsque votre entreprise prend de l'expansion et que vous devez ajouter et gérer de nouveaux magasins, l'application Headquarters vous aide à le faire avec un minimum d'interruptions. Lorsque votre entreprise grandit, vous pouvez avoir besoin de créer une nouvelle base de données dans Microsoft Retail Management System et d'installer l'application Headquarters pour faciliter la gestion de tous vos magasins à partir d'un seul endroit.

La première étape consiste à installer l'application Headquarters sur un ordinateur à votre siège social ou dans un de vos magasins. À des fins d'évolutivité et de performance, nous vous recommandons fortement d'utiliser une base de données Microsoft SQL Server 2000 pour stocker vos données au siège social de votre entreprise.

Pour obtenir plus de renseignements sur les configurations matérielles, veuillez visiter le site Web Microsoft Business Solutions ou communiquer avec votre fournisseur. Les processus décrits sur la présente page vous aideront à réussir sans problèmes l'amélioration de votre entreprise à magasin unique par l'ajout de nouveaux magasins.

Remarque : Avant d'exécuter les étapes énoncées sur la présence page, créez une copie de sauvegarde de votre base de données de magasin existante.

Haut de la page

Création d'une base de données Headquarters

Après avoir installé l'application Headquarters, suivez les étapes ci-dessous pour créer une base de données Headquarters :

1.	Lancez l'application Headquarters Administrator.
2.	À partir du menu File, sélectionnez Connect et entrez les renseignements d'identification de la base de données appropriée.
3.	Entrez temp dans le champ SQL Database car vous n'avez pas encore créé une base de données Headquarters.
4.	Cliquez sur OK.
5.	À partir du menu Database, sélectionnez Create pour lancer l'assistant Create Database.
6.	Indiquez le nom de la base de données (par exemple, HQ) et sa taille initiale.
7.	Cliquez sur Next.
8.	Dans la plupart des cas, vous pouvez accepter les valeurs par défaut des paramètres File Growth et Maximum File Size de l'assistant. Toutefois, si votre entreprise a des besoins particuliers, veuillez en discuter avec votre fournisseur.
9.	À l'étape 4 de l'assistant, naviguez jusqu'au répertoire DBFiles dans le dossier Headquarters Installation et sélectionnez rmshqdb.bck. Remarque : Par défaut, le chemin du répertoire est C:\Program Files\Microsoft Retail Management System\Headquarters\DBFiles.
10.	Cliquez sur Next, puis cliquez sur Finish. Vous venez de créer une base de données Headquarters vide.

Haut de la page

Importation des données de Store Operations

L'étape suivante consiste à importer votre base de données de magasin existante dans la base de données Headquarters. Il y a deux façons de le faire. Si vous avez un seul magasin, vous pouvez importer votre base de données de magasin existante dans la base de données Headquarters. Par contre, si vous avez plusieurs magasins, vous pouvez créer une base de données modèle unifiée et l'importer.

Remarque : Le présent article traite de l'importation d'une base de données de magasin unique dans la base de données Headquarters. Pour en savoir davantage sur la création d'une base de données modèle unifiée à partir de plusieurs magasins, veuillez consulter le document Partner Implementation Guide for Microsoft Retail Management System 1.2.

1.	Lancez l'application Headquarters Administrator.
2.	À partir du menu File, sélectionnez Configuration. Entrez le nom de la base de données SQL (par exemple, HQ) et indiquez les renseignements d'identification du serveur de la base de données. Cliquez sur le bouton Test Database Connection pour vérifier la connectivité à la base de données, puis cliquez sur OK.
3.	À partir du menu Database, sélectionnez Import Store Operations Data.
4.	Cliquez sur Yes lorsque vous recevez l'avertissement « Importing Inventory Data from a Store Operations database will overwrite your HQ database. This cannot be undone. Do you want to continue? » (Cette importation est sans danger, car la base de données HQ est actuellement vide.)
5.	On vous demandera maintenant d'entrer les renseignements d'identification de la base de données Store Operations. Il s'agit de votre base de données de magasin existante. Entrez les renseignements d'identification, puis cliquez sur OK. Remarque : Si votre base de données de magasin existante se trouve dans un autre magasin ou sur un autre réseau, vous voudrez peut-être faire une copie de sauvegarde de la base de données et la restaurer sur l'ordinateur où la base de données HQ a été installée. Une fois que la base de données est restaurée, vous devez vous connecter au serveur qui loge la base de données HQ.
6.	Cliquez sur Yes lorsque vous recevez l'avertissement « You are about to overwrite data in [source] database with data in [destination]. This cannot be undone. Are you sure you want to continue? »
7.	Vous devriez ensuite recevoir le message « Database was successfully imported. »

Haut de la page

Ajout de magasins

L'étape suivante consiste à ajouter un magasin à votre chaîne :

1.	Lancez l'application Headquarters Manager et ouvrez une session en utilisant les renseignements d'identification suivants : User = administrateur Password = mot de passe
2.	À partir du menu File, sélectionnez Maintenance Mode.
3.	Cliquez sur Yes lorsque vous recevez l'avertissement « You are about to switch into Maintenance Mode. In maintenance mode, changes made to database records only affect the Headquarters database—changes are not sent to the stores. Do you wish to continue? »
4.	À partir du menu Admin, sélectionnez Stores.
5.	Cliquez sur le bouton New dans la boîte de dialogue Stores.
6.	Cliquez sur Next. Naviguez dans l'assistant et entrez les valeurs des champs Store ID, Store Name, Address, Connection Schedule, Quantity, Reorder, et ainsi de suite. Cliquez sur Finish. Répétez les étapes pour ajouter d'autres magasins.

Haut de la page

Exportation d'une base de données vers d'autres magasins

La prochaine étape consiste à utiliser Headquarters Administrator pour exporter la base de données vers les nouveaux magasins que vous avez créés. L'application Headquarters Administrator offre un moyen facile d'exporter la base de données actuelle en sélectionnant Export à partir du menu Database.

Comme vos magasins supplémentaires peuvent être dispersés sur le plan géographique, l'application Headquarters Administrator vous permet de créer une copie locale de la base de données exportée et de la sauvegarder. Vous pouvez ensuite transférer le fichier de sauvegarde au serveur local du magasin par courriel, par disquette ou par CD-ROM. Puis, vous pouvez restaurer la base de données à partir de la copie de sauvegarde.

1.	Lancez l'application Headquarters Administrator et connectez-vous à la base de données HQ en sélectionnant Connect à partir du menu File.
2.	À partir du menu Database, sélectionnez Export.
3.	Cliquez sur Next. Dans la liste des magasins, sélectionnez le magasin de destination vers lequel vous désirez exporter la base de données. Le magasin sélectionné sera le magasin pour lequel vous créez une nouvelle base de données Store Operations. Cliquez sur Next encore une fois.
4.	Cliquez sur Connect et sélectionnez la base de données que vous voulez désigner comme base de données modèle. Votre base de données modèle ne peut pas être votre base de données HQ. Vous voudrez peut-être désigner votre base de données de magasin existante comme base de données modèle. Indiquez les renseignements d'identification de la base de données pour vous connecter à votre base de données modèle, puis cliquez sur OK. Cliquez maintenant sur Next. Remarque : Les renseignements prélevés dans la base de données modèle incluent le schéma de la base de données Store Operations, la configuration des caisses enregistreuses et des fonctions de sécurité, ainsi que les renseignements sur vos caissiers et vos représentants des ventes. Toutes les données copiées peuvent être modifiées ou supprimées par la suite.
5.	On vous demandera maintenant d'entrer les renseignements d'identification de base de données du serveur sur lequel vous voulez créer votre base de données de magasin. Vous pouvez créer la base de données de magasin sur votre serveur local, puis créer une copie de sauvegarde de la copie locale pour la restaurer à votre nouveau magasin. Entrez les renseignements d'identification de votre serveur local, puis cliquez sur OK.
6.	On vous présentera ensuite l'assistant Create Database, qui vous permet d'indiquer le nom et la taille initiale de la nouvelle base de données. Cliquez sur Next. Acceptez les valeurs par défaut des paramètres File Growth et Maximum File Size. Cliquez sur Next, puis cliquez sur Finish.
7.	Vous recevrez le message « The database has been created. »
8.	Cliquez sur Next. Cliquez sur Copy pour copier les données modèles de la base de données source à la base de données de destination.
9.	Cliquez sur Next, puis cliquez sur OK. Cliquez sur Next encore une fois.
10.	Cliquez maintenant sur Export pour exporter tous les articles et l'information conservée de façon centralisée de votre base de données Headquarters à votre nouvelle base de données de magasin. Vous recevrez le message « The new store data has been successfully exported. »
11.	Cliquez sur Next. On vous invitera maintenant à faire une sauvegarde de la base de données que vous avez créée localement. Vous pouvez aussi choisir de supprimer la base de données de magasin de votre système local une fois que la sauvegarde est terminée. Cliquez sur le bouton Backup, indiquez un nom de fichier, puis cliquez sur Save. Vous devriez voir le message « Backup is complete. »
12.	Cliquez sur Next, puis cliquez sur Finish. Vous venez de créer une copie de sauvegarde de votre nouvelle base de données de magasin.

Haut de la page

Restauration d'une base de données à votre nouveau magasin

Transférez le fichier de sauvegarde que vous avez créé à la section précédente dans l'ordinateur local de votre magasin. Vous pouvez transférer ce fichier en l'envoyant par courriel ou en le copiant sur une disquette ou sur un CD-ROM.

1.	Lancez le programme Store Operations Administrator sur l'ordinateur de votre nouveau magasin et connectez-vous au serveur principal en sélectionnant Connect à partir du menu File.
2.	À partir du menu Database, sélectionnez Create. Cela effectue la restauration de votre base de données à partir du fichier de sauvegarde exporté.
3.	Cliquez sur Next.
4.	Indiquez un nom pour votre base de données et cliquez sur Next.
5.	Acceptez les valeurs par défaut des paramètres Database Growth et Maximum File Size. Cliquez sur Next.
6.	Cliquez sur le bouton Browse et naviguez jusqu'au dossier ou au disque qui contient le fichier de sauvegarde. Cliquez sur Next, puis cliquez sur Finish.

Vous venez de restaurer la base de données à votre nouveau magasin. Assurez-vous de mettre à jour les paramètres de la base de données en sélectionnant Configuration à partir du menu File dans l'application Store Operations Administrator sur chaque ordinateur qui utilise Store Operations.

Haut de la page

Utilisation de clients globaux

Maintenant que vous avez fait la transition à un environnement à plusieurs magasins, vous voudrez peut-être faire en sorte que vos clients actuels soient visibles dans tous les magasins en les désignant comme clients globaux.

Pour ce faire, effectuez les étapes suivantes dans tous vos magasins existants :

1.	Lancez le programme Store Operations Administrator.
2.	À partir du menu File, sélectionnez Connect. Indiquez ensuite les renseignements d'identification de la base de données du magasin, puis cliquez sur OK.
3.	À partir du menu Query, sélectionnez New.
4.	Tapez la commande SQL suivante : UPDATE Customer SET GlobalCustomer = 1;
5.	Cliquez sur le bouton Run ou appuyez sur F5.

Ensuite, effectuez les étapes suivantes dans tous vos magasins (nouveaux et existants) :

1.	Lancez Store Operations Manager.
2.	À partir du menu File, sélectionnez Configuration.
3.	Naviguez jusqu'à l'onglet Options.
4.	Choisissez Customer Options à partir de la fenêtre de gauche et cochez l'option Enable Global Customers for Multistore.
5.	Cliquez sur OK.

Haut de la page

Synchronisation des magasins existants et des nouveaux magasins avec Headquarters

Lorsqu'un magasin est créé dans Headquarters, il y a automatiquement création d'une feuille de travail 101 (Synchronize Store Database), qui aide à la synchronisation des index de bases de données. De plus, chaque magasin doit traiter une feuille de travail 401 (Upload Store Data) pour mettre à jour l'information sur les stocks et sur les ventes dans Headquarters, ainsi qu'une feuille de travail 501 (Request Full Item Count) pour rapprocher les écarts de quantité d'articles entre les magasins et Headquarters.

Une fois que la feuille de travail 501 a été traitée pour les magasins existants, utilisez la feuille de travail 190 (Inventory Wizard Task) pour rapprocher les quantités avec la base de données HQ. Vous devez aussi désigner les clients des magasins existants comme clients globaux avant de vous connecter à Headquarters pour la première fois.

Les feuilles de travail sont émises par Headquarters par l'intermédiaire du menu Worksheet ou de l'assistant Worksheet. Outre la gestion de l'information sur les clients globaux, les feuilles de travail servent à télécharger en amont l'information sur les stocks et sur les ventes, à télécharger en aval les modifications aux bases de données des magasins, ainsi qu'à transmettre les commandes d'achat et les demandes de transfert de stocks.

Pour créer une feuille de travail dans Headquarters Manager, suivez les étapes ci-dessous :

1.	Lancez l'application Headquarters Manager et ouvrez une session en utilisant les renseignements d'identification suivants : User = administrateur Password = mot de passe
2.	À partir du menu Worksheets, sélectionnez Style 401: Request Data Upload.
3.	Dans la liste, sélectionnez les magasins qui doivent recevoir la feuille de travail. Cliquez sur Next.
4.	S'il le faut, changez le titre ainsi que la date et l'heure de la feuille de travail. Autrement, acceptez les valeurs par défaut et cliquez sur Next.
5.	Cliquez sur Finish.
6.	Cliquez sur le bouton Approve. Vos feuilles de travail ne seront pas traitées avant d'avoir été approuvées dans Headquarters Manager.

Pour que vos magasins puissent se connecter à Headquarters, l'application Headquarters Server doit être en marche. Pour connecter vos magasins à Headquarters, suivez les étapes ci-dessous :

1.	Lancez l'application Headquarters Server.
2.	À partir du menu File, sélectionnez Stop pour arrêter le serveur.
3.	À partir du menu File, sélectionnez Configuration, puis indiquez la base de données SQL pour Headquarters (HQ) et les renseignements d'identification du serveur. Cliquez sur l'option Test Database Connection pour vérifier ces renseignements d'identification, puis cliquez sur OK.
4.	À partir du menu File, sélectionnez Start. Le serveur est maintenant prêt à accepter les connexions des magasins.

Chaque magasin doit se connecter à l'application Headquarters Server par l'intermédiaire de l'application Headquarters Client pour qu'il soit possible de traiter toutes les feuilles de travail en attente pour ce magasin. Pour vous connecter à l'application Headquarters Server, effectuez les étapes suivantes à chaque magasin :

1.	Lancez l'application Headquarters Client.
2.	À partir du menu File, sélectionnez Configuration, puis indiquez la base de données SQL pour le magasin et les renseignements d'identification du serveur. Cliquez sur l'option Test Database Connection pour vérifier la connectivité.
3.	Cliquez sur l'onglet HQ Server et indiquez l'adresse de l'application Headquarters Server.
4.	Cliquez sur OK.
5.	Cliquez sur F5 ou sur le bouton Connect pour vous connecter à l'application Headquarters Server.

Félicitations! Vous venez d'ajouter de nouveaux magasins à votre entreprise.

Niranj Srinivasan est ingénieur en développement de logiciels chargé des essais pour l'équipe de développement de Microsoft Retail Management System.

Haut de la page