Infrastructure et administration : épargner temps et argent dans les activités administratives afin d'offrir plus de ressources au corps professoral, aux étudiants, pour l'enseignement et l'apprentissage
La bureaucratie et la paperasserie administrative peuvent saper la vitalité de tout établissement. D'après des conversations tenues avec les corps professoraux, l'une des plus grandes frustrations que vivent les corps professoraux et les étudiants tient à la nécessité de remplir de multiples formulaires et de traiter de nombreuses piles de documents papier. Microsoft a réussi à épargner 40 millions de dollars et beaucoup de frustrations en informatisant ses processus administratifs tels que les remboursements financiers, l'approvisionnement, le traitement des factures et des dépenses. Grâce aux technologies, nous avons été en mesure de modifier des processus d'une manière qui n'aurait pas été possible autrement.
Applications MS Market et MS Invoice. L'une de nos expériences les plus réussies a consisté à utiliser le Web pour rationaliser le processus de commande de fournitures de bureau, de PC et le traitement des factures en ligne. Nous gérons maintenant presque tous les approvisionnements de cette manière décentralisée, ce qui nous a permis de réduire le coût de chaque bon de commande de 60 $ à 5 $, de diminuer de 47 personnes le personnel affecté aux approvisionnements et aux factures et de faire passer le coût du traitement de chaque facture de 30 $ à 6 $. à ces économies de coûts, il faut ajouter l'élimination non moins importante des prises de bec et des frustrations, tant pour nos employés que pour nos partenaires. Chaque sou que nous épargnons en bureaucratie nous permet d'investir tout autant pour nos gens et dans nos compétences clés.
Une seule personne utilise maintenant un seul serveur et une seule base de données pour gérer chacun de ces projets qui s'appliquent à l'échelle de la planète. Comment ces innovations pourraient-elles vous permettre d'épargner dans les tâches administratives et bureaucratiques afin de libérer des fonds pour l'enseignement, l'apprentissage et la recherche qui constituent les compétences essentielles de votre établissement?
Au cœur même de ces projets se trouvent des technologies de base qui permettent d'informatiser les transactions; le genre d'activités que toutes les grandes entreprises doivent accomplir dans leurs opérations de tous les jours. Ces mêmes technologies pourraient engendrer les mêmes niveaux d'efficacité et d'économie si elles étaient appliquées aux tâches particulières à l'enseignement supérieur, telles que le recrutement, le traitement des admissions, de l'aide financière aux étudiants et des dossiers des étudiants. Elles permettraient aussi aux personnes d'accéder à l'information dont elles ont besoin pour prendre des décisions bien éclairées.
Dans le secteur de l'enseignement supérieur, ces innovations permettent de réduire les coûts et le personnel, mais aussi de fournir un temps précieux au corps professoral et aux étudiants. Au moment où le rythme de croissance des connaissances et de l'apprentissage augmentent, le manque d'interactions entre les étudiants et entre eux et les enseignants donne lieu à ce qui ressemble de plus en plus à un tragique gaspillage des ressources.
À la University of Central Florida, la plupart des 30 000 étudiants s'inscrivent par le Web plutôt que par les autres processus classiques. Grâce aux nouveaux systèmes administratifs intégrés qu'utilise cette université, les étudiants ont accès 24 h sur 24 au processus d'inscription, d'ajout et d'abandon de cours, à leurs notes, à l'état de leurs frais de scolarités et à nombre d'autres renseignements. Même dans les périodes autres que l'inscription, le système POLARIS dont se sert l'université, qui a d'ailleurs été primé par l'état pour sa productivité, gère 250 000 transactions par mois.
À l'Inter-America University de Porto Rico, les dirigeants en technologies de l'information ont décidé de passer à WindowsMD 2000 et d'utiliser pleinement le service Active DirectoryMC. Bien que la migration ne soit pas encore achevée, les dirigeants en technologies de l'information du campus constatent déjà qu'ils bénéficient d'une plus grande utilité des données, d'une réduction du coût de propriété, tout particulièrement en recourant aux stratégies de groupe. Ces stratégies permettent à un administrateur de définir et de contrôler l'état des ordinateurs d'une organisation ou les utilisateurs, et peuvent s'appliquer aux sites, aux unités organisationnelles ou à des domaines entiers. L'université Inter-America a établi des stratégies de groupes distinctes pour les administrateurs, le corps professoral et les étudiants. Elle autorise ainsi par exemple les étudiants à accéder au réseau, mais les empêchent de modifier le contenu du disque dur de l'ordinateur qu'ils utilisent. Ces stratégies donnent lieu à des économies de temps considérables et réduisent le coût total de propriété, puisqu'elles empêchent les étudiants de télécharger par Internet des logiciels indésirables, d'exploiter des logiciels non autorisés à partir d'un autre endroit sur le réseau et de changer la configuration de l'ordinateur local. Par conséquent, les professionnels en technologies de l'information passeront moins de temps à restaurer les configurations et les images des postes de travail du campus, et seront plus disponibles pour optimiser la valeur de l'infrastructure TI afin de soutenir la mission d'apprentissage essentielle de l'établissement.
Ces innovations technologiques font plus qu'accroître l'efficacité, améliorer les services pour les étudiants et la productivité du personnel; elles produisent également des données plus utiles. Bill Gates a souvent traité de la valeur des données informatisées. Les données sur papier sont statiques, alors que les données informatisées constituent le point de départ d'une série de questions et représentent souvent un important processus d'apprentissage. Dans le secteur de l'enseignement supérieur, les données informatisées sur les étudiants permettent aux administrateurs de constater des tendances qui seraient indétectables sans un regroupement des données. Grâce à ces données, il devient possible de prendre des décisions plus éclairées et de rendre des comptes plus facilement aux organismes de réglementation et de financement. En d'autres termes, ces technologies peuvent vous aider à prendre des décisions plus judicieuses sur les meilleurs moyens d'accomplir votre mission.
«(...) Maintenant que nous disposons d'une infrastructure technologique de base assez solide au sein de l'état, le défi consiste à trouver des idées et des moyens innovateurs qui permettront de mieux accomplir le travail ou de travailler de manière plus efficace que ne le permettent les méthodes classiques. Il est très facile de se laisser éblouir par les nouvelles technologies (...) il devient donc encore plus important de devenir des évaluateurs critiques qui cherchent les meilleurs moyens de tirer profit des technologies afin de réaliser des expériences d'apprentissage fructueuses (...) » Kayla Stroup, PH.D.
Commissaire de l'éducation supérieur de l'état du Missouri.
