Secrets de productivité dans Outlook 2007
Par Fawn Fitter
Tout le monde souhaite gagner du temps au travail, mais il est difficile de trouver le temps d'apprendre comment y parvenir. Voici quelques opérations que vous pouvez effectuer avec Microsoft Office Outlook 2007. Prenez cinq minutes pour lire cet article et dix minutes pour le mettre en pratique et vous récupérerez ce temps, et beaucoup plus.
Le spécialiste de l'information moyen dépense 25 % de sa journée de travail à rechercher de l'information, selon un livre blanc d'IDC d'avril 2006. Pour récupérer ce temps et le consacrer à des activités plus productives, les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Office Outlook 2007 peuvent vous aider.
Recherche plus facile, meilleur affichage et fonctionnalités d'absence du bureau
| • | Cherchez plus rapidement dans tous vos dossiers Office Outlook 2007. Si Office Outlook ne trouve pas ce que vous recherchez dans le dossier en cours, il affichera une boîte de dialogue vous demandant si une recherche dans le reste doit être effectuée. Cliquez sur Oui et Office Outlook effectuera la recherche dans tous vos dossiers, même dans vos pièces jointes, déclare Evan Archila, auteur de So That's How! Timesavers, Breakthroughs, & Everyday Genius for the 2007 Microsoft Office System. |
| • | Réalisez encore plus dans la fenêtre principale avec de nouvelles options de chaque côté. Cliquez sur la nouvelle barre des tâches pour afficher deux jours de rendez-vous et de tâches en attente avec la fenêtre principale toujours ouverte. Sélectionnez les chevrons doubles au-dessus de la liste des dossiers pour les réduire et gagner 40 % supplémentaires d'espace de lecture, ce qui est idéal pour les pièces jointes importantes, affirme Nick Stillings, spécialiste des technologies de l'information chez Microsoft. |
| • | Gérez votre courriel en votre absence. Avec Microsoft Exchange Server 2007, Office Outlook 2007 peut envoyer des réponses d'absence du bureau différentes en interne et vers l'extérieur. Le Gestionnaire d'absence du bureau vous permet également de programmer à quel moment vos messages d'absence du bureau commenceront et s'arrêteront. |
Utilisez la puissante liste des tâches
| • | Marquez les messages pour aujourd'hui, demain ou toute date particulière. Office Outlook 2007 les ajoute automatiquement à votre liste des tâches, votre calendrier et votre barre des tâches afin que vous vous souveniez d'assurer leur suivi. |
| • | Ne vous souciez plus de déplacer manuellement vos tâches inachevées. Office Outlook 2007 les déplace automatiquement vers le jour suivant. |
| • | Surveillez vos tâches quotidiennes depuis votre calendrier. Office Outlook 2007 place maintenant les tâches de chaque jour sur la page du calendrier. |
Prenez le dessus de votre calendrier
| • | Comparez plus rapidement deux calendriers. Si vous appréciez le fait qu'Outlook 2003 vous permette d'afficher deux calendriers côte à côte, vous serez ravi par la juxtaposition de calendriers proposée par Office Outlook 2007. Les codes de couleurs mettent en évidence les plages horaires disponibles partagées. |
| • | Coordonnez plus rapidement les réunions de groupe. Lorsque vous utilisez l'Assistant Planification dans Office Outlook 2007 pour comparer plusieurs calendriers sur le même serveur Exchange, les heures les plus souhaitables apparaissent en couleurs vives, le nombre de participants étant clairement indiqué. |
| • | Partagez votre calendrier avec des personnes ne figurant pas sur votre serveur Exchange avec les Calendriers Internet Outlook, une nouvelle fonctionnalité d'Office Outlook 2007 permettant de publier votre calendrier sur Office en ligne ou tout autre site de partage de calendrier. Un mot de passe permet à clients, partenaires, fournisseurs et autres de vérifier votre disponibilité sur Office en ligne. Un autre permet de sélectionner des personnes pouvant modifier vos rendez-vous. |
Fawn Fitter est rédactrice indépendante à San Francisco, spécialisée dans les domaines du commerce et de la technologie. Elle contribue régulièrement au Centre Microsoft pour les professionnels de l'informatique des moyennes entreprises.
