Sauvegarder maintenant ou le regretter plus tard

Conserver un fichier de sauvegarde à jour peut sauver votre entreprise

Les données sont un élément stratégique, mais fragile, de l'entreprise. Par exemple, une panne de disque dur, un virus ou une catastrophe naturelle pourrait provoquer la perte immédiate de la liste de tous vos clients et vos données financières.

Malheureusement, la plupart des entreprises ne pensent à faire des copies de sauvegarde de leurs données qu'une fois que ces événements les ont touchés. Il est alors trop tard.

Vous pouvez facilement créer un fichier de sauvegarde qui vous permettra de récupérer des informations essentielles de votre entreprise sur votre ordinateur, mais cela demande la mise en place d'un plan et un effort continu. Voici ce que vous devez faire.

Décidez des données à sauvegarder
Lors de la première étape, vous devez décider des données que vous voulez protéger. Vous n'avez sans doute pas besoin de sauvegarder des programmes de type traitement de texte ou tableur, car ils peuvent être réinstallés à partir de leurs disques d'origine. Même en cas de catastrophe, vous devriez pouvoir obtenir des disques de remplacement.

Vous devez plutôt vous concentrer sur ce que votre entreprise a créé. Cela peut inclure :

•	les bases de données, notamment les données de contacts clients et les commandes ainsi que les informations d'inventaire;
•	les fichiers de données du logiciel de gestion financière, y compris les feuilles de calcul;
•	des documents, notamment la correspondance, les mémos, les fichiers créés et toute information liée à votre plan de développement;
•	des courriels, en particulier les messages contenant des informations importantes telles que des demandes de clients ou des données de contact;
•	les fichiers de site Web, sauf si votre site est hébergé par un tiers;
•	toute autre donnée que vous ne souhaitez pas perdre.

Vous pouvez également sauvegarder des fichiers de la configuration système et d'autres fichiers de paramètres, tels que vos favoris Internet, même si ces fichiers ne semblent pas aussi importants que les autres.

Avant de continuer, assurez-vous de disposer d'une liste des dossiers contenant les fichiers à sauvegarder.

Utilisation de votre logiciel de sauvegarde
Maintenant que vous savez quelles données vous voulez sauvegarder, vous devez commencer à faire régulièrement des sauvegardes. Vous pouvez créer des sauvegardes manuellement en copiant vos fichiers importants, mais cette opération peut s'avérer fastidieuse si vous utilisez de nombreux fichiers et dossiers.

Il est préférable d'utiliser un logiciel de sauvegarde. Vous pouvez utiliser le système de sauvegarde fourni avec votre système d'exploitation. Windows XP et Windows Small Business Server 2003 comprennent des outils de sauvegarde. L'outil de sauvegarde livré avec Microsoft Windows XP Professionnel est déjà installé. Si vous utilisez Windows XP Édition familiale, vous devrez l'installer à partir du CD-ROM d'installation.

Pour configurer l'utilitaire de sauvegarde Windows, cliquez sur Démarrer, Tous les programmes, Accessoires, Outils système, Utilitaire de sauvegarde. Cliquez sur Suivant dans le premier écran, sélectionnez Sauvegarder les fichiers et les paramètres et cliquez sur Suivant.

L'utilitaire de sauvegarde Windows vous demande alors quels fichiers vous voulez sauvegarder. Vous ne voulez sans doute pas sélectionner Toutes les informations sur cet ordinateur car cela créerait une copie de tous les fichiers, y compris des fichiers programmes. Si vous avez installé de nombreux logiciels, votre fichier de sauvegarde deviendrait trop volumineux pour pouvoir être enregistré.

Si tous les fichiers importants ont été conservés dans le dossier Mes documents de chaque utilisateur, vous pouvez sélectionner Les paramètres et les documents de tout le monde. Sinon, sélectionnez Me laisser choisir les fichiers à sauvegarder et sélectionnez les dossiers que vous estimez importants. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

Windows Small Business Server 2003 comprend également un assistant de configuration des sauvegardes qui vous permet de spécifier les dossiers à copier, la destination de la sauvegarde (disque dur ou lecteur de bandes) et la fréquence des sauvegardes. Vous pouvez également utiliser cet outil pour démarrer manuellement une sauvegarde.

Options de stockage
Les outils de sauvegarde créent un fichier qui contient tous vos documents importants, mais vous devez spécifier l'emplacement d'enregistrement du fichier. Par défaut, le fichier sera enregistré sur disquette, mais si vous avez une grande quantité d'informations, vous aurez peut-être besoin de dizaines, voire de centaines de disquettes.

Dans ce cas, vous pouvez enregistrer la sauvegarde sur votre réseau ou sur un deuxième disque dur. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner l'emplacement où vous voulez enregistrer le fichier. Donnez un nom descriptif au fichier et cliquez sur Suivant.

Ce type de sauvegarde vous protégera en cas de virus ou de panne du disque dur, mais si un feu ou une catastrophe naturelle survient, il est probable que vous perdiez votre ordinateur, et donc toutes vos données. C'est pourquoi vous devez régulièrement copier votre fichier de sauvegarde sur un CD-ROM, un DVD ou un disque externe que vous pouvez placer en lieu sûr, loin de votre bureau.

Le fichier de sauvegarde se trouve dans le dossier spécifié dans l'utilitaire de sauvegarde Windows. Si le fichier fait moins de 640 Mo, vous pouvez le graver sur un CD-ROM standard. S'il est plus volumineux, utilisez un DVD. Assurez-vous que votre graveur peut écrire sur des DVD enregistrables.

Vous pouvez également utiliser des supports réutilisables tels que des lecteurs Flash et des disques durs externes. Vérifiez la taille de votre fichier de sauvegarde pour déterminer l'espace de stockage dont vous avez besoin.

Autres conseils sur la sauvegarde
Voici quelques conseils supplémentaires à suivre lorsque vous effectuez des sauvegardes :

•	Établissez un calendrier. N'oubliez pas que la sécurité de vos données dépend de votre dernière sauvegarde. Si votre disque dur tombe en panne et que vous n'avez pas sauvegardé depuis un mois, vous aurez perdu un mois de travail. C'est pourquoi il est si important de sauvegarder vos données de façon régulière. Nous vous conseillons de sauvegarder vos fichiers sur votre disque dur ou votre serveur réseau tous les soirs. Les outils de sauvegarde vous permettent de sélectionner la fréquence et les heures de la sauvegarde.
•	Stockage en lieu sûr. Sauvegarder tous les soirs vos données sur votre réseau ou sur une bande est une bonne idée, mais vous devez également prévoir d'enregistrer vos fichiers sur un CD-ROM, un DVD ou un support de stockage amovible que vous pouvez mettre en lieu sûr. Pour déterminer la fréquence de ces sauvegardes, vous devez vous poser la question suivante : quelle quantité de données mon entreprise peut-elle se permettre de perdre ?
•	Exercez-vous à restaurer vos données. Même s'il vaut mieux ne jamais avoir à s'en servir, il est bon de savoir que restaurer vos données est quasiment aussi facile que de les sauvegarder. Si vous utilisez Windows Small Business Server 2003, des procédures vous aident à restaurer vos données, qu'il s'agisse de serveurs entiers ou de fichiers distincts. L'utilitaire de sauvegarde Windows vous permet également de restaurer vos fichiers à l'aide du fichier de sauvegarde. Il est cependant conseillé de tester cette procédure avant d'en avoir vraiment besoin. Utilisez un ordinateur qui n'est pas connecté à votre réseau et sur lequel seul le système d'exploitation est installé. Si vous testez les sauvegardes sur votre réseau, vous risquez de remplacer par mégarde de nouveaux fichiers par d'anciennes données ou de ne pas voir certains problèmes potentiels.

Les sauvegardes sont une assurance contre les catastrophes et les pannes de système, mais cette assurance n'est valable que si vous prenez le temps de sauvegarder régulièrement votre système.

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Quelques conseils

Il est toujours bon de créer régulièrement des fichiers de sauvegarde de vos données importantes. Vous pouvez sauvegarder des courriels dans Outlook en utilisant la fonction Archivage automatique. Lorsque vous archivez, vous transférez les messages dans un dossier d'archives à intervalles réguliers.