Présentations avec PowerPoint : 10 choses à faire et à ne pas faire
Cherie Kerr sait que, dans une réunion d'affaires, une présentation PowerPoint peut s'avérer à la fois alléchante et persuasive.
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Elle sait également que l'effet contraire peut très bien se produire.
"PowerPoint peut être votre meilleur atout, déclare la consultante en relations publiques, de Santa Ana, en Californie. Mais il faut savoir s'en servir."
Le double pont de vue exprimé par Kerr relativement au populaire logiciel de présentation et de graphiques de Microsoft repose sur l'opposition entre la pratique et la théorie. Alors que de nombreuses personnes considèrent que les attributs de PowerPoint en font un puissant outil commercial, d'autres considèrent que ce programme freine les interactions -- en ce sens qu'il brouille, déforme et même interrompt la communication.
Mais, comme le souligne Kerr, toutes les discussions concernant les avantages et les désavantages de PowerPoint montrent bien l'importance de bien utiliser ce programme. Voici dix manières d'utiliser PowerPoint afin que votre entreprise paraisse à son meilleur.
1. Terminez en beauté
D'une certaine manière, la convivialité de PowerPoint peut s'avérer son pire ennemi. Bien que ce logiciel permette de créer facilement des diapositives et des graphiques attrayants, vous devez garder en tête que PowerPoint n'est pas autonome. L'auditoire est venu pour vous écouter, non pas pour scruter un écran. Assurez-vous de créer une excellente présentation, sans oublier que vos commentaires doivent également être intéressants. "PowerPoint ne sert pas à créer vos présentations -- PowerPoint sert à créer des diapositives, déclare Matt Thornhill, président d'Audience First, une entreprise de Midlothian, en Virginie, qui offre une formation en présentation. Souvenez-vous que vous créez des diapositives qui doivent soutenir votre présentation orale."
2. Restez simple
Nous avons tous assisté à des présentations, PowerPoint ou autre, où l'animateur s'appuyait uniquement sur son diaporama. Il était clair qu'il appréciait lui-même tous les éléments, les effets spéciaux et les autres gadgets utilisés. Toutefois, les présentations PowerPoint les plus efficaces sont les plus simples -- des tableaux faciles à comprendre et des graphiques qui reflètent bien les propos du présentateur. Certains spécialistes suggèrent que chaque diapositive ne doit pas contenir plus de cinq lignes, et chaque ligne pas plus de cinq mots. "Ne gâchez pas votre travail par une accumulation excessive de mots et de graphiques, précise Cherie Kerr. Est-il nécessaire que tout figure à l'écran?"
3. Réduisez le nombre de diapositives
L'attrait de PowerPoint est de pouvoir transmettre des idées et corroborer les propos d'un présentateur de manière concise, ce qui ne saurait être le cas avec une multitude de chiffres et de statistiques. Les présentations PowerPoint les plus efficaces n'inondent pas l'auditoire d'un trop grand nombre de chiffres. Au contraire, gardez les chiffres pour la documentation distribuée à la fin de la présentation, documentation que les gens prendront le temps de lire et de comprendre. Si vous voulez mettre l'accent sur une statistique, songez à l'illustrer au moyen d'un graphique ou d'une image. "Par exemple, lorsque j'ai parlé de la prévalence de la maladie d'Alzheimer, j'ai utilisé la photographie d'une vielle dame plutôt que présenter simplement un chiffre à l'écran", ajoute Cherie Kerr.
4. N'agissez pas comme un simple lecteur
L'une des habitudes les plus fréquentes et pourtant les plus déplorables que prennent les utilisateurs de PowerPoint est de simplement lire à leur auditoire ce qui se trouve sur les diapositives. Non seulement, c'est redondant -- si ce n'est que pour cliquer sur la souris, à quoi sert votre présence? -- mais cette façon de faire rend totalement inintéressante même la meilleure des présentations visuelles. Une présentation PowerPoint atteint son objectif si elle est accompagnée de commentaires qui renforcent les données présentées et alimentent la discussion, plutôt que des répétitions de ce qui se trouve à l'écran. "Même si vous utilisez PowerPoint, vous devez établir un contact visuel avec votre auditoire, assure Roberta Prescott de The Prescott Group, un cabinet-conseil en communications, du Connecticut. Les personnes présentes ne sont pas venues pour simplement contempler votre dos."
5. Chronométrez vos remarques
Un autre danger potentiel survient lorsque les commentaires du présentateur coïncident avec l'apparition d'une nouvelle diapositive PowerPoint, ce qui détourne inévitablement l'attention de l'auditoire. Dans une présentation PowerPoint bien orchestrée, il faut laisser à l'auditoire le temps de lire chaque nouvelle diapositive et de la comprendre avant de faire des commentaires qui en développent la teneur. "C'est un problème de chronométrage, signale Cherie Kerr. Les diapositives doivent être suivies de vos commentaires, les deux ne doivent pas se superposer."
6. Prenez une pause
De nouveau, PowerPoint est plus efficace comme accompagnement visuel du discours. Les utilisateurs expérimentés de PowerPoint n'hésitent pas à laisser quelquefois l'écran en blanc. Non seulement votre auditoire profite ainsi d'une pause visuelle, mais il peut également se concentrer sur ce qui se dit, notamment lors d'une discussion de groupe ou une séance de questions et de réponses.
7. Utilisez des couleurs vives
L'introduction d'un contraste frappant entre les mots, les graphiques et l'arrière-plan peut faciliter la transmission du message, tout en suscitant une émotion.
8. Importez des images et des graphiques
Ne vous limitez à ce que PowerPoint vous offre. Utilisez des images ou des graphiques provenant d'autres sources, dans le but de varier et d'ajouter des effets visuels attrayants, y compris des vidéos. "J'introduis souvent un ou deux clips vidéo, très courts, dans ma présentation, déclare Ramon Ray, consultant en technologie, de New York. Ils servent à transmettre le message tout en apportant une touche d'humour et en divertissent l'auditoire."
9. Distribuez la documentation à la fin de votre présentation -- et non pendant.
Certains ne partageront pas ce point de vue, mais aucun présentateur n.aime s'adresser à un auditoire occupé à lire un résumé de ce qu'il est en train de dire. À moins que ce soit absolument nécessaire, attendez plutôt que votre présentation soit terminée pour distribuer vos documents.
10. Révisez sans indulgence votre présentation
N'oubliez jamais le point de vue de l'auditoire. Une fois que vous avez terminé de créer votre diaporama avec PowerPoint, corrigez-le en vous mettant à la place des personnes qui vous écouteront. Si des éléments vous semblent ennuyeux, inappropriés ou confus, corrigez-les. L'aspect général de votre présentation en sera assurément amélioré.