CONSEIL : Pour rendre votre démarche marketing plus efficace, orientez votre matériel promotionnel vers les clients qui ont déjà acheté le même type de produits. Par exemple, le propriétaire d'un magasin d'animaux de compagnie sur le point d'organiser une vente de produits alimentaires pour chats ferait bien d'envoyer sa propagande à tous les clients qui lui ont déjà acheté des articles pour chats. Le Gestionnaire de contacts professionnels pour Microsoft Office Outlook 2003 peut servir à formuler un compte-rendu des offres par produits.

Un des meilleurs critères de réussite commerciale (mais aussi un des plus difficiles à remplir), c'est une gestion intelligente du temps. De fait, imaginez un instant le degré d'organisation que vous et votre équipe pourriez atteindre si vous aviez le temps de vous organiser !

Eh bien ne cherchez plus : grâce aux progrès réalisés dans le domaine des logiciels de gestion des contacts, il est beaucoup plus facile de vous organiser pour mieux prendre en charge les communications avec vos clients. Par exemple, le nouveau programme Gestionnaire de contacts professionnels de Microsoft (GCP) pour Office Outlook 2003 est presque aussi efficace qu'un assistant marketing personnel.

Découvrez six façons intelligentes dont vous-même et vos employés pouvez utiliser le GCP pour devenir plus efficaces et mieux réussir en affaires :

1. Conservez toutes les données importantes sur vos clients dans un endroit unique et centralisé. Grâce aux GCP, vous pouvez associer tous les types d'informations utiles sur vos clients, y-compris les e-mails, les notes, les rendez-vous et les tâches à vos données en matière de contacts et de ventes potentielles. Ainsi, lorsque vous parlez au téléphone avec un client, un simple clic suffit pour accéder à l'historique et aux données associées du client en question susceptibles de vous aider dans le processus de vente.
2. Gérez les pistes et les prospects tout au long du cycle de vente. Lorsque vous organisez vos informations marketing dans Gestionnaire de contacts professionnels, vous pouvez utiliser des compte-rendus formatés au préalable pour obtenir une vision plus précise des ventes à venir. Le GCP permet d'effectuer un suivi des informations les plus importantes, y compris les bénéfices potentiels, les probabilités et les dates prévues de conclusion des ventes.
3. Définissez de façon efficace des niveaux de priorité dans votre travail. Consacrez votre temps aux prospects les plus prometteurs en faisant le point sur l'état des différentes actions de vente. Grâce au GCP, vous pouvez trier et filtrer les données pour obtenir les informations nécessaires à une prise de décisions éclairée en matière de ventes. Vous pouvez aussi exporter les résultats à un document Word ou à une feuille de calcul Excel pour une analyse plus détaillée.
4. Accédez rapidement aux informations en matière de produits et de prix. Si vous avez déjà fait l'expérience de l'énorme frustration liée au fait d'être au téléphone avec un client et d'être incapable de mettre la main sur votre liste de prix actualisée, vous comprendrez facilement l'intérêt que représente le GCP. Le fait d'avoir un accès immédiat à des informations de prix mises à jour en permanence vous permet de créer des offres de prix de façon rapide et précise. Vous pouvez aussi utiliser le GCP pour créer des offres de services particuliers ou pour calculer des ristournes produit.
5. Adressez vos contenus promotionnels à des clients spécifiques. Si vous savez que les clients qui ont acheté l'un de vos produits risquent d'être intéressés par une de vos nouvelles offres, pourquoi ne pas utiliser le GCP pour formuler un compte-rendu des offres par produits. En filtrant ce compte-rendu, vous disposerez ainsi d'une liste des clients qui vous ont acheté des articles dans le passé. Et sur ce même compte-rendu, vous pouvez aussi faire figurer les coordonnées d'envoi des contenus promotionnels aux clients sélectionnés.
6. Envoyez des bulletins d'information personnalisés aux clients d'une zone géographique donnée. Si vous souhaitez envoyer une circulaire aux clients d'une région donnée, vous pouvez trier les comptes et les contacts professionnels par emplacement dans le GCP, puis utiliser l'option Fusion et publipostage de Microsoft Word pour envoyer les bulletins d'information.

GCP : un aspect et un esprit convivial
Le fait de percevoir les avantages inhérents à un programme comme GCP est une chose, mais vous risquez de vous demander si vous avez réellement le temps d'apprendre à vous servir d'un outil aussi versatile. Eh bien rassurez-vous : avec GCP, vous travaillez dans Outlook 2003, que votre équipe utilise probablement déjà et connaît relativement bien. Si bien que vous devriez pouvoir rapidement commencer à utiliser le GCP.

Mais faites votre propre expérience en suivant les étapes simples que requière la création d'une fiche Opportunité dans GCP. "Opportunité", en l'occurrence, signifie la possibilité de vendre vos produits ou services à un compte-client. Les fiches Opportunité sont les endroits dans lesquels sont enregistrées les informations correspondantes, notamment :

• Les informations que vous importez ou saisissez manuellement sur un formulaire Opportunité
• Enregistrements liés
• Éléments Historique

Création d'un enregistrement Opportunité

1. Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur la flèche située à côté de Nouveau, puis cliquez sur Opportunité.
2. Saisissez les informations concernant l'opportunité. (pour obtenir de l'aide sur le mode de saisie des informations, cliquez sur Aide sur le Gestionnaire de contacts professionnels dans le menu Aide du formulaire.)
3. Cliquez sur Enregistrer et sur Fermer.

Remarque : Si vous créez plusieurs fiches, cliquez sur Enregistrer et Nouveau pour enregistrer les informations mises à jour et ouvrir un formulaire supplémentaire.

Une fois que vous avez créé des enregistrements Opportunité, vous pouvez utiliser les fonctions de suivi et de compte-rendu de GCP pour établir des priorités au sein de vos informations commerciales, effectuer le suivi de vos processus de ventes et de vos contacts client, et prévoir vos ventes. Pourquoi ne pas également associer un enregistrement Opportunité à un enregistrement Compte ou Contact professionnel ? De cette façon, au fur et à mesure que le cycle de vente progresse, vous pouvez afficher et mettre à jour chacune des étapes de l'opportunité. Vous pouvez aussi créer des compte-rendus d'avancement ou trier vos opportunités pour définir les clients sur lesquels vous devez vous concentrer.

Au lieu de vous demander si vous pouvez réellement vous permettre de prendre le temps de vous organiser, vous et votre équipe, demandez-vous plutôt si vous pouvez vous permettre de ne pas le faire.