Kim KomandoLa plupart des gens n'utilisent pas toutes les fonctionnalités intégrées avec leurs applications logicielles. Nous tendons à repérer celles que nous trouvons utiles et les utilisons quand l'occasion se présente. |  | CONSEIL :
vous pouvez configurer Word de sorte qu'il vérifie l'orthographe et la grammaire pendant que vous tapez votre texte. Vous devez d'abord vous assurer que le vérificateur automatique d'orthographe et de grammaire est activé. Dans le menu Outils, cliquez sur Options puis sur l'onglet Grammaire et orthographe. Sélectionnez les cases à cocher Vérifier l'orthographe au cours de la frappe et Vérifier la grammaire au cours de la frappe. Tapez votre document. Cliquez à droite sur un mot présentant un soulignement ondulé rouge ou vert, puis sélectionnez la commande ou l'option de vérification d'orthographe qui vous intéresse. | |
Voici cinq fonctionnalités de Microsoft Word, le logiciel de traitement de texte de Microsoft Office que j'utilise dans mon entreprise pour économiser du temps et de l'argent. - Créez et concevez le papier à lettre de votre société, en effectuant votre choix à partir d'un ensemble d'images clipart fournies par Microsoft.
Un papier à lettre à en-tête est indispensable à chaque entreprise. Vous n'avez pas besoin de l'acheter. Si vous connaissez la présentation qui vous intéresse, vous pouvez la créer dans Microsoft Word et l'enregistrer comme un modèle à utiliser à chaque fois.
Il n'est pas forcément compliqué de créer un papier à en-tête : il suffit de taper le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de la société. Word fournit un large éventail de polices, et vous pouvez utilisez différentes tailles de caractères.
Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des illustrations à votre papier à en-tête. Vous pouvez scanner votre logo et l'afficher dans votre papier à en-tête. Il existe cependant une autre solution.
Microsoft gère une immense collection d'images clipart gratuites. Si, par exemple, vous voulez ajouter une fleur, Microsoft en possède plus de 1 000 illustrations. La collection d'images clipart est proposée aux utilisateurs enregistrés de Word. Vous la trouverez dans la Bibliothèque multimédia en ligne de Microsoft Office.
Microsoft propose également des modèles gratuits destinés aux lettres, aux étiquettes et aux formulaires. Il se trouvent dans la galerie des modèles. (la plupart s'exécutent dans Word, mais certains nécessitent d'autres logiciels. A titre d'exemple, les modèles de gestion de projet nécessitent Microsoft Project 2000 ou version ultérieure).
- Envoyer la même lettre à plusieurs personnes sans l'adresser séparément à chaque fois.
Parfois, vous avez besoin d'envoyer une présentation publicitaire à la totalité de vos clients, ou d'annoncer un changement dans votre personnel. Cette tâche peut paraître rébarbative, mais elle ne l'est pas forcément. L'outil Fusion de Word vous simplifie considérablement les choses.
En fait, Word utilise une liste de noms et d'adresses contenue dans une table. Cette table peut être créée dans Word, dans Microsoft ou même dans Microsoft Outlook, autant d'applications qui font partie de Microsoft Office.
C'est évidemment avec la planification que cela fonctionne le mieux. Vous aurez probablement besoin d'une base de données : à cet égard, Access constitue la meilleure solution. Cependant, la courbe d'apprentissage est alors beaucoup plus abrupte que si tout est regroupé dans Excel (qui fait également partie de Microsoft Office). J'utiliserai Excel comme exemple, mais n'oubliez pas que vous avez d'autres possibilités.
Commencez ce processus avec votre lettre. La même lettre étant adressée à tous, il n'est pas possible de la personnaliser entièrement à votre gré. Lorsque vous rédigez la lettre, laissez de l'espace pour l'adresse de la personne et l'appel.
Lorsque vous configurez Excel, vous avez naturellement besoin du nom et de l'adresse de la personne. Vous devrez également prévoir un champ d'appel. Si Laurent Duval fait partie des destinataires de votre lettre, l'appel pourra être "Cher Laurent". Si votre relation avec le Docteur Laurent Duval est plus formelle, l'appel pourra être Cher Docteur Duval. Ainsi, les noms de la colonne Appel seront "Laurent" ou "Docteur Duval".
Ensuite, ouvrez votre lettre. Cliquez sur Outils > Lettres et publipostage > Assistant Fusion et publipostage. Suivez les indications de l'assistant proposées sur la droite de l'écran. Pour sélectionner les destinataires de vos lettres, naviguez jusqu'à votre liste de contacts contenues dans une base de données Excel, Outlook ou autre.
En plus des lettres, vous pouvez adresser des enveloppes et des étiquettes avec Fusion. Cela permet de vous simplifier considérablement la vie.
- Ajouter un filigrane à un document pour indiquer à chacun qu'il s'agit d'une version préliminaire.
Lorsque vous communiquez une proposition à votre personnel, vous ne voulez pas qu'elle soit considérée à tort comme le document définitif. Pour éviter cette situation, placez un filigrane indiquant "Version préliminaire", "Confidentiel", "Echantillon" ou toute autre formule de votre choix.
Un filigrane est clairement visible sur le document, mais n'en limite pas la lisibilité. Vous pouvez même le réaliser en diverses couleurs.
Vous pouvez également utiliser une image en tant que filigrane. Supposons que vous soyez fleuriste. Vous pouvez utiliser un dessin ou une image de fleur qui apparaîtrait sur chacun des documents que vous imprimez. Cool, mais jusqu'à quel point ?
Pour utiliser le filigrane, cliquez sur Format > Arrière-plan > Filigrane imprimé. Effectuez vos sélections et cliquez sur OK. Si vous pensez utiliser régulièrement un filigrane, créez un module (voir n° 1, ci-dessus).
Rappelez-vous qu'il y une limite à ne pas franchir entre cool et agaçant. Si les gens doivent peiner pour lire le document à cause du filigrane, ils risquent d'y renoncer. Veillez à sélectionner l'option "Translucide" ou "Estompée".
- Gardez un œil sur les modifications que les gens apportent aux documents.
Lorsqu'un plan promotionnel ou un autre document vous est retourné, il est parfois difficile de repérer les modifications effectuées par d'autres personnes. Word a une façon simple de vous les signaler.
Voici les instructions réservées à Word 2002/2003 : tout d'abord, ouvrez le nouveau document Word. Cliquez sur Outils > Comparaison et fusion de documents. Naviguez jusqu'au document Word d'origine. Cliquez une fois dessus pour le mettre en surbrillance. Dans le coin inférieur droit, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez "Fusionner dans le document en cours."
Pour Word 97/2000 : Cliquez sur Outils. Sélectionnez Suivi des modifications. Cliquez sur Comparer des document. Trouvez le document Word d'origine et cliquez une fois dessus pour le mettre en surbrillance. Cliquez sur Ouvrir.
Parfois, le développement d'un document est si ardu qu'on perd de vue son objectif initial. Il peut alors être utile de revoir les versions antérieures.
C'est une opération facile à réaliser dans Word. Cliquez sur Fichier > Versions. Sélectionnez "Enregistrer automatiquement à la fermeture du document". Chaque fois que vous fermez le document, cette version est enregistrée.
Pour examiner une version ancienne, suivez le même chemin. Toutes les versions apparaîtront dans le cadre. La plus récente se trouve tout en haut. Mettez en surbrillance la version qui vous intéresse et cliquez sur Ouvrir.
Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité de "gestion des versions" en désactivant la case à cocher "Enregistrer automatiquement à la fermeture du document". Vous pouvez également supprimer des versions particulières. Il vous suffit de mettre en surbrillance celles dont vous voulez vous débarrasser et de cliquer sur Supprimer.
- Utilisez un raccourci pour une bonne partie de vos tâches.
Pour certaines tâches, je peux travailler plus vite en utilisant le clavier que ma souris. Vous connaissez probablement les "classiques" : Ctrl+C pour copier, Ctrl+V pour coller, Ctrl+Z pour annuler, Ctrl+A pour sélectionner tout et Ctrl+P pour imprimer. Cependant, voici une liste d'autres raccourcis qui pourront vous paraître utiles lorsque vous utilisez Word.
Combinaison de touches | Résultat | | | | | | | | Symbole marque de commerce | | | | | | Saute à la fin du document | | | | | | Accède à une page, un signet, une note de bas de page, un tableau, un commentaire, un graphique ou un autre emplacement | | | | Saute au début du document | | | | | | | | | | Modifie la taille de la police | | | | | | Répète la dernière action | | Ferme un assistant ou une fenêtre de conseil | | Change la casse des lettres | | Vous déplace entre les cellules d'un tableau |
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