BRP adopte SharePoint

Il y a quelques années, de nombreux systèmes de gestion de documents ont été créés avec les meilleurs composants disponibles à ce moment. Toutefois, depuis ce temps, la technologie a considérablement évolué dans ce domaine et les besoins des entreprises dépassent maintenant les capacités de leurs systèmes de gestion de documents maison initiaux. Par conséquent, les entreprises recherchent des plateformes de nouvelle génération plus solides, qui offrent davantage de fonctions et de caractéristiques pour l'utilisation à long terme.

L'entreprise BRP en est un exemple. En 2002, ce manufacturier de véhicules récréatifs a conçu, au moyen des technologies de pointe, le BOSSWeb, un extranet interentreprises primé. Bien que les 5000 concessionnaires de BRP à l'échelle mondiale étaient à l'aise et heureux de travailler avec les fonctionnalités de BOSSWeb, bien des problèmes liés au rendement du serveur d'applications se sont manifestés en 2006. À l'heure actuelle, la technologie utilisée pour créer cet extranet n'est plus prise en charge, et celle utilisée pour le connecter au système dorsal sera bientôt désuète. La gestion du système patrimonial et des 60 000 documents contenus dans sa base de données a donné des maux de tête au personnel des TI de BRP.

« Nous devions remplacer nos serveurs et moderniser nos applications Internet, affirme Yves Dauphinais, directeur du soutien au développement et aux applications des TI chez BRP. L'application BOSSWeb est essentielle puisqu'elle nous lie quotidiennement avec nos concessionnaires par l'intermédiaire des bons de commande, des garanties, des publications techniques et des promotions. Nous voulions l'améliorer sans en modifier l'aspect et la convivialité. »

En septembre 2006, BRP s'est associée à CGI, société de conseil établie à Montréal, pour redévelopper BOSSWeb sur une plateforme stable et de longue durée qui préserverait l'interface utilisateur que ses concessionnaires étaient habitués d'utiliser et qui fournirait également l'architecture flexible nécessaire pour suivre la croissance éventuelle de l'entreprise, ainsi que l'évolution technologique.

CGI a recommandé l'application serveur Microsoft Office SharePoint Ser- ver (MOSS) en se fondant sur une étude technique qui a démontré qu'elle avait des capacités de gestion supérieures. De plus, CGI a recommandé à BRP de faire le transfert direct vers MOSS 2007, qui n'était pas encore sorti mais dont la version bêta était offerte, plutôt que de faire le transfert vers MOSS 2003. Selon Fazil Chouakri, directeur de CGI, le transfert vers MOSS 2007 permettrait ainsi d'éviter les problèmes de migration éventuels.

« BRP avait besoin d'une plateforme qu'elle pourrait utiliser pour éventuellement faire croître ses activités », explique M. Chouakri. L'entreprise réexamine régulièrement le nombre de concessionnaires qui vendent ses produits dans diverses régions. Ainsi, bien que l'intention immédiate de BRP était de mettre à niveau son système de gestion de documents, l'entreprise voulait également trouver une plateforme qui pourrait prendre en charge sa croissance à long terme. MOSS offre plusieurs caractéristiques facilitant l'atteinte de cet objectif. « Puisque BRP prend de l'expansion dans de nouveaux marchés, son système doit notamment prendre en charge de nouvelles langues, de nouvelles devises et de nouveaux formats de date. », explique M. Chouakri.

BRP a également quelques exigences techniques de haut niveau auxquelles MOSS peut répondre. L'entreprise est sur le point de concevoir une infrastructure de système à architecture orientée services (AOS). En suivant les principes de l'AOS, l'équipe de CGI a révisé la conception de BOSSWeb pour découpler la logique, les applications et les données de l'entreprise en composants modulaires pouvant être utilisés dans une architecture orientée services. « On peut ainsi changer l'application sans altérer les données », affirme M. Chouakri.

Il explique également que ce changement facilitera l'évolution vers une architecture AOS complète éventuelle. « Si BRP décidait demain d'adopter une solution AOS, il serait facile d'isoler tous les services de BOSSWeb et de les rendre accessibles à d'autres applications », explique-t-il.

En octobre 2007, après un an de mise en œuvre du projet, MOSS était en fonction. « Beaucoup de travail préparatoire a été nécessaire, dit M. Dauphinais. Il faut investir beaucoup de temps pour se préparer, mais nous voulions nous assurer de procéder de la bonne façon, du premier coup. »

La première tâche à effectuer était de moderniser le code sous jacent en le réécrivant dans l'application ASP.Net 2.0 de Microsoft, qui peut prendre en charge toute plateforme matérielle et de multiples langages de programmation. « Nous avons fait beaucoup de travaux de développement dans .Net de façon à ce que nous puissions utiliser MOSS comme référentiel pour toutes les définitions utilisées dans le système et pour nous permettre également de gérer la sécurité », explique M. Dauphinais, en ajoutant que CGI s'est occupée de tout le codage et de tous les aspects techniques, alors que BRP était responsable des caractéristiques fonctionnelles.

Un nettoyage des données devait également être effectué pour mettre le contenu à jour avant la migration. « Nous avions comme base un système existant, et avions de nombreux documents qui étaient devenus inutiles avec le temps », indique M. Dauphinais. De plus, de nouvelles métadonnées pour des milliers de documents devaient être définies et ajoutées, puisque MOSS peut contenir par document environ 20 métabalises qui accélèrent et facilitent les requêtes.

Le groupe d'utilisateurs était responsable de cette partie du travail, mais cette tâche, s'ajoutant à sa charge de travail quotidienne, aurait été prenante. Ainsi, pour effectuer ce travail, BRP a plutôt engagé par contrat un retraité expérimenté qui avait des connaissances approfondies en matière de documents. « Sans lui, cette tâche aurait été très complexe, reconnaît M. Dauphinais. La production de notre entreprise varie selon les saisons et nous devions implanter MOSS à temps pour notre saison de motoneiges Ski-Doo. Dans la pire des éventualités, nous aurions eu à téléverser les documents avec moins de métadonnées. Le système aurait fonctionné, mais la réussite aurait été moins remarquable. »

Le processus de préparation des documents pour le téléversement final dans MOSS comprenait également des étapes spéciales. « L'équipe a créé un tableur Excel comprenant toutes les métadonnées liées à chaque document, ainsi qu'un programme en une phase permettant de téléverser tous les documents dans MOSS », affirme M. Dauphinais, en ajoutant que ces éléments ont facilité le téléversement final. M. Dauphinais indique également que, bien que les concessionnaires aimaient l'ancien système, ils sont maintenant entièrement satisfaits du nouveau. Pour minimiser les perturbations, les formations d'appoint et les autres problèmes coûteux de gestion des changements, BRP a déployé des efforts considérables pour préserver l'interface de l'ancien système en créant une interface semblable dans MOSS.

Ceci dit, de nombreuses améliorations ont été apportées sans heurts au système dorsal, bien que l'interface frontale à laquelle les concessionnaires étaient habitués soit restée essentiellement inchangée. « Grâce à MOSS, il est maintenant possible d'effectuer plus rapidement des recherches par index pour trouver tous les documents liés à un mot clé, explique M. Dauphinais. Avant, les utilisateurs devaient faire un zoom avant pour trouver un document. Par exemple, ils devaient d'abord chercher « Ski-Doo », puis « 2005 », puis « publications techniques. ». Maintenant, les concessionnaires peuvent obtenir immédiatement tout le contenu associé à n'importe quel mot clé.

M. Dauphinais explique également qu'il fallait aussi de la préparation pour que l'entreprise puisse bénéficier des fonctions de sécurité évoluées de MOSS. Le nouveau système offrait la possibilité de définir des groupes spéciaux, fonction de sécurité qui n'était pas proposée dans l'ancien système. « Nous avons beaucoup de groupes et, de ce fait, il nous a fallu du temps pour bien déterminer la façon dont nous voulions configurer cette fonction. »

Il explique également que, bien qu'il y ait peu de problèmes liés au fait que les concessionnaires aient librement accès aux documents techniques, il y a d'autres types de documents qui sont plus confidentiels, comme les bons de commande et les promotions. « Par exemple, les promotions offertes en Europe ne sont pas les mêmes que celles que nous offrons en Amérique du Nord. »

Grâce à MOSS, BRP peut gérer plus efficacement les documents qui se rattachent à une région ou à un groupe en particulier, et déterminer quelles personnes peuvent voir quels documents. Ces options n'étaient pas offertes avec le même niveau de détail dans l'ancien BOSSWeb. BRP devait donc élaborer une structure d'accès et de sécurité. « MOSS apporte une plus grande flexibilité, mais aussi une plus grande complexité, indique M. Dauphinais. Puisque ce système était nouveau pour nous, nous devions déterminer toutes les exigences à fixer pour toutes les possibilités que ces outils nous offraient. » Pour ce faire, l'équipe de projet a créé une grille permettant d'établir tous les nouveaux droits d'accès et de sécurité liés aux documents.

« La sécurité a beaucoup changé, dit-il. Chaque concessionnaire peut avoir plusieurs utilisateurs qui peuvent accéder au système, mais il y a toujours un utilisateur principal qui peut assigner des droits de sécurité aux autres. » Pour accompagner la nouvelle structure de sécurité de BossWeb, BRP a formé du personnel à l'interne, dans ses centres d'appel, pour qu'il puisse aider les concessionnaires à configurer et à gérer les fonctions de sécurité. « Mais la plupart de nos concessionnaires n'ont pas eu besoin d'aide, puisque le système est assez intuitif. »

« Chaque projet d'implantation des TI engendre quelques problèmes en cours de route et BRP en a connu quelques uns mais, en général, nous sommes satisfaits du résultat final », déclare M. Dauphinais.

« Bien que MOSS n'ait pas été officiellement lancé, nous avons fait confiance à nos partenaires, CGI et Microsoft, et ce qu'il y a à retenir, c'est qu'ils ont pu faire pratiquement tout ce que nous leur avons demandé. »