Mise en jeu

La rondelle frappe la glace, la foule rugit, les joueurs s’élancent sur la patinoire, et la partie commence.

Cependant, peu d’amateurs savent que d’importants efforts sont déployés pour donner vie à leur sport tant aimé. Beaucoup de travail lié aux TI est requis en coulisse, car le monde du hockey est étonnamment complexe.

Le programme Microsoft Enterprise Agreement (EA) simplifie les activités relatives aux TI pour une équipe de hockey d’où sont issus certains des meilleurs joueurs de l’histoire : les Oilers d’Edmonton.

« Quelque 120 employés travaillent à temps plein pour le club de hockey des Oilers d’Edmonton, mais du personnel saisonnier s’ajoute à ces derniers pendant les périodes de pointe », indique Alfred Ng, directeur des TI.

M. Ng et ses trois employés gèrent les TI dans un vaste éventail d’activités commerciales. La plus grande partie des recettes est générée par la vente de billets, effectuée sous diverses formes : vente de billets au détail, billets de saison, forfaits, etc. « Nous avons enregistré une année record l’an dernier, affirme M. Ng. En effet, nous avons présenté 100 parties consécutives à guichets fermés dans des arénas de quelque 15 200 places. »

Cependant, de nombreux autres secteurs d’exploitation exigent une attention particulière. Le service des partenariats d’entreprises gère les commandites de nombre d’entreprises locales, nationales et internationales qui appuient l’équipe, ainsi que les recettes générées par la vente de billets, les articles promotionnels et la publicité. Le service responsable des licences gère l’octroi de droits pour l’utilisation du nom et du logo des Oilers sur de nombreux articles, dont des maillots, des bâtons de hockey, des panneaux publicitaires sur les bandes de la patinoire, des supports imprimés, etc.

Les Oilers d’Edmonton possèdent aussi un service de production multimédia qui gère le site Internet de l’équipe et qui produit l’émission Web intitulée « The Link », en plus de superviser sa fondation communautaire qui organise des événements de bienfaisance. « Nous avons recueilli près de 250 000 $ pour la Fondation canadienne du cancer du sein par la vente de casquettes dans le cadre de la campagne de sensibilisation au cancer », précise M. Ng.

De plus, la vidéo est de plus en plus importante pour les organismes de sport. Les Oilers produisent des flux vidéo en temps réel pour le site Web pendant les parties et gèrent également la diffusion pour TSN, Sportsnet et d’autres chaînes.

« Nous avons peine à suivre la cadence, car nous produisons une très grande quantité de contenu vidéo en ligne, ce qui exige beaucoup d’espace, poursuit M. Ng. Nous devons donc accroître nos capacités de stockage. » Ce besoin en matière de stockage continuera de grandir puisque le service des activités liées au hockey, particulièrement en ce qui a trait aux domaines de l’entraînement et du recrutement, utilise la vidéo comme outil de travail.

« Les Oilers étendent leurs activités dans nouveaux domaines, ajoute M. Ng. L’an dernier, nous avons formé une nouvelle équipe, les Oil Kings d’Edmonton, qui joue dans la Western Hockey League. Elle est structurée comme notre Ligue nationale de hockey, mais sur une plus petite échelle, et nous nous chargeons des TI pour ce groupe aussi. »

M. Ng a été embauché il y a deux ans pour moderniser le service des technologies de l’information des Oilers.

« Dans le cadre de discussions avec ses pairs, notre directeur financier a compris que notre organisme et sa technologie avaient besoin d’une modernisation, explique M. Ng. Les décisions relatives aux échanges exigeaient auparavant des semaines d’attentes à côté du télécopieur; désormais, elles doivent être faites en quelques heures à peine. L’information doit être transmise plus rapidement aux hauts dirigeants. »

Cette année, un autre facteur a accéléré les changements en matière de TI : en juillet, les Oilers ont été acquis au coût de 200 millions de dollars par un nouveau propriétaire, Daryl Katz, fondateur et président du groupe d’entreprises Katz Group of Companies, un des principaux exploitants de pharmacies en Amérique du Nord, qui compte plus de 1 800 pharmacies au Canada et aux États Unis.

« Katz souhaite prendre de l’expansion dans de nouveaux domaines, mentionne M. Ng. Nous voulons être en mesure de faire progresser l’entreprise sans devoir attendre pour obtenir des licences ou d’autres technologies, et le programme de licence Microsoft Enterprise Agreement (EA) nous donne les moyens de le faire de façon efficace. »

M. Ng a dû relever d’impressionnants défis quand il a commencé à travailler pour les Oilers. « J’ai dû transformer complètement l’infrastructure, du câblage des édifices jusqu’au remplacement du matériel. » De nouveaux ordinateurs portables, serveurs et systèmes de stockage et auxiliaires ont été commandés. « Au début, nous avions huit serveurs. Nous avons maintenant 51 serveurs virtualisés, et 14 autres devraient être mis en service au cours des trois prochains mois », souligne M. Ng.

M. Ng a remplacé le système de messagerie électronique par Microsoft Exchange, et l’ancien système Novell Netware par Microsoft Active Directory. Il a également effectué une migration directe de Microsoft Office 97 à la version 2007 pour le côté utilisateur, sans passer par toutes les versions intermédiaires.

Pour couvrir tous les nouveaux logiciels, M. Ng avait d’abord choisi, l’an dernier, l’option de renouvellement des licences Select de Microsoft. « Auparavant, nous achetions nos logiciels auprès de détaillants, et nous devions payer le plein prix. Le suivi relatif à la conformité aux contrats de licences était très complexe. Je n’avais aucune idée du nombre d’appareils qui étaient sous licence ou non, en raison de l’inefficacité du suivi qui avait été fait. » À cette époque, il n’y avait pas assez d’utilisateurs pour répondre à l’exigence minimale de 250 ordinateurs nécessaires pour pouvoir se prévaloir de l’option EA. « Toutefois, nous avons embauché beaucoup de nouveaux employés depuis, et cela nous a incités à étudier tous les nouveaux concepts que nous voulions introduire, comme le bureau sans papier, les formes de médias en ligne et la collaboration. »

L’organisme songe à utiliser des outils technologiques comme SharePoint et CRM 4 pour prendre de l’expansion dans de nouveaux domaines commerciaux. Bien qu’il n’emploie qu’un maximum de 200 employés à l’heure actuelle, et ce, même en comptant le personnel saisonnier, M. Ng a fait valoir à son directeur financier que le programme EA était quand même plus avantageux que Select si l’on tenait compte de caractéristiques supplémentaires comme l’Assurance logiciels. « Même si nous payions pour une licence EA pour 250 utilisateurs, nous économiserions néanmoins 20 %. »

Le directeur financier a d’abord demandé à M. Ng de justifier pourquoi ce le programme EA était nécessaire. « Je lui ai expliqué que sans EA, nous ne pourrions pas bénéficier des avantages liés à l'Assurance-logiciels, et que nous devrions donc acheter de nouvelles versions des produits que nous possédions déjà, et ce, chaque fois qu’ils étaient mis à niveau. Si nous les achetions individuellement avec l’Assurance-logiciels, les coûts seraient très élevés. » Par exemple, l’organisme a acheté SQL Server 2005 l’an dernier, mais il faudra déjà migrer vers la version 2008 l’an prochain.

Le facteur décisif a été la possibilité d’instaurer une prévisibilité au sein du budget des TI. « Le programme Select ne couvrait pas tous les logiciels supplémentaires que nous prévoyions acheter. Désormais, le programme EA nous offre une couverture exhaustive, et ce, peu importe la quantité de nouveaux logiciels que nous ajoutons. De plus, nous pourrons faire un appoint annuel, ce qui facilitera le déploiement de solutions logicielles. »

« Le rendement du capital investi découlant de l’Assurance logiciels en vertu du programme EA, comparativement à l’option de licence Select, dépend de la culture de l’entreprise et de son environnement technologique », affirme Jennifer Colasanti, conseillère principale en recherche pour Info Tech Research Group de London, en Ontario.

« Pour les entreprises qui sont dotées d’un calendrier de mises à niveau prévisible et qui ont tendance à adopter chaque nouvelle version des produits Microsoft, l'Assurance-logiciels offerte dans le cadre du programme EA est un choix avisé. Le coût total de possession serait plus élevé pour ces entreprises ayant choisi le programme Select, car la majeure partie des coûts liés à l'Assurance-logiciels visent l’obtention de droits pour des mises à niveau gratuites. Certaines entreprises choisissent un mélange de licences Select et EA. »

M. Ng affirme que son équipe peut désormais consacrer davantage de temps aux solutions elles mêmes, et moins à l’établissement de budgets et aux autres tâches administratives.

Les déploiements logiciels sont aussi plus rapides. « Si nous avons besoin d’un nouveau serveur, nous pouvons l’installer tout simplement, puis en aviser Microsoft pendant les périodes d’appoint, plutôt que de passer par un processus d’approbation commercial. »

Quand de nouvelles technologies sont ajoutées au sein d’une entreprise, la formation revêt une importance toute particulière. Les Oilers tirent parti de la formation en ligne offerte avec le programme EA; l'Assurance-logiciels couvre aussi des programmes d’utilisation à la maison et des régimes d’achat pour les employés. « Ce programme permet aux employés d’avoir accès aux logiciels dont ils se servent au bureau pour leur utilisation personnelle. Nous pouvons offrir ces avantages aux employés afin qu’ils se sentent appréciés. »

La décision de conclure une entente d’Assurance-logiciels exige une planification soigneuse des besoins à venir. « Vous devez savoir ce que vous voulez. Nous avons dressé une liste de chaque produit et des quantités que nous prévoyons utiliser. » Cette liste a été soumise à Compugen, le revendeur de comptes majeurs des Oilers, qui a travaillé avec Microsoft pour conclure l’entente.

M. Ng précise que l’élimination des embûches administratives est un avantage fort appréciable pour les entreprises en pleine croissance, car elles ne doivent pas nécessairement ajouter davantage de personnel des TI. « Nous croyons fermement qu’avec une technologie et des processus adéquats, notre personnel des TI peut travailler aussi efficacement que possible sans qu’il soit nécessaire d’embaucher de nouveaux employés. Même si cela ne semble pas être une conséquence directe, le programme EA nous aide à automatiser nos activités quotidiennes. »