4-page Case Study
Posted: 2/10/2012
227
Rate This Evidence:

COWI COWI opgraderede sig til strømlinet samarbejde og millionbesparelser med Lync Server 2010

Situationen

Med 200 globale kontorer, 15.000 igangværende projekter og mere end 500 rejsende medarbejdere er kommunikationsudfordringerne til at få øje på hos COWI organisationen. Det handler om at få medarbejdere, der ikke sidder i samme hus, til at samarbejde effektivt på tværs af forskellige globale projekter. Medarbejderne skal desuden nemt kunne nås af kunder, uanset hvor de befinder sig. Dette blev vanskeliggjort af bl.a. en kompleks telefonistruktur som følge af virksomhedsopkøb, 20 nummerserier, og besværlig telefoniadministration. ”Det var svært ved at leve op til forretningens krav om smidig kommunikation mellem alle vores globale kontorer i Norden, Golfen, Øst Europa Asien, USA m.v,” forklarer projektleder Peer Sylvest, COWI Group IT. Manglende overblik over, hvem der var til stede, samt viderestillings¬proble¬mer fra fastnet til mobil, skabte ineffektivitet og ikke-optimal kundeservice. Blandt andet gik der for meget tid med opkald til optagede kolleger ude i verden, og viderestillingsproblemerne gjorde det unødvendigt svært for kunderne at få fat i medarbejdere på farten. Alt i alt var telefoniadministration nærmest blevet en fuldtidsstilling i IT-afdelingen. Eksempelvis krævede det en ny netværks-konfigurering hver gang, en medarbejder flyttede arbejdsplads internt. Det gør 500 medarbejdere hvert år – alene i Danmark. Og ud over stigende driftsomkostninger, havde COWI desuden betydelige rejseomkostninger. De skyldtes bl.a. ugentlige møder med kontorer i Golfen. En investering i videokonferencesystemer mindskede rejseaktiviteten, men krævede på den anden side flere IT-driftsressourcer, desto flere videokonferencesystemer, der kom til.

”Der var et åbenlyst behov for at strømline kommunikationen – men det skulle gøres på en måde, der både passede til vores one company network tankegang og vores Microsoft-strategi,” siger projektleder Peer Sylvest.
*
* Opgraderingen til Lync Server 2010 gav os en global Microsoft Unified Communications platform i enterpriseklassen med høj oppetid og fremtidssikring *

Peer Sylvest
Projektleder
COWI Group IT

*


Løsningen

COWI blev tidligt opmærksom på fordelene ved at samle telefoni, videokonference og chat på én fælles platform. Virksomheden fik således allerede i februar 2008 en fælles, global kommunikationsinfra-struktur, baseret på Microsoft Unified Communications (UC). COWI´s tidligere version, Office Communications Server 2007, er i dag blevet opgraderet til Lync Server 2010. Løsningen er tilgængelig for alle kontorer i verden, der er koblet på COWI´s globale IT-infrastruktur.

2.400 danske medarbejdere benytter sig af telefonifunktionerne, og globalt har 6.100 adgang til tilstedeværelses-visningen Presence, Instant Messaging (IM) samt video- og webkonferenceværktøjerne. Projektet blev opdelt i faser, der startede med implementering af Microsoft Communicator, Presence og IM. ”Integration mellem Presence og vores SharePoint har været helt central for vores beslutning om at gå ind i et UC-projekt,” understreger Peer Sylvest. I fase 2 blev UC-telefoni og PBX telefoncentralen integreret, og i fase 3 indførtes Microsofts onlinemøde-værktøj Live Meeting. UC-løsningen var oprindeligt tænkt som et supplement til mobil- og fastnettelefoner. Men den blev relativt hurtigt COWI´s primære kommunikationsværktøj. I Danmark blev telefonerne sendt på pension, og PBX´erne lukket ned. Det gav dog lidt udfordringer på serversiden. Peer Sylvest uddyber: ”Vi stod tilbage med kun to centraler og en lidt sårbar kommunikations-infrastruktur på grund af manglende serverredundans i den tidligere løsning. For at råde bod på dette, opgraderede vi ultimo december 2011 til Microsoft Lync 2010. Det tog kun 2 dage at rulle ud globalt i organisationen – efter 4 ugers test.”


Fordele

Det var ikke nødvendigt at lave en egentlig business case på projektet. ”Af den simple grund, at enhver kunne se, at det ville give rigtig god mening ikke alene at indføre Microsoft UC, men også senere at opgradere til Lync Server 2010,” fastslår Peer Sylvest. Han fortæller, at COWI ikke oplyser nøgletal. ”Men jeg kan sige, at den tidligere løsning for længst har betalt sig selv tilbage. Opgraderingen har givet os nye, vigtige besparelser. Eksempelvis har vi opnået millionbesparelser med en tilbagebetalingstid på kun 6 måneder og et bedre CO2-regnskab som følge af, at vi har kunnet nedtage telefoncentralerne.” Helt centralt for Peer Sylvest er det, at Lync 2010 teknologisk har bragt COWI´s UC-platform op i enterpriseklassen – og at virksomheden dermed har fået en fremtidssikret global koncern-kommunikations¬platform, der leverer den oppetid, som forretningen kræver – og som nemt kan udvides.

Banebrydende. Sådan karakteriserer projektlederen brugervenligheden i Lync. ”UC-brugeroplevelsen har fået et løft i Lync 2010, der bedst beskrives med ordet ”lækker,” som han siger. Det mærker brugeren eksempelvis når de skal vælge headset, viderestille til mobiltelefoner, eller indstille Lync til at de kan besvare kollegaernes telefoner. ”Det var ret besværligt før. Nu er det blevet meget nemt,” vurderer Peer Sylvest. Af andre opgraderingsfordele nævner han, at Presence er blevet endnu mere værdifuld for COWI. Funktionen er nemlig blevet integreret i COWI´s omstillingsmiljø, hvilket har forbedret kundeservicen gennem fuldt overblik over hvem, der er på kontoret og på farten. Samtidig er COWI nu i gang med at få Lync og Presence ud på mobiltelefonerne. Og skal man holde telefonmøde omkring et projekt, starter man blot den nye, gratis mødetelefon, som Lync har muliggjort. Den gør det nemt at have både interne og eksterne deltagere på tværs af Lync, mobil- og fastnettelefoner. ”Og man skal ikke have gået ret meget i skole for at se det betragtelige besparelsespotentiale heri. Og flot HD-lyd bringer brugeroplevelsen helt i top,” lyder vurderingen. Endelig kan medarbejderne ringe fra deres pc til COWI´s 60 videokonference¬systemer over hele verden. ”Lync løfter brugeroplevelsen ved videokonferencer, og giver et endnu større incitamentet for at bruge videoværktøjet. Set med forretningsøjne sparer det investeringer i videosystemer, at vi kan ringe til dem fra Lync.”
*
* Lync 2010 er ikke bare et facelift. Både billede, lyd, hastighed, stabilitet og brugeroplevelse har fået et gevaldigt kvalitetsløft *

Peer Sylvest
Projektleder
COWI Group IT

*

Opgraderingen til Lync Server 2010 har desuden betydet, at chat og online-møde funktionerne er blevet samlet i én klient. Det betyder fx, at man nemt, og uden at skifte program, kan starte et online meeting under en chat, og dokumentdeling. Og systemet håndterer desuden eksterne online-mødedeltagere langt bedre. ”Online-møde oplevelsen i Lync forbedres yderligere af HD-billedkvalitet.” Endelig oplever Peer Sylvest en værdifuld forbedring i, at der er kommet profilbilleder på medarbejderne i Lync. ”Det gør det lettere at søge på den rigtige person,” siger han.

På driftssiden høster COWI gevinsterne ved at Lync har reduceret 11 servere til 5 via samkøring af serverroller og virtualisering. Eksisterende serverlicenser kunne konverteres til Lync. ”Serverkonsolideringen giver store økonomiske og ressourcemæssige besparelser,” vurderer Peer Sylvest. På sigt, når alle kontorer får Lync 2010, kan IT-afdelingen i øvrigt lukke for tusindvis af porte, og derved spare endnu flere driftressourcer. Peer Sylvest´s samlede vurdering af Lync-opgraderingen lyder sådan her: ”Lync Server 2010 giver os mere end et facelift. Det er en ny motor. Både billede, lyd, hastighed, stabilitet og UC-brugeroplevelse har fået et gevaldigt kvalitetsløft, der gør alting nemmere og mere lækkert. Microsoft Lync medvirker til, at COWI kan transformere ideer til banebrydende globale løsninger indenfor vores forretningsområder på endnu smartere måder end tidligere.”
Solution Overview



Organization Size: 6100 employees

Organization Profile
COWI er en verdensomspændende rådgivende ingeniørkoncern med 200 kontorer i 124 lande, 6.100 medarbejdere – hvoraf de 2.400 er i Danmark. Koncernen beskæftiger sig med globale rådgivningsprojekter inden for områder som bro-, tunnel- og havne; økonomistyring og planlægning; jernbane, veje og lufthavne, bygninger generelt – samt industriel- og energimæssig rådgivning. Derudover leverer COWI geografisk information og IT (fx luftfotos til Google maps).

Business Situation
God konkurrenceevne i en projektorienteret, global organisation handler ikke udelukkende er et spørgsmål om dygtighed og kompetencer. Det handler i høj grad også om mulighederne for at samkøre kommunikation på tværs af decentrale kompetencer og miljøer.

Solution
En Unified Communications-løsning baseret på Microsoft Lync Server 2010, der har givet medarbejderne adgang til allestedsnærværende kommunikation.

Benefits
COWI fik bundet organisationen kommunikationsmæssigt sammen fra København til Korea og fra Beijing til Bahrain – med mindre administration, millionbesparelser, øget produktivitet, bedre kundeservice og konkurrenceevne.

Third Party Software


Software and Services
  • Microsoft Lync Server 2010
  • Microsoft Office
  • Microsoft Sharepoint Server
  • Microsoft Exchange Server

Vertical Industries
Architecture, Engineering & Construction

Country/Region
Denmark

Languages
Danish

Partner(s)
NetDesign

RSS