4-page Case Study
Posted: 4/30/2012
78
Rate This Evidence:

Mosaisk Troessamfund Det Mosaiske Troessamfund sparer 50 procent på IT og sætter skub i kommunikationen

– Indenfor kort tid har vi fået nye lokaler, en flot hjemmeside og taget andre store skridt ind i det 21. århundrede, siger kontorchef Alan Melchior fra Mosaisk Troessamfund.

– Men det var også oplagt at se på produktivitetsdelen, og her kom Office 365 i dén grad ind i billedet. Faktisk vil jeg skyde på, at vi kommer til at spare ca. 50 procent af vores IT-udgifter – alene i support. Desuden slipper vi for et massivt tidsspilde, fordi systemet ganske enkelt fungerer bedre og selv sørger for backup, siger han.

IT-problemer gav massivt tidsspilde

Foreningens fulde navn er ’Mosaisk Troessamfund – Det jødiske Samfund i Danmark’, og det er lige præcis det, den er.

– Vi repræsenterer danske jøder i verdslig og religiøs forstand. Alt i alt har vi ca. 2.400 medlemmer og fungerer som samlende led for et større antal aktivitetsgrupper og institutioner, siger kontorchefen fra de nye kontorlokaler ved siden af synagogen i Krystalgade.

Det kræver megen koordination, men alligevel måtte de 12 administrative medarbejdere længe leve med computere, der var konfigureret forskelligt og tit gik ned. Alan Melchior siger, at MT på årsbasis brugte mange tusind kroner på ad-hoc konsulentbistand og manuel sikkerhedskopiering af det Z-drev, hvor medarbejderne gemte filer, og ’dertil kom et ret massivt tidsspilde, når man f.eks. skulle sidde og vente flere timer på, at teknikeren dukkede op, før man kunne arbejde videre,’ konstaterer han.

Derfor skiftede foreningen i 2012 computerne ud med nye Windows 7-maskiner og lagde infrastrukturen om, så den blev baseret på Microsofts skydrevne produktivitetsplatform, Office 365.

*
* Kombinationen af velfungerende mail og deling af filer, kalender og kontakter er en kæmpe fordel for os. Det binder helt basalt Mosaisk Troessamfund meget bedre sammen og kan på sigt også komme mange andre frivillige og tilknyttede til gode. *

Alan Melchior
kontorchef
Mosaisk Troessamfund

*

’Det er en kæmpe lettelse’

– Alene i administrationen er det en kæmpe lettelse med Office 365. Vi har automatisk back-up – hvilket både giver tryghed og en helt kontant besparelse – samt en Exchange-baseret mailløsning, der ganske enkelt bare fungerer. Samtidig giver abonnementet automatisk de administrative medarbejdere den senest opdaterede Microsoft Office, siger Alan Melchior.

Løsningen har også gjort det muligt at give personlige mailadresser til de syv medlemmer af repræsentantskabet – der udgør foreningens daglige ledelse – samt de tyve medlemmer i delegeretforsamlingen. Vel at mærke på en differentieret platform, hvor foreningen kun betaler for den abonnementstype, brugerne har behov for. F.eks. har delegeretforsamlingens medlemmer kun webbrowser-adgang via et billigt ’kiosk-worker’-abonnement.

Binder foreningen langt bedre sammen

– Alligevel har både administrative medarbejdere og de organisatorisk tilknyttede adgang til både mail og de dele af vores SharePoint Teamsite, der er relevante for deres respektive roller, siger Alan Melchior.

– Kombinationen af velfungerende mail og deling af filer, kalender og kontakter er en kæmpe fordel for os. Det binder helt basalt Mosaisk Troessamfund meget bedre sammen og kan på sigt også komme mange andre frivillige og tilknyttede til gode. I øvrigt fuldstændig ligegyldigt hvilken IT-platform, de arbejder på. Også selv om de f.eks. foretrækker at læse dokumenter og sende mail på f.eks. mobiltelefon eller en iPad, tilføjer han.

På sigt håber foreningen også at drage fordel af Lync, for – som kontorchefen forklarer – så ’er mange medlemmer af repræsentantskab og delegeretforsamling travle mennesker, der tit rejser og har svært ved at mødes. Men med Lync kan alle være med, selv om en del befinder sig i udlandet.’


Solution Overview




Organization Profile
Det Mosaiske Troessamfund er et anerkendt trossamfund og danner rammen om et bredt kulturelt fællesskab for både religiøse og ikke-religiøse (sekulære) jøder. Foreningen har ca. 2.400 medlemmer samt 12 administrativt ansatte. Den øverste religiøse embedsmand er overrabbineren.

Business Situation
En uens it-platform og en gammeldags SMTP-baseret mailløsning gav mange nedbrud og begrænset deling af information.

Solution
En infrastruktur baseret på Windows 7-udstyrede computere til administrative medarbejdere samt differentierede Office 365-abonnementer afhængig af jobfunktion eller organisatorisk placering.

Benefits
  • Massiv økonomisk og tidsmæssig besparelse. Foreningen venter at spare mindst 50 pct. af it-budgettet.
  • Fælles, opdateret platform giver ensartet struktur og markant bedre stabilitet.
  • Differentieret betalinsmodel sikrer, at foreningen kun betaler for præcis dén abonnementstype, der er behov for.
  • Fuld sikkerhed med automatisk backup, antispam og antivirus.
  • Har højnet det generelle informationsniveau i organisationen betydeligt

Software and Services
  • Microsoft Office 365
  • Windows 7

Vertical Industries
Membership Organizations

Country/Region
Denmark

Languages
Danish

Partner(s)
Atea A/S

RSS