4-page Case Study
Posted: 5/18/2012
183
Rate This Evidence:

Region Syddanmark Historisk stort hospitalsbyggeri styres via SharePoint 2010 hos Region Syddanmark

SITUATIONEN

Planlagte hospitalsbyggerier for 10 milliarder i Aabenraa, Esbjerg, Kolding og Odense, hvor et nyt super-universitetshospital bliver et af Danmarkshistoriens største byggeprojekter. Det er hverdagen for Region Syddanmark 8-10 år frem. Og dét stiller ekstraordinære krav til organisationens evne til at forecaste og styre økonomi og leverandører. Styregruppeformand Johan Meyer, der er afdelingschef for økonomi, regnskab og finans i Region Syddanmark, forklarer: ”Staten kræver hyppige rapporteringer, og samtidig skal vi kunne dokumentere en høj grad af intern controlling. Dét kræver god forecasting at styre så store byggeprojekter så præcist, som det forlanges. Derfor havde vi brug for at kunne trække rapporter med nøgletal fra vores økonomisystem – Microsoft Dynamics AX (Prisme) – og præsentere disse, og andre informationer, via et centralt sted for byggerådgivere og interne projektdeltagere.”

Product Manager hos Region Syddanmark, Søren Ahlers-Jensen, supplerer: ”En af udfordringerne var, at byggefagets brancheløsning ikke muliggjorde den tætte integration til Dynamics AX, som vi havde behov for. Kravet var, at vi skulle stille en kommunikationsplatform til rådighed under byggeprojekterne. Og med så mange forskellige brugerprofiler, skulle administrationen af brugerrettigheder og log-in være nem.”

Søren Ahlers-Jensen fortæller, at Regionen i forvejen havde SharePoint 2007 – men at denne løsning af forskellige organisatoriske årsager ikke var blevet implementeret og udnyttet optimalt. Desuden vurderede man, at funktionaliteten i SharePoint 2007 ikke ville dække de nye behov. Herunder samarbejde på tværs af byggeprojekterne og Region Syddanmark. Derfor gik man på jagt efter en løsning, der kunne gøre det nemt for medarbejdere og eksterne byggerådgivere at samarbejde omkring dét at få leveret hospitalsbyggerier til tiden, og indenfor rammerne de næste 10 år frem i tiden. Løsningen skulle samtidig give organisationen fuld kontrol over den eksterne og interne brugeradgang til informationer. ”I den forbindelse var der et ønske fra forretningen om at opgradere til SharePoint 2010”, fortæller Søren Ahlers-Jensen.

Løsningen

Region Syddanmark opgraderede – efter råd fra Hospitalerne – deres SharePoint 2007 til 2010-versionen, der indeholder samarbejdsværktøjet Projekt-rum. Projekt-rum-værktøjet er i dag tæt integreret med projektmodulet i økonomisystemet, som er Microsoft Dynamics AX 2009. (Inkl. Prisme). Styregruppeformand Johan Meyer siger: ”Forud for denne integration ligger en meget stor, tværfaglig indsats med at ibrugtage AX´s projektmodul. Denne indsats var vigtig for at kunne tilbyde byggerådgiverne præcis registrering af økonomisk data i et værktøj, der var mere hensigtsmæssigt end Excel i forhold til den store opgave. ”Excel ville betyde dobbeltregistrering og risiko for fejl,” siger Johan Meyer. Det er således resultaterne fra AX´s projektmodul, der præsenteres i Projekt-rum. Brugeradgangen foregår via rettighedsstyrede team-sites, der er skræddersyede til de enkelte hospitalsbyggerier.”

Søren Ahlers-Jensen tager over: ”For at gøre det ekstra nemt for andre brugere at bestille et Projekt-rum i SharePoint 2010, har vi lavet digitale selvbetjenings-formularer, der ligger på intranettet.” Løsningen indeholder desuden et godkendelses-workflow til elektroniske fakturaer. De godkendende byggerådgivere har adgang til dette system via SharePoint – dvs. uden behov for adgang til selve økonomisystemet. Projektet var en kamp mod uret. ”Vi havde kun 2-3 måneder til at levere infrastrukturen. Og det nåede vi. Takket være et godt samarbejde mellem vores afdelinger i IT-Staben, Microsoft Services og Logica”, fastslår Søren Ahlers-Jensen. Han fortæller, at Regionen inden projektet henvendte sig til Microsoft Services omkring levering af platformen, samt til deres Microsoft-partner Logica. Logica har leveret de 4 team-sites, og bistået med en dygtig arkitekturspecialist, hvis opgave det var at bygge bro mellem sites fra Logica og infrastrukturen. For at sikre en løsning med lang levetid, har Region Syddanmark helt bevidst givet platformen hvad Søren Ahlers-Jensen kalder ”en relativt høj gearing” i form af servermæssig kapacitet. Den samlede løsning består af SharePoint 2010, sikkerhedsværktøjet TMG Access Gateway – og på serversiden Microsoft SQL Server 2008 samt Windows Server 2008. Region Syddanmark har valgt selv at drifte SharePoint 2010-løsningen, og har i den forbindelse fået SharePoint-certificeret et antal driftsfolk.

Fordele

Johan Meyer understreger, at integrationen mellem SharePoint 2010 og Microsoft Dynamics AX 2009 sikrer, at der kun præsenteres valide oplysninger i Projektrummet. ”Dette er meget væsentligt,” understreger han, ”det vil gøre byggemøderne langt mere effektive, fordi både interne medarbejdere og eksterne byggerådgiverne får adgang til synkroniserede informationer i Projektrum. Målet er videndeling via projektfora, hvor deltagerne fra ét sted – og alt efter brugerrettigheder – har nem og fleksibel adgang til at se økonomisk data, rapporter og dele kalendere, se mødereferater og anden dokumentation m.v. Enhver form for rapportering vil blive understøttet – og Johan Meyer vurderer, at det vil øge gennemsigtigheden i byggeriet. Johan Meyer peger desuden på det væsentlige i, at løsningen har givet Region Syddanmark mulighed for at inddrage eksterne rådgivere på en sådan måde, at de er meget tæt på de økonomiske data – uden at være oprettet som egentlige AX-brugere. ”Det øger sikkerheden,” siger han.

På IT-siden vurderer Søren Ahlers-Jensen, at SharePoint 2010 har en robusthed, der vil kunne løfte serviceniveauet og stabiliteten mærkbart. ”Tilliden til, at vores IT-arkitektur kan levere et robust serviceniveau til forretningen, er helt central. Dén robusthed forventer vi at kunne skabe med Projektrum i kombination med skræddersyede SharePoint 2010-løsninger. Men – SharePoint 2010 spiller ikke kun en central rolle i styringen af de omfattende hospitalsbyggerier. Den har også potentiale til at sætte standarden for måden, vi løser fremtidige forretningsbehov”, siger Søren Ahlers-Jensen.

Om fremtiden siger Johan Meyer: ”Beslutningen om at få SharePoint 2010 er drevet af det store hospitalsbyggeri. Byggeriet er spor 1 i SharePoint-projektet. Men jeg vil gerne understrege, at den nye løsning er tænkt og designet til fremtiden – det er spor 2. Spor 2 fokuserer på at konsolidere vores SharePoint-platform ved at erstatte 2007´eren med en fælles SharePoint 2010-platform for hele Region Syddanmark”.

Søren Ahlers-Jensen supplerer: ”Vi har faktisk helt bevidst valgt at give løsningen ekstra muskler i form af solid server-kapacitet. Det sikrer, at IT-Staben løbende, og de kommende år, vil kunne understøtte nye krav fra forretningen i takt med nye behov. Uden at skulle tænke på IT-arkitektur reviews. Eller på at bruge ressourcer på nye brugere. Derudover er Regionens IT-governance forbedret dramatisk i forbindelse med etableringen af løsningen. ”Vi har indført veldefinerede IT-ansvarsroller og godkendelsesprocesser ved brugeroprettelser af Projekt-rum. Den form for kontrol havde vi ikke i SharePoint 2007. Nok primært fordi løsningen var blevet til via knopskydning. Men jeg kan konstatere, at vi efter ibrugtagning af SharePoint 2010 er blevet bedre organiseret omkring SharePoint-processer. Både centralt i IT-afdelingen og lokalt. Brugerne kan se, hvem der kan hjælpe dem. Og administratorer og teknikere ved præcis, hvad netop deres ansvar er.

”Den forbedrede governance betyder mindre spildtid for alle. Kort sagt: Ibrugtagningen af 2010-versionen har gjort Region Syddanmark mere effektive i udnyttelsen af SharePoint. Og værdien af dét vil blive øget over tid”, vurder Product Manageren. Bl.a. vil IT-Staben kunne håndtere mange flere nye brugere med langt færre ressourcer, fordi der vil være færre spørgsmål og supportsager, når brugerne har nem adgang til hjælp.

På sigt ønsker Region Syddanmark desuden at optimere samarbejde og kommunikation yderligere. Det vil de bl.a. gøre ved at integrere SharePoint 2010 og Microsofts kommunikationsværktøj Lync 2010. Søren Ahlers-Jensen mener, at det vil gøre SharePoint 2010 til et endnu stærkere værktøj, fordi projektdeltagerne – direkte fra deres Projektrum – kan starte chats, og se hvilke personer i gruppen, der er online (via Presence).

Solution Overview



Organization Size: 25000 employees

Organization Profile
Region Syddanmark, har 25.000 medarbejdere, en omsætning på 25 mia. kr., og fokuserer primært på sundhedsvæsenet i det sydlige Jylland og på Fyn.

Business Situation
4 hospitalsbyggerier i Region Syddanmark – herunder et nyt universitetshospital i Odense – stillede krav til IT-miljøets evne til at understøtte en stram styring af økonomi og leverandører.

Solution
På kun 2-3 måneder fik Regionen etableret en infrastruktur-platform med Microsoft Dynamics AX, SharePoint 2010, samarbejdsværktøjet Projektrum og masser af serverkapacitet.

Benefits
Et effektivt værktøj til styring af økonomi og leverandører samt videndeling i forbindelse med hospitalsbyggerierne – men også et robust, fælles konsolideret IT-fundament med bedre governance og overskud til at understøtte fremtidige krav fra forretningen.

Software and Services
Microsoft Dynamics

Vertical Industries
  • Government
  • Health

Country/Region
Denmark

Languages
Danish

Partner(s)
Logica Danmark A/S

RSS