4-page Case Study
Posted: 3/8/2013
183
Rate This Evidence:

Social- og Integrationsministeriet Ministerium fik stabilitet og samarbejdsfordele med Office 365

– Med Office 365 får vi en højere driftsstabilitet og er knap så afhængige af hardware, enkeltpersoner med detaljeret systemkendskab og følgerne af f.eks. lokale strømudfald. Det ligger fint i tråd med, at en af mine højeste prioriteter er at sikre ministerens evne til at maile med omverden og ministerium.

Annie Stahel tiltrådte i sommeren 2011 som CIO i Social- og Integrationsministeriet og indså hurtigt, at den aldrende on-premise Exchange 2003-installation skulle på pension – samt at en skybaseret mailløsning var vejen frem.

*
* Med Office 365 får vi en højere driftsstabilitet og er knap så afhængige af hardware, enkeltpersoner med detaljeret systemkendskab og følgerne af f.eks. lokale strømudfald. Det ligger fint i tråd med, at en af mine højeste prioriteter er at sikre ministerens evne til at maile med omverden og ministerium *

Annie Stahel,
CIO,
Social- og Integrationsministeriet

*
En sikker platform

– Google Apps opfylder ikke de juridiske betingelser, der stilles til de tjenester, vi skal kunne anvende, så dén vej var lukket på forhånd. Derimod fik vi en skriftlig tilladelse fra Datatilsynet til at anvende Microsoft Office 365, der desuden spiller fint sammen med Office 2010, som vi også stod for at opgradere til. Så valget var ikke så svært endda, konstaterer hun. Ministeriet traf dog først den endelige beslutning efter at have set oppetidsdata nær 100 pct. og efter at have inspiceret Microsofts datacenter i Dublin, der bl.a. driver Office 365.

– Her er et imponerende sikkerhedsniveau, tre separate el-leverandører og egen veldimensioneret dieselgenerator samt spejling af alle data til en tilsvarende lokalitet i Amsterdam. Der var slet ingen tvivl om, at det levede op til vores krav, siger Annie Stahel.

Fra oktober 2012 arbejdede ministeriets it-afdeling intensivt på at forberede flytning af 1.200 mailadresser til Office 365 i januar og på at sikre integrationer til bl.a. krypteringstjeneste og journalsystem.

– Ministeren var blandt de første, der kom i skyen, og resten af departementets 320 brugere er også med, mens vi mangler godt 900 ansatte i styrelserne. Indtil videre fungerer det rigtig godt og brugerne er meget begejstrede. Blandt andet fordi vi nu kan tilbyde 25 GB plads mod sølle 700 megabyte før. Webmail og kalenderdeling er også klasser bedre end det, vi levede med før, konstaterer Annie Stahel.

Lync kan spare tid og penge

Driftsmæssigt er fordelene også betydelige og indebærer bl.a., at ministeriet hverken skal tage sikkerhedskopi eller planlægge ’servicevinduer’, hvor postsystemet lægges ned i forbindelse med opgradering og vedligehold. Tilsvarende er man, tilføjer Annie Stahel, ikke nær så følsom overfor de strømudfald, der typisk plager indre København et par gange årligt.

– Både it-afdelingen og de øvrige ansatte får ganske enkelt mere tid til rådighed, hvor de kan løse mere væsentlige opgaver. Samtidig har vi store forventninger til, at vi med Lync kan binde organisationen bedre sammen og f.eks. erstatte et stort antal rejsedage mellem København og Odense, hvor Socialstyrelsen har til huse.

Ligeledes forventer Annie Stahel, at det med SharePoint online bliver langt nemmere og sikrere at dele dokumenter med eksterne parter – f.eks. deltagere i ekspertkomitéer – ’uden at til forlade sig på hjemmestrikkede løsninger eller tjenester som f.eks. Dropbox, der ikke lever op til de krav, vi stiller til det generelle sikkerhedsniveau.’

Solution Overview



Organization Size: 300 employees

Organization Profile
Social- og Integrationsministeriet blev dannet i oktober 2011 og har bl.a. til formål at skabe fremskridt for udsatte borgere i Danmark. Ministeriets forretningsområde dækker den centrale forvaltning af det sociale servicesystem samt opgaver vedrørende integration og familieret.

Business Situation
Ministeriet havde behov for en driftsikker skytjeneste, der kunne godkendes af Datatilsynet, selv om data lagres uden for landets grænser.

Solution
En skybaseret samarbejds- og produktivitetsplatform baseret på Microsoft Office 365.

Benefits
  • Højere driftsstabilitet og mere effektiv arbejdstid til både it-afdeling og øvrige ansatte
  • Markant kapacitetsudvidelse fra 700 MB til 25 GB pr. bruger
  • Mindre afhængighed af hardware og enkeltpersoner med systemindsigt
  • Generel opdatering til moderne til moderne, skybaseret samarbejdsplatform
  • Højt sikkerhedsniveau
  • Mulighed for at spare tid og penge med Lync
  • Lettere at dele dokumenter sikkert med eksterne samarbejdsparter

Software and Services
Microsoft Office 365

Vertical Industries
Public Administration

Country/Region
Denmark

Languages
Danish

Partner(s)
VENZO A/S

RSS