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Posted: 7/1/2013
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Hamburg Port Authority (HPA) Der größte Hafen Deutschlands verwendet Office 365 ProPlus und reduziert die Administration um 75 Prozent

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* Wir freuen uns darauf, die Möglichkeiten
von Office 365 als Teil unserer
Strategie zur Verbesserung von
Kommunikation und Zusammenarbeit
zu erforschen
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Dr. Sebastian Saxe
Chief Information Officer

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Die Hamburg Port Authority (HPA) ist mit dem Management des größten Hafens in Deutschland, des zweitgrößten in Europa, betraut. Die HPA wollte neue Geräte und Formate nutzen, um die Mitarbeitermobilität zu fördern und Probleme zu beheben, die die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter bei der Arbeit außerhalb ihrer Büros behindern könnten. Die HPA entschied sich für das Upgrade auf Microsoft Office 365 ProPlus, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, von nahezu jedem Gerät aus überall auf dem Hafengelände produktiv arbeiten zu können. Zusätzlich konnte das IT-Personal durch die Nutzung der neuen Verteilungsfunktionalitäten in Office 365 ProPlus das Risiko von Kompatibilitätsproblemen und damit einhergehenden Betriebsunterbrechungen senken und die Zeit, die die Administratoren mit der Office-Verteilung verbrachten, um 75 % reduzieren.

Ausgangslage

Die Hamburg Port Authority (HPA) mit Sitz in Hamburg wurde 2005 gegründet, um den Betrieb des 7.399 Hektar großen Hafengeländes zu managen. Die HPA ist Eigentümerin des Hafengeländes und ist außerdem verantwortlich für die wasser- und landseitige Infrastruktur, die Sicherheit des Schiffsverkehrs, die Hafenbahnanlagen, die Liegenschaftsverwaltung des Hafens sowie für die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen auf dem Hafengelände. Während der Wintermonate managt die HPA außerdem die Kommunikation mit der Öffentlichkeit über mögliche Überschwemmungen aufgrund von gefährlichen Sturmfluten.

Als zweitgrößter Hafen Europas beschäftigt die HPA ca. 1.800 Mitarbeiter auf den Schiffen und den Büros am Hafengelände. Da für die HPA Kommunikation und Zugang zu Informationen entscheidend für ihre umfassende Betriebstätigkeit sind, sucht sie ständig nach innovativen Lösungen und Technolo-gien zur Verbesserung des Informationsaustauschs und der Mitarbeiterproduktivität. Das IT-Personal der HPA wollte die Mitarbeiter mit mobilen Geräten wie z.B. Laptops, Tablets und Smartphones ausstatten und ihnen damit die Möglichkeit geben, bei der Arbeit nicht mehr an ihre Schreibtische gebunden zu sein. Stefan van Eijden, IT-Infrastruktur Manager bei der HPA, sagt: „Wir hatten das Gefühl, dass die Produktivität manchmal dadurch eingeschränkt wurde, dass die Mitarbeiter zu ihren Desktop-Computern ins Büro zurückkehren mussten, um ihre E-Mails zu lesen und zu arbeiten. Wenn wir ihnen moderne Geräte mit bekannten Programmen wie Microsoft Office zur Verfügung stellen könnten, könnten sie überall auf dem Hafengelände arbeiten.“

Die Mitarbeiter waren mit Microsoft Office bereits vertraut und verwendeten es als ihr Standard-Produktivitätstool für E-Mails, Kalender, Dokumente und Tabellenkalkulation. Die meisten Mitarbeiter nutzten Microsoft Office 2007, einige Mitarbeiter verwendeten aufgrund spezifischer Systemanforderungen noch Microsoft Office 2003. In der Vergangenheit wurden Office-Upgrades oft zurückgestellt, da Besorgnis darüber herrschte, dass Kompatibilitätsprobleme der Anwendung zur Störung wichtiger Geschäftsprozesse wie der Fakturierung, dem Reporting und des Dokumentenaustauschs mit externen Partnern führen könnten. Das IT-Personal brauchte Wochen und sogar Monate, um die Kompatibilität zwischen einer neuen Office-Version und den unzähligen branchenspezifischen Anwendungen des Hafenbetriebs zu testen. Für frühere Desktop-Verteilungen verwendete das IT-Personal den Microsoft Systems Management Server (SMS) 2003, um die Office- Installationen und Updates zu packen, zu testen und auszuliefern. „Wir verwendeten SMS, um Office an die Kunden zu liefern, aber der Prozess war für unser IT-Personal trotzdem sehr zeitaufwendig“, sagt van Eijden. „Außerdem konnten unsere Mitarbeiter ihre PCs während der Installation von Office über eine Stunde lang nicht verwenden.“

Lösung

Um den Herausforderungen der Office-Upgrades zu begegnen und eine bessere Lösung zu finden, arbeitete die HPA mit Microsoft und seinem langjährigen Beratungspartner Blue Communications Software zusammen. Als die HPA nach ortsunabhängigem Zugriff auf Informationen und Hilfe bei der Beschleunigung von Office-Upgrades fragte, schlug Microsoft der HPA Microsoft Office 365 vor. Office 365 vereint cloud-basierte Versionen von Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online und Microsoft Lync Online als eine mit den Microsoft Office-Clientanwendungen in Microsoft Office 365 ProPlus vernetzte Lösung. Office 365 ProPlus ist die volle, als Dienst gelieferte Client-Version von Office und beinhaltet alle Office-Anwendungen, mit denen die HPA-Mitarbeiter bereits vertraut sind - Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, Microsoft OneNote, unter anderem. Dr. Sebastian Saxe, Chief Information Officer der HPA, sagt: „Wir freuen uns darauf, die Möglichkeiten von Office 365 als Teil unserer Strategie zur Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit zu erforschen. Wir glauben, dass das Upgrade auf Office 365 ProPlus dafür der ideale Ansatzpunkt war.“

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* Office 365 ProPlus hilft uns bei der Umsetzung unserer mobilen Strategie und
wird unseren Mitarbeitern helfen, effizienter zu arbeiten.
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Dr. Sebastian Saxe
Chief Information Officer

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Bis Februar 2013 installierten ca. 500 Mitarbeiter der HPA Office 365 ProPlus auf ihren verschiedenen Geräten und testeten eine Reihe neuer Hardware wie z.B. touchfähige Laptops und Tablets. Das IT-Personal zeigte sich von Office 365 ProPlus beeindruckt, da Office 365 ProPlus zentrale Verwaltungskontroll- und Verteilungsmöglichkeiten bietet, die ihnen dabei halfen, die Installation zu beschleunigen und Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. So entschied sich die HPA z.B. für eine Verteilung über einen Bereitstellungspunkt im HPA-Netzwerk, der automatisch Updates von Microsoft herunterlud und es dem IT-Team erlaubte, die Updates von Office 365 ProPlus auf HPA-Geräten zu verwalten. „Wir entschieden uns dafür, die Office-Updates über unsere eigene Infrastruktur bereitzustellen, damit unser IT-Personal einige schnelle Tests durchführen kann, bevor Office an die Kunden geht“, sagt van Eijden. „Der Bereitstellungspunkt reduzierte auch das Risiko einer Spitze in unserem Internetverkehr.“ Nach Abschluss der Tests im Bereitstellungsbereich durch das IT-Personal wird Office über Klick-und-Los upgedated, eine in Office 365 ProPlus integrierte Streaming- und Virtualisierungstechnologie, um Office-Updates automatisch vom Bereitstellungspunkt ziehen zu können. van Eijden fügt hinzu: „Wenn es an diesem Punkt zu Problemen kommt, erlaubt uns Office 365 ProPlus das einfache Zurücksetzen auf eine frühere Version, ohne dass Client-Geräte manuell bedient werden müssten.“

Während der Erstinstallation von Office 365 ProPlus nutzten die Mitarbeiter die Vorteile der Streaming-Technologie, um Office bereits nach wenigen Minuten nutzen zu können, noch bevor das Office-Paket vollständig auf ihren Computern installiert war. Bei zukünftigen Office-Updates und Patches streamt der Office 365-Dienst nur das „Delta“ oder die Differenz zwischen jedem Binärpaket. So können Netzwerk- und Internetbandbreite gespart werden. Klick-und-Los fungiert außerdem als isolierte Umgebung, damit Office auf den Mitarbeiter-PCs laufen kann und diese die neueste Office-Version zusammen mit einer älteren Version nutzen können. Die IT-Abteilung kann sich nun darauf verlassen, dass die Mitarbeiter Kompatibilitätstests mit Makros, Plug-Ins und branchenspezifischen Anwendungen durchführen können, während sie durch die neuen Office-Funktionalitäten navigieren. Wenn es zu einer Inkompatibilität kommt, können die Mitarbeiter einfach einen älteren Office-Client öffnen und ihre Arbeit ohne Unterbrechung fortsetzen. „Diese Verteilungsmöglichkeiten von Office 365 ProPlus erleichtern uns unsere Arbeit sehr “, sagt van Eijden. „Wir können mit der Standardisierung der Office-Versionen beginnen und gleichzeitig die Anforderungen älterer Anwendungen erfüllen.“

Die Mitarbeiter sind sehr zufrieden mit Office 365 ProPlus. Die Führungskräfte der HPA können bereits Verbesserungen in der Produktivität feststellen: „Ich verwende Office 365 ProPlus auf meinem Windows 8-Tablet und es gefällt mir sehr gut. Ich kann in OneNote Notizen machen, sie auf dem SharePoint oder in SkyDrive speichern und meine Kollegen können sie innerhalb kürzester Zeit durchsehen und darauf reagieren. Mit der OneNote Mobil-App kann ich diese Notizen sogar auf meinem persönlichen iOS-Gerät bearbeiten“, sagt Dr. Saxe. Mit neuen Mail- und Kalenderfunktionalitäten in Outlook können die Mitarbeiter auch die Kommunikation mit Partnern verbessern. Mit neuen Datenanalyse- und Visualisierungstools in Excel wie der Quick Analysis Lens, empfohlenen Tabellen und Flash Fill können die Mitarbeiter die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen des Hafens einfach analysieren. Außerdem können sie Word-Dokumente als PDF speichern oder PDF-Dateien in Word öffnen und Text, Listen und Tabellen wiederverwenden.

Zusätzlich können die Mitarbeiter Office 365 ProPlus auf bis zu fünf PCs oder Macs installieren. „Im Jahr 2013 möchten wir weitere touchfähige Windows 8-Geräte mit Office einführen, damit unsere Mitarbeiter überall im Hafen einfach arbeiten können“, sagt van Eijden. Wenn Mitarbeiter unterschiedliche Geräte verwenden, können sie die Möglichkeiten der Office-Roamingeinstellungen nutzen, um auf ihre kürzlich bearbeiteten Dokumente und Tabellen zuzugreifen und dort weiterzumachen, wo sie aufgehört haben. Sie haben außerdem Zugriff auf ihre eigenen Wörterbücher und Motiveinstellungen.

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* Mit unserer Lösung für die Bereitstellung und Klick-und-Los in Office ProPlus
konnten wir die IT-Arbeitsstunden für das Testen, Installieren und Updaten von
Office-Versionen um 75 % reduzieren.
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Stefan van Eijden
IT-Infrastruktur Manager

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Als nächsten Schritt wird die HPA, mit Unterstützung von Blue Communications Software, die Auslieferung von Office 365 ProPlus an die restlichen 1.400 Mitarbeiter durchführen und wenn notwendig Schulungen anbieten. Parallel dazu erwägt die HPA die Umstellung auf Office 365. Dies würde den Umstieg von ihrer Microsoft Exchange Server 2010 Messaging-Lösung auf Exchange Online and von ihrer Microsoft SharePoint Server 2010 Collaboration-Lösung auf SharePoint Online bedeuten. Ebenso wird die HPA die Verwendung von Lync Online für Kommunikationsfunktionalitäten in Echtzeit evaluieren, wie z.B. Sofortnachrichten, Anwesenheit und Audio- und Videokonferenzen. In der Zwischenzeit können die Mitarbeiter von der nahtlosen Interoperabilität zwischen Office 365 ProPlus und den Microsoft Serverlösungen profitieren.

„Wenn wir diese neuen IT-Projekte starten, wollen wir von einem Partner unterstützt werden, der über Erfahrung und Wissen beim Implementieren dieser innovativen Technologien verfügt“, sagt Dr. Saxe. „Die Unterstützung, die wir von Microsoft und Blue Communications Software erhalten haben, erachte ich als sehr gut.“

Vorteile

Als ersten Schritt hin zur Einführung der cloudbasierten Dienste in Office 365 hat die HPA durch das Upgrade auf Office 365 ProPlus neue Möglichkeiten zur Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation und -zusammenarbeit eröffnet. Die HPA erwartet eine Verbesserung der mobilen Produktivität, eine Senkung des Risikos einer Betriebsunterbrechung, die Reduzierung des Zeitaufwands für den Support von Office-Installationen und Updates und die Verbesserung von Notfallmaßnahmen.

Ermöglichung von Mobilitätsstragien für praktisch ortsunabhängigen Zugriff

Die HPA erwartet, dass die mobile Strategie zu einer Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und des Hafenbetriebs beiträgt. Durch die Verteilung von Office 365 ProPlus müssen die Mitarbeiter nicht länger in ihre Büros zurückkehren, um E-Mails zu lesen und Dokumente über einen Desktop-PC aufzurufen. Stattdessen können die Mitarbeiter mit der neuesten Office-Version auf verschiedenen Geräte und von überall im Hafen, wo sie gerade gebraucht werden, arbeiten. Basierend auf frühem Feedback von Seiten der Mitarbeiter erwartet die HPA, dass die Mitarbeiter aufgrund von zusätzlichen Geräten und innovativen Technologien in der Arbeit zufriedener sind. „Wir verfolgen eine Mobilitätsstrategie, die Investitionen in neue PCs, Tablets und Smartphones vorsieht“, sagt Dr. Saxe. „Wir glauben, dass Office 365 ProPlus uns dabei hilft, unsere mobile Strategie umzusetzen und unseren Mitarbeitern dabei hilft, effizienter zu arbeiten.“

Reduzierung der Verteilungszeit um 75 Prozent

„Mit unserer Lösung für die Bereitstellung und Klick-und-Los in Office 365 ProPlus konnten wir die IT-Arbeitsstunden für das Testen, Installieren und Updaten von Office-Versionen um 75 % reduzieren“, sagt van Eijden. „Jetzt müssen wir ein Paket testen und alles anderen funktioniert automatisch. Wir müssen daher keine manuellen Installationen oder Zurücksetzungen mehr vornehmen.“ Durch eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands für Office konnte das IT-Personal diese Zeit neu nutzen und auf strategische Projekte fokussieren, wie z.B. die Überlegung der HPA, auf die cloudbasierten Dienste von Office 365 umzusteigen.

Reduzierung der Betriebsunterbrechungen während Office-Upgrades

Durch die Nutzung von Klick-und-Los und den Office Side-by-Side-Funktionalitäten in Office 365 ProPlus, konnte die HPA das Risiko von Betriebsunterbrechungen durch Probleme mit der Anwendungskompatibilität während Office-Installationen und Upgrades senken. van Eijden sagt: „Die Mitarbeiter testen die Kompatibilität gerne selbst, weil sie oft besser als die IT-Abteilung wissen, wie Office mit Makros, Plug-Ins und branchenspezifischen Anwendungen funktionieren sollte. Wenn sie ein Problem finden, können sie eine ältere Office-Version auf ihrem Client öffnen, ihre Arbeit abschließen und dann das Problem der IT melden.“ Zusätzlich werden die Mitarbeiter nicht gestört, wenn zukünftige Office-Updates und Patches auf ihre Client-Geräte gestreamt werden.

Verbesserung der Notfallmaßnahmen

Die HPA verfügt über einige Laptops, die nur verwendet werden, wenn es während der Wintermonate zu Stürmen kommt. Mit Office 365 ProPlus kann die HPA diese Geräte nach langer Nichtbenutzung einschalten und Office-Updates werden im Hintergrund gestreamt und aktualisieren nur die Deltas. „In Notfallsituationen ist die Kommunikationstechnik entscheidend, jede Minute zählt“, sagt van Eijden. „Jetzt können wir davon ausgehen, dass Office-Anwendungen wie Outlook und Excel sofort nach Einschalten der Geräte starten und laufen. Das wird uns dabei helfen, die Qualität unseres Sturmflutschutzes zu verbessern.“

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die HPA sich für die Verteilung von Office 365 ProPlus entschieden hat, weil es die neuesten Office-Tools auf einer Reihe von Geräten zur Verfügung stellen wollte, um die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. „Beim Blick in die Zukunft und bei unseren Überlegungen zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit wird Office 365 ProPlus eine entscheidende Rolle in unserer IT-Strategie spielen“, schlussfolgert Dr. Saxe.

Diese Fallstudie dient ausschließlich Informationszwecken. MICROSOFT GIBT IN DIESER ZUSAMMENFASSUNG KEINE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN GARANTIEN AB.

Solution Overview



Organization Size: 1900 employees

Organization Profile
Die Hamburg Port Authority (HPA) mit Sitz in Hamburg managt den gesamten Infrastrukturbetrieb des Hamburger Hafens, dem zweitgrößten Hafen Europas.

Software and Services
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Office 365 ProPlus

Vertical Industries
Public Works & Transportation

Country/Region
Germany

Languages
German

Partner(s)
Blue Communications Software GmbH

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