4-page Case Study
Posted: 7/18/2013
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Freudenberg Sealing Technologies Fertigungsunternehmen senkt mit Voice and Conferencing-Lösung Kosten um 50 Prozent

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* Durch den Einsatz von Lync Enterprise Voice sind wir in der Lage, unsere Kommunikations-kosten gegenüber
den Kosten für den Austausch und die Wartung unserer PBX-Systeme um 50 Prozent zu senken.
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Steffan Haas
Head of IT Infrastructure

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Freudenberg Sealing Technologies (FST) bietet hochwertige, maßgeschneiderte Produkte und Anwendungen für Kunden in den unterschiedlichsten Branchen – von der Automobilindustrie über den Maschinenbau bis hin zur Medizintechnik. Um die hohen Reise- und Telefonkosten zu senken, führte FST eine Unified Communications-Lösung von Microsoft ein und hat auf diese Weise seinen Mitarbeitern in allen europäischen Niederlassungen Anwesenheits-, Instant-Messaging-, Audio- und Videokonferenz-, Desktopfreigabe- und Online-Meeting-Funktionen zur Verfügung gestellt. Kürzlich hat das Unternehmen mit Unterstützung des Microsoft-Partners Glück & Kanja außerdem den Microsoft Lync Server 2013 eingeführt, um durch erweiterte Funktionen für Videokonferenzen und Online-Meetings die Reisekosten zusätzlich zu senken. Insgesamt konnte das Unternehmen seine Telefon- und Reisekosten halbieren und seinen Mitarbeitern gleichzeitig alle Tools zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um überall und jederzeit produktiv zu sein.

Situation

Das in Weinheim ansässige Unternehmen Freudenberg Sealing Technologies (FST) ist Zulieferer und Entwicklungspartner für Kunden in den unterschiedlichsten Branchen, von der Automobilindustrie über den Maschinenbau, die Prozesstechnologie, Medizintechnik, Lebensmittelindustrie und Pharmazeutik bis hin zur Landwirtschafts- und Baumaschinenindustrie. FST beschäftigt rund 8.000 Mitarbeiter in 22 Fertigungsstätten in Österreich, Tschechien, Frankreich, Deutschland, Ungarn, Italien, Spanien, der Türkei und Großbritannien.

Vor rund fünf Jahren sah sich FST mit steigenden Reisekosten konfrontiert, da das Auftragsvolumen zunahm und immer mehr Mitarbeiter außer Haus zum Einsatz kamen. Der CFO von FST forderte das IT-Team auf, eine Kommunikationslösung zur Senkung dieser Kosten zu finden – und zwar möglichst schnell. Das IT-Team bat daraufhin Glück & Kanja, ein Mitglied des Microsoft Partner Network, um Hilfe bei der Auswahl und Einführung einer geeigneten Lösung. „Glück & Kanja haben uns geholfen, unsere Optionen abzuwägen, und wir haben uns dann für den Microsoft Office Communications Server 2007 entschieden, weil er genau die Anwesenheits-, Instant-Messaging- und Konferenzfunktionen bietet, die wir benötigten, und außerdem mit unseren bestehenden Microsoft-Lösungen kompatibel ist“,erklärt Steffan Haas, Head of IT Infrastructure bei FST. Mit Unterstützung von Glück & Kanja war die Lösung bei FST innerhalb von nur 10 Tagen einsatzbereit.

Die Mitarbeiter nahmen das neue System schnell an. Haas berichtet zufrieden: „Wir mussten unseren Mitarbeitern die neue Microsoft-Kommunikationslösung gar nicht erst schmackhaft machen. Alle, die von Kollegen von den neuen Konferenz- und Anwesenheitsfunktionen gehört hatten, wollten sofort ebenfalls vernetzt werden.“

FST hat seine Microsoft-Kommunikationslösung im Laufe der Zeit immer wieder aktualisiert, um seine Mitarbeiter optimal zu unterstützen. Rund 4.500 Mitarbeiter nutzen die Lösung täglich für die Anzeige ihres Anwesenheitsstatus, Instant Messaging, Ad-hoc-Online-Meetings, Audio- und Videokonferenzen oder die Desktopfreigabe. 2010 führte FST den Microsoft Lync Server 2010 ein und begann gleichzeitig, seine in die Jahre gekommenen und teuren PBX-Systeme (Private Branch Exchange) durch Lync Enterprise Voice zu ersetzen. Derzeit wird Lync von rund 1.500 Mitarbeitern als Hauptlösung für die Sprachkommunikation genutzt.

Lösung

Da FST stets darum bemüht ist, seinen Mitarbeitern die neuesten Technologien zur Verfügung zu stellen, hat das Unternehmen kürzlich in Zusammenarbeit mit Glück & Kanja den Lync Server 2013 eingeführt. „Wir haben uns in Bezug auf unsere Microsoft-Kommunikationslösung in den letzten sechs Jahren immer auf Glück & Kanja verlassen, da sie das nötige Know-how für eine reibungslose Implementierung besitzen“, lobt Haas. In Zusammenhang mit der Einführung von Lync Server 2013 unterstützte Glück & Kanja FST bei der Konfiguration von zwei Front-End-Server-Pools mit gespiegelten Microsoft SQL Server-Datenbanken zur Sicherung der Geschäftskontinuität im Fall eines Systemausfalls.

Mit der Einführung von Lync Server 2013 will FST Lync Enterprise Voice einer noch größeren Zahl von Mitarbeitern zugänglich machen. In den größeren Niederlassungen nutzt das Unternehmen Lync als Ersatz für überalterte PBX-Systeme, die teuer und nur schwer zu verwalten sind. Zur Verbindung von Lync Server mit dem Festnetz werden AudioCodes-Gateways eingesetzt. In den kleineren Niederlassungen setzt FST Survivable Branch Appliances (SBAs) von AudioCodes ein, die auf kosteneffektiven Media-Gateways unter Nutzung der Survivable Branch Appliance von Microsoft basieren. Die Software gewährleistet auch noch bei weiträumigen Netzwerkausfällen eine funktionierende Festnetzverbindung.

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* Dank der Galerieansicht in Lync 2013 können unsere Mitarbeiter in Konferenzen unmittelbar erleben, wie die Reaktion ihrer Gesprächspartner auf Präsentationen
ausfällt.
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Steffan Haas
Head of IT Infrastructure

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Die Mitarbeiter nutzen die neueste, speziell für den Einsatz mit Lync Server entwickelte Voice-Hardware sowie Jabra-Headsets und Jabra-410-Speakerphone. „Unsere Mitarbeiter arbeiten gern mit dem Jabra Speakerphone, weil es schnurlos und leicht einzurichten ist“, erklärt Haas. „Solange Sie das Speakerphone und einen Laptop haben, können sie jederzeit ganz einfach eine spontane Konferenz mit drei oder vier Teilnehmern abhalten.“ FST nutzt auch Polycom-CX600-IP-Tischtelefone, die Lync-Funktionen wie Telefonbuchsuche und Anwesenheitsinformationen bieten.

Um Audiokonferenzen mit externen Kontakten abzuhalten, verlassen sich die Mitarbeiter ausschließlich auf den Microsoft Lync 2013 Client. Dank Lync konnte FST gleich mehrere Audio-Conferencing-Services durch eine einzige Lösung ersetzen. „In der Vergangenheit hatten lokale Niederlassungen oder sogar einzelne Abteilungen unterschiedliche Verträge“, erklärt Haas. „Jetzt haben wir nur noch eine Konferenznummer für jedes Land.“ Mitarbeiter können darüber hinaus auch die Microsoft Lync Web App nutzen, um Online-Meetings abzuhalten. Externe Teilnehmer können mit der Lync Web App an einem Meeting teilnehmen und über die meisten Browser alle benötigten Audio-, Video- und Desktopfreigabe-Funktionen erhalten.

Die Mitarbeiter von FST schätzen in Videokonferenzen vor allem die Videogalerie-Funktion von Lync, weil sie auf diese Weise während des Meetings die Reaktionen aller Teilnehmer verfolgen können. Durch die gleichzeitige Ansicht von bis zu fünf Video-Streams sehen sie die Reaktionen ihrer Gesprächspartner auf Informationen oder Materialien, die während der Konferenz präsentiert werden. Das Unternehmen hat die 55-Zoll-Flatscreens in den Konferenzräumen mit Logitech-B910-HD-Webcams ausgestattet. Derzeit führt FST außerdem H.264 Scalable Video Coding ein, einen Videokompressionsstandard, der hochwertige Bit-Streams so verschlüsselt, dass beim Empfänger je nach verfügbarer Bandbreite immer die bestmögliche Wiedergabe gewährleistet ist. Auch für Vier-Augen-Gespräche greifen die Mitarbeiter gern auf die Videokonferenzfunktion von Lync 2013 zurück. Zudem werden die in Microsoft PowerPoint eingebetteten Medien bereits für Präsentationen genutzt. „PowerPoint und die Vorschaufunktionen bieten enorme Vorteile im Meeting“, so Haas.

Vorteile

Durch das Upgrade auf Lync Server 2013 erhofft sich FST weitere Kostensenkungen. Das Unternehmen ist zudem überzeugt davon, dass die Funktionen der neuesten Version, wie z. B. die verbesserte Videokonferenzfunktion, den Mitarbeitern helfen, ihre Produktivität zu optimieren und ihre Beziehungen zu stärken.

Kostensenkung um 50 Prozent

Mit der Einführung von Lync Enterprise Voice konnte FST eine signifikante Senkung seiner Telefonkosten erreichen, unter anderem durch den Austausch der alten, wartungsintensiven PBX-Systeme. Angesichts der standortübergreifenden Einführung von Lync Server 2013 und der kontinuierlichen Ersetzung der veralteten PBX-Systeme sind für die Zukunft weitere Kostensenkungen abzusehen. „Im Vergleich zu den Kosten für Austausch und Wartung unserer PBX-Systeme können wir mit Lync Enterprise Voice unsere Kommunikationskosten um 50 Prozent senken“, erklärt Haas.

Dank der Funktionen für Konferenzschaltung, Online-Meetings und Desktopfreigabe in Lync 2013 verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit auf Reisen von einer Niederlassung zur anderen oder zum Kunden, sodass sich für FST auch die Reisekosten reduzieren. „Wir konnten unsere Reisekosten erheblich senken, weil die Mitarbeiter jetzt einfach über Lync zusammenarbeiten können“,schwärmt Haas. Auch die Kosten für Fern- und Mobilfunkgespräche sind gesunken. „Wir müssen uns jetzt keine Gedanken mehr über Gesprächskosten machen, denn wir können einfach über Lync mit anderen Niederlassungen kommunizieren“, so Haas. „Auch Mitarbeiter auf Reisen können Lync nutzen, um ihr Büro oder die Familie anzurufen, anstatt dafür das Handy zu verwenden.“
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* Mit der Lync Web App können alle Teilnehmer Video- und Desktopfreigabe-funktionen
nutzen, sodass die Meetings wesentlich produktiver ablaufen
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Steffan Haas
Head of IT Infrastructure

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Verbesserte Kommunikation

FST erhofft sich durch die optimierten Videofunktionen im Lync Server 2013 eine verbesserte Kommunikation innerhalb des ganzen Unternehmens. „Dank der Galerieansicht in Lync 2013 können unsere Mitarbeiter in Konferenzen unmittelbar erleben, wie die Reaktion ihrer Gesprächspartner auf Präsentationen ausfällt“, so Haas. „Sie sind sich auch bewusst, dass sie selbst beobachtet werden, sind daher aufmerksamer und lassen sich weniger von anderen Dingen ablenken.“

Die Führungskräfte von FST schätzen die verbesserte Videoqualität. „Unsere oberste Geschäftsführung wollte die HD-Funktionen von Lync für ihre Peer-to-Peer-Meetings nutzen, weil die Gespräche durch die deutliche Mimik und Körpersprache eine ganz andere Qualität gewinnen“,erklärt Haas. Auch die Beziehungen zwischen den Kollegen werden gestärkt, wenn sie sich häufiger sehen und nicht nur miteinander telefonieren.

Haas fügt hinzu: „Auch die Vorschaufunktion für Folienpräsentationen oder die Möglichkeit für Teilnehmer, zwischen Folien umzuschalten, trägt zu einer besseren Kommunikation bei, weil die Mitarbeiter auf diese Weise Materialien besser einsehen und gezielt Fragen stellen können.“

Anwenderfreundlichkeit für mehr Produktivität

Durch die Bereitstellung von Lync hat FST viele alltägliche Aufgaben seiner Mitarbeiter erleichtert, wie beispielsweise die Einladung interner und externer Teilnehmer zu Audiokonferenzen. „Früher haben die Mitarbeiter viel Zeit damit vertan, die Telefonnummern ihrer Meeting-Teilnehmer zu finden“, erklärt Haas. „Mit Lync 2013 können sie in Microsoft Outlook ein Lync-Meeting mit nur einem Klick ansetzen.“Weil es so einfach ist, Meetings anzusetzen und daran teilzunehmen, wurden die Konferenzfunktionen sehr gut angenommen.

Mit der Lync Web App können die Mitarbeiter auch Meetings mit externen Kunden und Partnern produktiver gestalten. „Mit der Lync Web App können alle Teilnehmer Video- und Desktopfreigabefunktionen nutzen, sodass die Meetings wesentlich produktiver ablaufen“,so Haas.

Microsoft Lync Server 2013

Microsoft Lync Server 2013 bietet ein neues, gemeinschaftliches Benutzererlebnis. Jede Kommunikation verwandelt sich in eine Interaktion, durch die besser und aktiver zusammengearbeitet werden kann – mit Zugriffsmöglichkeit von jedem beliebigen Standort. Auch die IT profitiert dank einer sehr sicheren und zuverlässigen Kommunikationslösung. Diese sorgt durch die Nutzung vorhandener Tools und Systeme für eine einfachere Verwaltung, niedrigere Betriebskosten, eine reibungslose Implementierung und Migration sowie mehr Auswahlmöglichkeiten und Flexibilität.


Diese Fallstudie dient ausschließlich Informationszwecken. MICROSOFT GIBT IN DIESER ZUSAMMENFASSUNG KEINE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN GARANTIEN AB.
Solution Overview



Organization Size: 8000 employees

Organization Profile
Freudenberg Sealing Technologies GmbH & Company KG ist die europäische Holdinggesellschaft von Freudenberg Sealing Technologies (FST). Das Unternehmen beschäftigt rund 8.000 Mitarbeiter in 22 Fertigungsstätten in ganz Europa.

Software and Services
  • Microsoft Lync Server 2013
  • Microsoft SQL Server
  • Microsoft Office
  • Microsoft Outlook 2010

Vertical Industries
Automotive, Industrial Equipment & Aerospace

Country/Region
Germany

Languages
German

Partner(s)
Glück & Kanja Consulting AG

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