2 page Case Study
Posted: 9/16/2013
108
Rate This Evidence:

Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) SharePoint Services ermöglichen behördenübergreifende Zusammenarbeit

*
* Mit dieser SharePoint 2010-Architektur
haben wir die Komplexität gut
in den Griff bekommen und bieten eine leistungsfähige Plattform für
Zusammenarbeit.
*

Dr. Jörg Flüs
Bereichsleiter IT.NRW

*
Über 31 Millionen E-Mails im Monat verschicken die Mitarbeiter der Bundesagentur für Arbeit. Im Bereich Arbeitslosenversicherung legen sie täglich 260 000 Dokumente an und bei der Familienkasse kommen für die Bearbeitung von Kindergeld täglich 140 000 Dokumente hinzu.

Wie in der Bundesagentur mühen sich viele Mitarbeiter in Behörden täglichen durch zahllose E-Mails und Dokumente. Daher überlegen sich immer mehr IT-Verantwortliche, wie sich Abstimmungen erleichtern und die Zusammenarbeit verbessern lassen. „Dokumente per E-Mail mit mehreren Beteiligten abzustimmen, ist unübersichtlich und langwierig“, argumentiert auch Dr. Jörg Flüs, Bereichsleiter IT-Lösungen – Basisanwendungen – bei IT.NRW. „Besonders für den Kollegen, der zum Schluss alle Änderungen in einem Dokument zusammenführen muss.“ In einem virtuellen Teamraum mit Dokumentablage hingegen, können die Beteiligten direkt ins Dokument hineinschreiben und jederzeit den aktuellen Stand einsehen.

Einige größere Behörden in NRW und auch IT.NRW selbst testete bereits Teamräume und weitere Collaboration-Dienste. Um deren Potenzial allen Landesbehörden in NRW zugänglich zu machen, entschied sich IT.NRW im Sommer 2010, eine zentrale Plattform für Collaboration-Dienste aufzubauen.

„Auf dieser Plattform wollte IT.NRW verschiedene Kommunikationsdienste als Service betreiben, die alle Behörden in NRW buchen können“, erläutert Flüs. „Das würde es beispielsweise den Mitarbeitern eines Projekts ermöglichen, einen Service der Kategorie „Projektdokumentation“ zu bestellen.“

Eine Plattform für alle Ämter

Auf diese Weise könnten Behörden jeglicher Größe von einer hohen Standardisierung profitieren und ausgearbeitete Dienste erhalten. Dazu musste IT. NRW eine leistungsstarke Infrastruktur aufbauen, die verschiedene Kommunikationskomponenten bereitstellt, verbunden mit effizienten Prozessen für Bestellung, Auslieferung und Abrechnung. Gleichzeitig sollte sich das Portal leicht um neue Services erweitern lassen, um für künftige Arbeitsprozesse gerüstet zu sein. Das Projekt zum Aufbau der Services firmierte unter dem Namen Beatrix: Bereitstellung von Sharepoint Services für interne und externe Kunden. Als technologische Basis wählte IT.NRW Microsoft SharePoint Server 2010, da es bereits SharePoint 2007 einsetzte und Erfahrung mit der Microsoft-Lösung hatte.

„Die entscheidenden Fragen lauteten nun: Welche Aufgaben und Prozesse lassen sich durch eine optimierte Zusammenarbeit verbessern? Und welche Werkzeuge sollen wir unseren Behörden dafür zur Verfügung stellen und wie muss sich ein Dienstleister hier aufstellen?“, berichtet Flüs und wandte sich an die Kollegen eines anderen Bundeslandes. „Der dortige IT-Dienstleister hatte bereits SharePoint 2007 erfolgreich implementiert und dabei Microsoft Consulting Services hinzugezogen. „Bei einem Besuch haben wir uns ausführlich informiert und beschlossen, ebenfalls Microsoft ins Boot zu holen.“

Microsoft Consulting Services sollte das SharePoint-Portal konzipieren und die Umsetzung begleiten, die bei einem Microsoft-Partner lag. Dabei hatte das Microsoft-Team von Beginn an den gesamten Lebenszyklus der Lösung im Blick. Daher bezog es Microsoft Premier Support bereits bei der Architekturberatung und in der Designphase ein, um eine übergreifende Qualitätssicherung zu garantieren und später die optimale Wartung zu ermöglichen.

Nutzer früh einbeziehen

Für die Konzeption von Collaboration-Lösungen hat Microsoft eine Prozess- und Projektmethodik entwickelt, die gleichermaßen die IT-Technik und die Geschäftsprozesse einbezieht. „Unsere Methodik „Impact“ setzt die Bedürfnisse der kommenden Nutzer in den Mittelpunkt. Denn mit dem Portal wird sich deren Arbeiten fundamental verändern“, erläutert Mario Thiessenhusen, Microsoft Consultant.

Zunächst entwarfen ein Führungsteam von IT.NRW sowie Microsoft Consulting Services im Oktober 2010 gemeinsam eine Vision eines Informationsmanagements. „Wir sind davon ausgegangen, dass andere Behörden in NRW vor ähnlichen Herausforderungen stehen wie wir “, erläutert Flüs. „Daher haben wir unsere hausinternen Prozesse hinzugezogen, um mit Annahmen und Vermutungen – aber gewissen Wahrscheinlichkeiten – eine Vision für den künftigen Information-Workplace zu skizzieren, der den Bedürfnissen der 10 bis 15 000 potenziellen Anwendern dient.“

Das zentrale SharePoint-Portal sollte sowohl virtuelle Teamräume als auch Diskussionsforen zur Verfügung stellen, in denen Mitarbeiter regelmäßige Besprechungen organisieren und Sachverhalte über Bereiche und Organisationen hinweg abstimmen können. Dokumentenablagen stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter über Standortgrenzen hinweg den Zugriff auf die richtigen Informationen und Personen erhält. Das erleichtert es Dokumente zu verwalten, und eine übergreifende Suche hilft, schnell Vorgänge und Dokumente zu finden.

Lebenszyklus in Architektur mitdenken

„Nachdem das Portfolio definiert war, haben wir die Plattform architektonisch konzipiert“,berichtet Sebastian Aufleiter, SharePoint-Architekt bei Microsoft Services. „Dazu haben wir ermittelt, welche SharePoint-Funktionen benötigt werden, um die fünf Anwendungen sinnvoll und standardisiert betreiben zu können.“Das geschah in enger Abstimmung mit dem Premier Support, um den optimalen Betrieb danach zu sichern. „So wie ein Mechaniker nicht dafür ausgebildet ist, Autos zu konstruieren, ist der Konstrukteur nicht dafür ausgebildet, Autos zu warten“, erläutert Aufleiter. „Daher ist es gerade bei komplexen Vorhaben sinnvoll, den Premier Support früh einzubinden und sich über die Punkte auszutauschen, die bei der Konstruktion zu beachten sind.“

Eine Vorgabe von IT.NRW lautete, möglichst Standardfunktionalitäten zu nutzen. „Wir wollten die Release-Fähigkeit hoch halten, um Schwierigkeiten beim Wechsel auf die nächste Version zu vermeiden“,erläutert Flüs. Daher wurde das Portal allein durch Konfiguration gebaut, indem etwa entsprechende Oberflächen eingestellt und Rollen und Berechtigungen festgelegt werden. „Man kann durchaus sagen, dass unser SharePoint-Portal Out-of-the-Box ist“, urteilt Flüs. Entwickelt wurde das Portal in weiten Teilen von einem Microsoft-Partner.

Kompetenz im Projekt aufbauen

Parallel baute IT.NRW ein SharePoint-Competence Center mit eigenen Leuten auf. Diese begleiteten das Projekt von Anfang an und nutzten dabei bereits die neuen Collaboration-Services, um sich die Kompetenz für die Beratung zu erarbeiten. Das Competence Center wird künftig alle Anfragen zur Weiterentwicklung von Beatrix bewerten und dann steuern, was wann auf die Plattform kommt.

Die kalkulatorischen Modelle für die ROI-Berechnung hat Microsoft Consulting Services eingebracht. Laut Wirtschaftlichkeitsberechnung soll der ROI der SharePoint 2010-Plattform bis Ende 2015 erreicht sein. „Dabei haben wir noch nicht groß in die Fläche gerechnet, mehr als die Hälfte des Effizienzgewinns liegt bei IT.NRW selbst“, so Flüs.

Bevor das SharePoint-Portal im Mai 2012 an IT.NRW übergeben wurde, führte Microsoft Services einen Review mit Microsoft Premier Support durch, um ihn mit der Umgebung vollständig vertraut zu machen.

*
* Mit dieser Architektur – SharePoint 2010 als E-Kollaborations- und E-Vorgangsbearbeitungs-
Baustein zusammen mit der Anbindung an die E-Akte – bieten wir ein leistungsfähiges System“, resümiert Flüs. „So eine Komplexität ist schwer in den Griff zu bekommen. Aber dank des fundierten Ansatzes von Microsoft Consulting Services und der Einbeziehung des gesamten Lebenszyklus arbeitet Beatrix einwandfrei.
*

Dr. Jörg Flüs
Bereichsleiter IT.NRW

*
Going live und weitere Entwicklungen

Heute bildet die Beatrix-Plattform die Grundlage für Dokumenten- und Collaboration-Dienste für IT. NRW selbst und für die Landesbehörden in NRW. „Die Plattform läuft sauber und die Konzeption durch Microsoft Consulting Services hat zu den richtigen Diensten geführt“,berichtet Flüs. „Unsere drei Standard-Sitetypen werden stark genutzt, die Team-Site am meisten.“ Mittlerweile senden die Mitarbeiter deutlich weniger E-Mails mit großen Anhängen, sondern nur noch Links auf Dokumente im SharePoint.

„Auch die Erweiterbarkeit wurde gut eingeplant“, so Flüs „Wir haben die Lösungen bereits mehrmals mit überschaubarem Aufwand erweitern können.“ Zunächst wurde ein Dienstreiseantrag als Workflow umgesetzt. „Hierbei müssen Vorgesetzte mitzeichnen, Mittel eingeplant werden und die Reisestelle muss Tickets buchen“, berichtet Flüs. Der neue Workflow reduziert nun die Durchlaufzeit deutlich und ermöglicht zusätzlich mehr Überblick: Auf Knopfdruck können Mitarbeiter einsehen, wie viele Dienstreisen schon genehmigt wurden und wie viel Budget dafür noch übrig ist. „Der Dienstreiseantrag ist die erste Anwendung, die auf einem formulargestützen Workflow basiert“, so Flüs.

Vom Ministerium für Inneres und Kommunales hat IT.NRW den Auftrag bekommen, einen Workflow für die Vorgangsbearbeitung umzusetzen. Dieser ist einer von fünf Modulen der neuen E-Akten-Architektur des BMI, das die vormals monolithische E-Akte ablöst. „Für die E-Vorgangsbearbeitung bilden wir die klassische Umlaufmappe nach“, erläutert Flüs. „In diese lassen sich Dokumente legen, Arbeitsanweisungen anheften und an beliebige Verteiler schicken.“

E-Akten-Module als Generalprobe

Wird die Mappe am Ende aufgelöst, wandern alle Dokumente nebst Historie in Form von Metadaten über eine CMIS-1.0-Schnittstelle (Content Management Interoperability Services) in die E-Akte. „Hier prüfen wir die Umsetzung mithilfe des Nintex-Workflow-Systems, weil es komplexe Prozesse sind“, berichtet Flüs. Darüber hinaus hat IT.NRW eine wichtige Anbindung an die E-Akte entwickelt: „Solange wir Services aus dem SharePoint-Portal nutzen, sind wir auf der Ebene der informellen Zusammenarbeit, da liegt noch kein aktenrelevanter Inhalt vor. In dem Moment, wo das aktenwürdig erscheint – spätestens bei Abschluss des Projekts – ermöglicht es die neue Schnittstelle, wichtige Dokumente als Akten anzulegen, um das Projekt zu dokumentieren.“Damit lassen sich aus informellen Kollaborationsseiten, also aus den Projekt- und Teamsites heraus, einzelne Dokumente oder ganze Bibliotheken auf Knopfdruck über die CMIS-Schnittstelle in die E-Akte überführen.


Diese Fallstudie dient ausschließlich Informationszwecken. MICROSOFT GIBT IN DIESER ZUSAMMENFASSUNG KEINE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN GARANTIEN AB.

Solution Overview



Organization Size: 2200 employees

Organization Profile
Der Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) ist der zentrale IT-Dienstleister des Landes NRW. Das IT-Haus ist Matrix-förmig aufgestellt. Es gibt Empfehlungen an die NRW-Behörden ab und bietet auch selbstständig IT-Lösungen an.

Software and Services
Microsoft SharePoint Server 2010

Vertical Industries
IT Services

Country/Region
Germany

Languages
German

RSS