4-page Case Study
Posted: 11/5/2013
32
Rate This Evidence:

UZ Brussel UZ Brussel stroomlijnt zijn communicatie met Microsoft Lync

Overzicht
Land: België
Sector: Gezondheidszorg

Uitdaging
Het UZ Brussel zocht een oplossing voor Unified Communications om vergaderingen op afstand en thuiswerk vlotter te laten verlopen.

Oplossing
Microsoft Lync bleek de gewenste UC-functies te combineren met telefonie. RealDolmen begeleidt het UZ Brussel met advies, technische aanpassingen en migratie.

Voordelen
  • Chat, e-mail, telefonie, audio- en videoconferencing in één
  • Productiviteitswinst
  • Tijds- en kostenbesparend
  • Eefficiënte bereikbaarheid dankzij aanwezigheidsstatus (‘presence’)
  • Minder heen en weer mailen
  • Centrale en gebruiksvriendelijke interface
  • Perfecte integratie met andere Microsoft software
UZ Brussel stroomlijnt zijn communicatie met Microsoft Lync
Tijd is een kritieke factor in een ziekenhuis. Om zijn medewerkers toe te laten hun tijd nuttig te spenderen, implementeert het Universitair Ziekenhuis Brussel samen met RealDolmen Microsoft Lync in verschillende fases. Microsoft Lync zorgt met een enkele interface voor telefonie, presence, instant messaging, audio-, video-, en webconferencing. “De nadruk ligt duidelijk op consolidatie en integratie”, zegt Rudi Van de Velde, CIO van het ziekenhuis. Om een voorbeeld te geven: met Lync ontvang je via e-mail een berichtje wanneer iemand je probeerde te bellen, of krijg je een voicemailbericht rechtstreeks in je mailbox. Op die manier vergroot de toepassing de bereikbaarheid van de medewerkers, waardoor ze vlotter en efficiënter kunnen samenwerken.” Belangrijk voor het UZ Brussel is dat Microsoft Lync zich laat integreren met de andere elementen van de ICT-omgeving, zoals de bestaande videoconferencing, de telefooncentrale en de andere Microsoft-toepassingen die het ziekenhuis gebruikt.

RealDolmen rolt Microsoft Lync in verschillende fasen uit. Momenteel zijn er al 100 medewerkers die overschakelden op Lync. De vijftig medewerkers van de ICT-afdeling, waarvan ongeveer de helft medische software ontwikkelt, waren de eerste die de overstap maakten. Het merendeel van de ICT-afdeling werkt een dag per week van thuis uit. Dankzij Lync kunnen ze tijdens thuiswerk hun volledige takenpakket blijven uitoefenen. Er moeten geen vergaderingen verzet worden en ook ondersteuning bieden kan van op afstand.

*
* Met Lync hoeven we enkel een eenmalige licentiekost te betalen, wat een enorme kostenbesparing met zich meebrengt. *

Robin Demesmaeker
Systeembeheerder
UZ Brussel

*
Tijdsbesparing door videoconferencing

Eens wat eerste schoonheidsfouten waren weggewerkt, werden geleidelijk aan meer medewerkers op het systeem gezet, met name andere administratieve diensten die met thuiswerk willen starten of conferenties organiseren. Zo werkt het Multidisciplinair Oncologisch Consult (MOC) nu ook met Microsoft Lync. “Deze groep van veertig oncologen en andere specialisten kan dankzij Lync een vergadering van op afstand opstarten om advies te verlenen aan een huisarts. Er kunnen ook gemakkelijk foto’s van een patiënt uitgewisseld worden om een vraag te illustreren. De huisartsen in kwestie hoeven niet over Lync te beschikken. Ze worden uitgenodigd om deel te nemen aan het conferentiegesprek via een e-mail met een URL erin. Als ze daarop klikken, opent de vergadering in hun browser”, vertelt Robin Demesmaeker. “Dat zorgt voor een enorme tijdsbesparing door de verplaatsing te elimineren, plus een toename van het gebruiksgemak voor het MOC en de huisartsen die een beroep op hen doen.” Tegen het eind van 2013 hoopt het UZ Brussel om 10% van de patiëntendossiers op deze manier te kunnen bespreken met de huisarts.

Naast een twintigtal administratieve medewerkers wordt Microsoft Lync ook gebruikt door een delegatie van het UZ Brussel die werkt in Abu Dhabi. “Tijdens de opstartfase van de dienst fertiliteit in samenwerking met een lokaal ziekenhuis was er veel communicatie tussen Abu Dhabi en Brussel. Die verliep allemaal via Lync, aangezien er enkel een internetverbinding nodig was om van gelijk waar contact te houden en vergaderingen op te zetten”, aldus Robin Demesmaeker.

Hogere productiviteit
Dankzij de gebruiksvriendelijke interface van Lync is er weinig opleiding vereist. “We merken dat naarmate we Lync in nieuwe afdeling introduceren, de vraag om snel te implementeren steeds vaker van de gebruikers zelf komt”, vertelt Robin Demesmaeker.

Hoeveel tijd de gebruikers nu precies besparen dankzij Lync is moeilijk te becijferen, maar hun productiviteit is in ieder geval gestegen. “Dankzij aanwezigheidsinformatie is het duidelijk of iemand beschikbaar is, bijvoorbeeld voor een telefoongesprek of voor webconferencing. Afhankelijk van de presence-status van de medewerker volgt de keuze voor het best passende communicatiekanaal”, aldus Robin Demesmaeker. Die keuze vindt plaats binnen een geïntegreerde interface. “Zo kan je vanuit een e-mailbericht overschakelen op instant messaging, of zelfs een audio- of videoconferentie opstarten tussen twee of meerdere personen. De gebruikers verliezen op die manier veel minder tijd met nutteloze telefoons, inspreken en beluisteren van voicemail en heen en weer mailen.”

*
* Onze medewerkers kunnen dankzij Lync thuiswerken zonder dat hun dienstverlening eronder lijdt. *

Prof. dr. Rudi Van de Velde
CIO
UZ Brussel

*
Kostenbesparing

Deze verhoogde productiviteit is naast tijdsbesparend ook kostenbesparend. Het is moeilijk om er een cijfer op te plakken. “Voor een van onze labodiensten hebben we wel een concreet voorbeeld”, vertelt Robin Demesmaeker. “De labodienst vergadert geregeld via videoconferencing met onderzoekers van andere instellingen. Het WebEx-abonnement dat we in 2012 nog gebruikten, kostte ons 800 euro per maand. Met Lync hoeven we enkel een eenmalige licentiekost te betalen, wat een enorme kostenbesparing met zich meebrengt. Natuurlijk worden ook de kosten van telefonie gedrukt gezien een groot deel van de communicatie via het internet verloopt. Zeker bij een project als dat in Abu Dhabi is dit een opsteker.”

Toekomstplannen
Ook achter de schermen biedt Microsoft Lync gebruiksvriendelijkheid. “De bestaande Alcatel-centrale werd als gateway naar Lync gebruikt”, zegt Robin Demesmaeker nog. “Op die gateway kunnen we Lync gemakkelijk inpluggen.” Zo breidt het ziekenhuis via Lync de mogelijkheden van de bestaande telefonie-infrastructuur verder uit naar een multimediaplatform. “In de toekomst zouden we graag volledig overschakelen naar een digitale telefooncentrale. Vooraleer we die stap kunnen zetten, moeten we eerst over meer zekerheid beschikken. Downtime bij de infobalie zou onaanvaardbaar zijn, gezien de financiële impact die het zou hebben.” Lync zal in de toekomst ook verder uitgerold worden. “We voorzien dat er tegen eind 2013 nog eens 80 medewerkers voor al hun communicatie op Lync zal kunnen terugvallen”, besluit Robin Demesmaeker.
Solution Overview



Organization Size: 3700 employees

Organization Profile
Het UZ Brussel (Universitair Ziekenhuis Brussel) is het academisch ziekenhuis van de Vrije Universiteit Brussel. Aan het UZ Brussel zijn 3.700 medewerkers verbonden. Het ziekenhuis telt 750 bedden en ontvangt per dag ongeveer 1.500 poliklinische patiënten.

Business Situation
New World of Work, working together

Solution
Microsoft Lync

Benefits
All in 1 solution, productivity, time & cost efficiency, user friendly

Software and Services
Lync Online

Vertical Industries
Health Information Exchanges

Country/Region
Belgium

Business Need
Unified Communications

IT Issue
Cloud Services

Languages
Dutch

Partner(s)
RealDolmen NV

RSS