4-page Case Study
Posted: 10/30/2012
160
Rate This Evidence:

ГБОУ ВПО МГППУ Внедрение электронного документооборота и миграция портала Московского городского психолого-педагогического университета на платформе Microsoft SharePoint 2010

*
* МГППУ – университет, который всегда соответствует моменту в части использования последних разработок в ИТ-отрасли. В связи с этим для нас весьма актуален вопрос оперативного перевода текущей работы на использование нового функционала, новых версий, нового оборудования. Очередной экзамен по модернизации ИТ-инфраструктуры без выхода из штатного режима работы мы выдержали достойно *

ГБОУ ВПО МГППУ,
Марголис А.А.

*
Модернизация аппаратного и программного обеспечения  привела к необходимости миграции портала ГБОУ ВПО МГПППУ на новое серверное оборудование и новую версию платформы Microsoft SharePoint 2010. В рамках данного проекта управлением ИТ-технологий ГБОУ ВПО МГППУ совместно со специалистами SoftwareInc., Company был проведен анализ текущих архитектуры, функционала и данных портала для определения  параметров миграции. Разработаны план миграции и стратегия резервного копирования и восстановления системы, а также актуализированы регламенты процессов работы с информацией и документами с целью внедрения системы электронного документооборота ВУЗа в качестве отдельного полнофункционального сервиса портала ВУЗа.

О проекте

«Перестройка существующей системы – процесс всегда гораздо более сложный, чем ее создание, так как в этот момент необходимо обеспечить бесперебойную работу системы для пользователей и оперативный ввод в эксплуатацию нового функционала. Во многом благодаря тому, что большинство ИТ-сервисов  МГППУ основаны на технологиях компании Microsoft, проект миграции портала и смена версии платформы прошли оперативно и безболезненно как для пользователей, так и для ИТ-специалистов», - Смольникова О.Ш., начальник управления ИТ-технологий ГБОУ ВПО МГППУ
 
В рамках проекта модернизации аппаратного  и  программного обеспечения управлением ИТ-технологий ГБОУ ВПО МГППУ совместно со специалистами Software Inc., Company был проведен анализ текущих архитектуры, функционала и данных портала для определения  параметров миграции. Разработан последовательный сценарий технических и организационных мероприятий переработки функционала и миграции данных Портала, разработана стратегия резервного копирования и восстановления системы, внесены улучшения в архитектуру решения, проведена миграция данных. Также в процессе проекта был проведен реинжиниринг процессов документооборота МГППУ – элементы электронного документооборота, существовавшие ранее в виде отдельных функциональных сервисов на старом портале, заменены полноценной системой – решением Intranet: DocFlow  от SoftwareInc., Company для автоматизации процессов документооборота ВУЗа.

Ситуация
 
Сегодня  МГППУ – это 13 факультетов, 39 кафедр, 17 специальностей и направлений подготовки, 13 психологических и научно-исследовательских центров, более 6000 студентов и аспирантов и 1500 слушателей повышения квалификации.
ИТ-инфраструктура университета – это 30 серверов, 9 филиалов, из них 4 филиала, объединенных единой корпоративной сетью, 876 подключений к  локальной сети, 1660 автоматизированных рабочих мест, 77 мультимедийных аудиторий и компьютерных классов, системы видеоконференцсвязи, синхронного перевода, современный конференц-зал, а также ресурсный центр, оснащенный техникой для производства медиа-контента.
Управление информационных технологий МГППУ предоставляет более 100 ИТ-сервисов, включая систему тестирования студентов, службу каталогов Microsoft Active Directory, корпоративную почтовую систему, корпоративный портал, систему обмена сообщениями и внутренней видеоконференцсвязи, и службу технической поддержки. 
МГППУ стал одним из первых ВУЗов России внедривших в 2007 году в работу корпоративный портал на базе технологий Microsoft SharePoint Portal Server 2007. В процессе опытной эксплуатации к работе с порталом были подключены практически все сотрудники ВУЗа – на тот момент почти 1000 человек. Все они получили возможность применять инструменты совместной работы с информацией, в широком спектре предоставляемые платформой Microsoft SharePoint.
Ввиду роста ВУЗа за последние годы и старения существующей системы,  остро встал вопрос модернизации ИТ-инфраструктуры ВУЗа.  Нужна была оперативная и качественная миграция существующего портального решения и данных на обновленное аппаратное и программное обеспечение.
Разрастание объема данных и необходимость реорганизации существующей системы работы с документами привели к необходимости внедрения гибкой в настройке, отвечающей потребностям отраслевой специфики образовательного заведения, системы электронного документооборота.

Решение
 
«Простые инструменты управления содержимым, которые предоставляет платформа Microsoft SharePoint, были доработаны таким образом, чтобы появилась возможность без наличия навыков администрирования платформы управлять не только контентом, но также структурой и правами доступа на портале. Выделенные на основе анализа документов ВУЗа типы контента на портале МГППУ  позволили структурировать номенклатуру дел и обеспечили эффективный и простой поиск по атрибутам содержимого», - Руководитель отдела технического консалтинга SoftwareInc., Company, Никитин Е.А.
 
Кроме стандартных возможностей платформе Microsoft ShаrePoint, портал МГППУ после миграции получил такой нужный специфичный для Вуза функционал, как Типовые узлы и Номенклатуры дел структурных подразделений ВУЗа, Мастер создания узлов подразделения нужного типа с механизмом автоматической раздачи разрешений на информацию узла другим пользователям. На портале реализованы более 40 типов содержимого для эффективного хранения и поиска информации ВУЗа. Кроме ставших уже привычными  сервисов «Справочника контактов», «Новостных лент», «Календарей событий» введены в работу новые инструменты – «Блог Вуза», «Поручения ректора», «Монитор статистики портала».
Основные функциональные возможности  автоматизации делопроизводства ВУЗа:
  • Ведение базы нормативно-правовых документов;
  • Создание документов по шаблонам, загрузка в систему;
  • Автоматизация процесса отправки документов на регистрацию;
  • Регистрация документов, в т.ч. внутренней корреспонденции в пределах каждого подразделения;
  • Автоматизация процессов согласования, утверждения, ознакомления с документами;
  • Формирование и печать листа согласования по результатам рабочего процесса;
  • Постановка/снятие документов «на контроль»;
  • Автоматизация процесса назначения/переназначения задач, рассылка уведомлений о назначенной задаче;
  • Контроль исполнительской дисциплины (сроков исполнения задач, контрольных документов);
  • Система уведомлений по электронной почте;
  • Расширенный поиск по атрибутам типов документов;
  • Мониторинг статистики использования системы с возможностью выгрузки статистических отчетов в Excel.
«Особенно порадовала гибкость системы электронного документооборота Intranet: Docflow от компании SoftwareInc. Мы можем при необходимости легко изменять маршруты процессов прохождения документов, шаблоны, оперативно получать необходимую отчётную информацию по исполнению документов», - Начальник организационно-административного управления ГБОУ ВПО МГППУ, Сметанин Б.А.
 
В планах  дальнейшего развития системы электронного документооборота: создание электронного архива документов, интеграция с аппаратным обеспечением для использования ЭЦП, создание сервисов СМС-оповещений.

Преимущества
 
Проект миграции портала и внедрения системы электронного документооборота Intranet: Docflow и миграции портала на платформу Microsoft SharePoint 2010 позволил обеспечить решение целого ряда необходимых задач:
  • провести необходимую модернизацию программного и аппаратного обеспечения Портала в штатном рабочем режиме;
  • гарантировать режим устойчивого и стабильного функционирования системы и сохранности данных;
  • восстановить и расширить текущие возможности функционала электронного документооборота, в том числе  ведения делопроизводства с учетом особенностей образовательного процесса;
  • привести структуру и архитектуру портала в соответствие с текущими потребностями ВУЗа, основываясь на лучших практиках построения  портальных систем и существующем многолетнем опыте использования портального решения в МГППУ;
  • обеспечить необходимый уровень безопасности размещаемой информации  за счет создания  системы разграничения  прав пользователей  по группам разрешений в соответствии с должностными обязанностями.
«На текущий момент в МГППУ есть полный спектр портальных решений по управлению данными в электронном виде. По завершению автоматизации учебного процесса будет возможна его полноценная интеграция и построение на базе портала он-лайн сервиса предоставления аналитической информации по всем показателям деятельности ВУЗа» , - руководитель отдела маркетинга и продаж ИТ-проектов SoftwareInc., Company, Бердникова Е.Ю.

Продукты Microsoft
  • Microsoft SharePoint Server 2010
  • Microsoft Windows Server 2008
  • Microsoft SQL Server 2008
  • Microsoft Office 2010
  • Microsoft Windows 7
Дополнительные сведения
 
Информация о других проектах, реализованных на базе технологий корпорации Майкрософт, доступна по адресам:http://www.Microsoft.com/rus/business/casestudies (на русском языке)
или http://www.microsoft.com/resources/casestudies (на английском языке).
За дополнительными сведениями о продуктах и услугах обращайтесь в информационный центр корпорации Майкрософт по телефонам (095) 916–71–71 (Москва), (800) 200–80–01 (все города России).
Адрес корпорации Майкрософт в Интернете: http://www.microsoft.com/ (на английском языке), http://www.microsoft.com/rus/ (на русском языке).
 
Для получения дополнительных сведений о проекте (решении) посетите сайт: http://www.softwareinc.ru/.
 
Для получения дополнительных сведений о клиенте посетите сайт: http://www.mgppu.ru/, http://мгппу.рф/


Solution Overview



Organization Size: 600 employees

Organization Profile
Московский городской психолого-педагогический университет создан в марте 1997 г. Правительством Москвы. Учредитель МГППУ - Департамент образования города Москвы. В структуру ВУЗа входят 13 факультетов, 2 института, 9 центров, свыше 30 кафедр, социально-педагогический колледж, а также более 80 административных подразделений. В МГППУ работают около 600 преподавателей, и обучаются более 7 тысяч студентов и аспирантов на двенадцати факультетах.
Наряду с учебным процессом МГППУ ведет большую научную деятельность. Научные исследования проводятся на 39 кафедрах, в 37 научных лабораториях и 4-х научно-образовательных центрах университета.

Software and Services
  • Microsoft SharePoint Server 2010
  • Microsoft Office 2010 Suites
  • Microsoft SQL Server 2008
  • Windows 7
  • Windows Server 2008

Vertical Industries
Education

Country/Region
Russia

Business Need
Business Productivity

Languages
Russian

Partner(s)
Software Inc., Company

RSS