4-page Case Study
Posted: 8/19/2013
33
Rate This Evidence:

ČSAD Uherské Hradiště a.s. Office 365 přineslo ČSAD Uherské Hradiště efektivnější komunikaci v rámci firmy i se zákazníky a dodavateli

ČSAD Uherské Hradiště působí na Československém trhu již od roku 1949. Od roku 1993, kdy firma prošla privatizací se díky své velikosti a nabízeným službám zařadila mezi nejvýznamnější dopravce v regionu jižní Moravy. Pro elektronickou poštu firma využívala hostovaný Exchange, který jí nabízel její poskytovatel telekomunikačních služeb. Ten jí však po mnoha stránkách už nevyhovoval a firma hledala jeho náhradu. Nakonec zvolila Microsoft Office 365, který za stejnou cenu nabídl podstatně více funkcí, které firma obratem využila a zefektivnila tak interní i externí komunikaci a spolupráci.

Firma hledala náhradu za hostovaný Exchange

Původní řešení od telekomunikačního operátora firmě přestalo vyhovovat díky celé řadě aspektů. Poštovní schránky jednotlivých uživatelů byly příliš malé, webové rozhraní nenabízelo oproti Outlooku řadu důležitých funkcí, administrátorské rozhraní neumožňovalo některá důležitá nastavení, která tak bylo nutné řešit přímo s technickou podporou a v základní ceně nebyla synchronizace s telefony BlackBerry, které byly ve firmě hojně využívány. Vedení společnosti tak začalo na trhu hledat cenově výhodnější alternativu, která by netrpěla výše popsanými neduhy.

Office 365 nabídl za stejnou cenu více funkcí i lepší parametry

Jako nejvýhodnější nabídku vyhodnotilo vedení ČSAD Uherské Hradiště Microsoft Office 365. Ten nabízel u cloudové verze Microsoft Exchange schránku o velikosti 25 GB, což bylo řádově více, než měli uživatelé k dispozici v danou chvíli. Navíc za cenu hostovaného Exchange u telekomunikačního operátora nabízel i Lync Online (řešení pro sjednocenou komunikaci) a SharePoint Online (řešení pro sdílení dokumentů a správu workflow), podstatně širší možnosti nastavení e-mailu a synchronizace elektronické pošty, kalendáře a kontaktů s telefony BlackBerry byla k dispozici zdarma. Vedení firmy se následně také obrátilo na společnost CReativeMages, která ve firmě měla na starosti projekt implementace Microsoft Dynamics CRM Online, aby jí pomohla vysvětlit možnosti, které Office 365 nabízí, pomohla jí zvolit vhodné plány služeb a následně také zajistila migraci na Office 365 a školení zaměstnanců. Microsoft Office 365 totiž nabízel i výrazně levnější plány obsahující pouze Exchange Online – tedy náhradu současného poštovního řešení, anebo také dražší tarify, které kromě všech tří zmíněných služeb obsahovaly také licence na desktopovou Microsoft Office Professional Plus 2013. Firma tak mohla nakombinovat pro zaměstnance na různých pozicích různé typy plánů.

S Exchange Online přišly sdílené kalendáře

Přechod z původního hostovaného Exchange Serveru na Exchange Online zajistila CReativeMages během několika málo dnů, včetně migrace všech dat z původního poštovního serveru a školení uživatelů a interního administrátora. Pro uživatele byl největší posun v tom, že firma se v souvislosti s migrací rozhodla začít aktivně využívat sdílené kalendáře. Zatímco tak dříve plánování porad probíhalo pomocí hromadného e-mailu a složitého dohadování, nyní jsou k tomu využívány sdílené kalendáře, kdy pořádající vidí, zda mají účastníci v danou dobu volno či nikoliv.

Lync Online firma nejprve využila pro komunikaci s dodavatelem

Několik dnů po úspěšné migraci všech uživatelů do prostředí Office 365 navrhla společnost CReativeMages, aby ČSAD Uherské Hradiště začalo využívat Lync Online, který firma měla v rámci Office 365 pro velkou část uživatelů již zaplacený. Důvodem byla úspora času i nákladů při projektu příprav implementace CRM systémů. Nasazení Lync Online by totiž pomohlo na dálku vyřešit řadu schůzek, které se jinak museli řešit osobně, dojížděním implementačního týmu partnera z Prahy do Uherského Hradiště, což zvyšovalo náklady implementace. Firmě se nápad nasadit Lync Online zalíbil a záhy došlo k jeho masivnímu rozšíření i pro interní komunikaci zaměstnanců. ČSAD Uherské Hradiště má navíc i dvě pobočky – v Pohořelicích u Brna a ve Stránčicích u Prahy – takže pomocí Lync Online zefektivnilo i komunikaci mezi pobočkami. To, co dřív bylo potřeba složitě popisovat po telefonu tak nyní zaměstnanci řeší videokonferencí se sdílenou obrazovkou. Vedení firmy také záhy zjistilo, že Lync potažmo Lync Online je poměrně rozšířený i mezi jeho dalšími dodavateli a zákazníky a firma tak mohla využitím Lync Online a videokonferencí v případě některých zahraničních zákazníků nahradit Lyncem až 40 % osobního kontaktu, což přineslo výrazné úspory na cestovních nákladech i na čase klíčových zaměstnanců. Hodně času při interní komunikaci šetří i informace o aktuální dostupnosti jednotlivých zaměstnanců, která automaticky vychází i z informací v kalendáři na Exchange Online. Lync také změnil způsob komunikaci mezi zaměstnanci. Ta se z e-mailu a telefonů hojně přesunula do instant messagingu, kde lze na jednotlivé podněty reagovat podstatně flexibilněji.

SharePoint Online nahradil centrální úložiště a digitalizoval některé agendy

Zhruba po měsíci, kdy firma přešla k Office 365, začala využívat i poslední z klíčových součástí Office 365 – SharePoint Online. Ten nejprve začal sloužit jako centrální úložiště dokumentů, které dřív firma měla na vlastním serveru. Vzápětí sem však firma ve spolupráci s CReativeMages převedla i některé agendy, které do té doby zpracovávala ručně či papírově – konkrétně například žádanky o dovolenou a o přidělení referentského vozidla. SharePoint Online však převzal i agendu ohledně rezervace zasedacích místností a postupně jej firma využívá i na další oblasti. Ty si je navíc schopna už zajišťovat sama, s využitím interního programátora a občasných konzultací s CReativeMages.

Office 365 bude využíván ve spolupráci s Microsoft Dynamics CRM Online

Nasazení Office 365 znamenalo pro ČSAD Uherské Hradiště velice důležitý krok, který se z původního záměru ekonomičtější náhrady nevyhovujícího poštovního řešení přeměnil ve strategický posun v oblasti komunikace se zaměstnanci, dodavateli i zákazníky a týmové spolupráce v rámci firmy. Office 365 navíc byla zakomponována i do implementace Microsoft Dynamics CRM Online. Firma se tak rozhodla některé agendy řešit v nově získaném SharePoint Online a navíc bude moci v CRM systému, který přejde do ostrého provozu během několika měsíců využít i výhod přímého propojení s kalendáři v Exchange Online a s datovým úložištěm v SharePoint Online.


Profil zákazníka:
Hlavní oblastí podnikatelských aktivit jsou především mezinárodní kamionová doprava a autobusová doprava, provozovaná prostřednictvím společnosti ČSAD BUS Uherské Hradiště. Tyto dvě oblasti představují více než dvoutřetinový podíl na obratu. Dalšími nezanedbatelnými činnostmi ve výnosech společnosti jsou servisní služby technických středisek na jednotlivých závodech a provozování čerpací stanice v Uherském Brodě. Významnou roli v hospodaření společnosti hrají také celní služby a široká nabídka logistických služeb, které se významně podílí na vytvořeném hospodářském výsledku.

V současné době je akciová společnost tvořena dvěma závody, které mají sídlo v Uherském Hradišti a Uherském Brodě. Na činnost společnosti úzce navazuje spolupráce s firmou CSND, s.r.o. v oblasti spedičních služeb a firmy ND Logistics, s.r.o. v oblasti logistických služeb. Spolehlivost společnosti jako specialisty na oblast Balkánu významně podporuje činnost dceřiné společnosti v Bulharsku ČSAD Sofia.

Hlavní přínosy řešení:

  • Zvětšení poštovních schránek
  • Možnost využívat plnohodnotné synchronizace s telefony BlackBerry bez dalších příplatků
  • Výrazně širší možnosti nastavení elektronické pošty
  • Lync Online pro efektivnější komunikaci v rámci firmy, ale také s dodavateli a zákazníky
  • Snížení množství osobních schůzek se zákazníky ze zahraničí i kolegy z poboček ve Stránčicích u Prahy a vBrn
  • SharePoint Online nabídl efektivnější centrální úložiště
  • Převod některých dříve papírových agend na SharePoint Online
  • Snadné propojení s nasazovaným Microsoft Dynamics CRM Online
  • Využití sdílených kalendářů a elektronické rezervace zasedacích místností

Profil partnera:
Společnost CReativeMages s.r.o. vznikla odchodem zaměstnanců Gold Partnerů Microsoftu a od počátku se zaměřila na nejmodernější technologie společnosti Microsoft. Cloudové služby se staly základem společnosti, zejména pak Microsoft Dynamics CRM, Office 365, Windows Intune a Windows Azure. Vizí společnosti bylo přebudovat starý model poskytování služeb v IT na Cloudový model a vyjít tak vstříc požadavkům zákazníků.

Kontakty:
ČSAD Uherské Hradiště a.s.
Malinovského 874
686 19 Uherské Hradiště
Tel.: +420 572 524 111
Web: www.csaduh.cz
E-mail: csad@csaduh.cz


CReativeMages s. r. o.
Vodičkova 12/5
128 00 Praha 2
Tel.: +420 775 055 079
Web: http://www.creativemages.com
E-mal: info@creativemages.com

Solution Overview




Business Situation
Společnost ČSAD Uherské Hradiště využívala hostovaný Exchange Server u společnosti Telefónica. Velikost e-mailové schránky, cena, možnosti nastavení a webové rozhraní jí však nevyhovovaly, a tak začala hledat alternativní řešení.

Solution
Firma si zvolila Microsoft Office 365, který nabídl za stejnou cenu podstatně více funkcí, včetně Lync Online a SharePoint Online, které firma vzápětí využila, a také licencí na desktopovou Microsoft Office Professional Plus v aktuální verzi 2013. Exchange Online nabízený v rámci Office 365 navíc dokázal spolupracovat s telefony BlackBerry bez nutnosti aktivace dalších příplatkových služeb a navíc kromě větší schránky nabídl i podstatně širší možnosti administrátorského rozhraní.

Software and Services
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Dynamics CRM Online
  • Lync Online
  • SharePoint Online

Vertical Industries
Transportation

Country/Region
Czech Republic

Business Need
Unified Communications

IT Issue
Cloud Services

Languages
Czech

Partner(s)
CReativeMages s. r. o.

RSS