4-page Case Study
Posted: 2/19/2014
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Axxes Axxes gagne en efficacité grâce à l automatisation de ses processus internes

Synopsis
Pays: Belgique
Secteur: services HR

Défi
Axxes se doit de réagir rapidement aux questions des clients pour voir des missions lui échapper. La croissance de la société ne lui permettait plus de tout gérer à l’aide de feuilles Excel et d’un encodage manuel de données.

Solution
Net IT, partenaire informatique, a installé sa solution spécifique de sourcing et staffing développée sur base de Dynamics CRM. Net IT a par ailleurs intégré le progiciel avec SharePoint afin qu’Axxes puisse effectuer efficacement des recherches simultanées dans les deux systèmes.

Avantages
  • Regain d’efficacité et gain de temps
  • Meilleur suivi des ventes
  • Création rapide de rapports
  • Intégration avec d’autres logiciels
  • Stockage structuré d’informations
  • Automatisation des flux de tâches
Axxes gagne en efficacité grâce à l’automatisation de ses processus internes
Axxes est actif dans le domaine du détachement de spécialistes IT. La société a automatisé le suivi des prospects, clients et consultants à l’aide de Dynamics CRM, en ce compris la facturation des heures prestées. Le logiciel a été installé par Net IT.

« Net IT dispose d’un progiciel dédié à notre secteur. Nous n’avons donc pas du faire beaucoup de développements sur mesure », témoigne Benjamin Goesaert, directeur commercial chez Axxes.

Temps de facturation divisés par deux
Tous les collaborateurs du service administratif utilisent désormais le nouveau système. L’intégration avec Outlook permet aux commerciaux de stocker aisément les mails qu’ils échangent avec leurs clients et prospects dans le CRM et de donner ainsi naissance à un historique accessible à tous. Les consultants peuvent enregistrer eux-mêmes leurs relevés d’heures de travail via un portail. Ces chiffres, une fois validés, sont utilisés pour la facturation. « L’administration s’en trouve nettement accélérée », souligne Benjamin Goesaert. « Par le passé, la facturation durait environ quatre jours alors qu’elle n’en prend plus que deux aujourd’hui. Cela nous évite de devoir engager de nouveaux collaborateurs administratifs alors même que nous continuons de croître. »

Les consultants avaient coutume de remplir leurs feuilles de temps manuellement dans Excel avant de les envoyer par mail au service administratif qui imprimait les fichiers, les contrôlait et les utilisait ensuite pour la facturation. Les factures, elles aussi, étaient stockées dans Excel. Les données étaient systématiquement réencodées, avec les risques d’erreurs que cela implique.

Progiciel sectoriel
A mesure qu’Axxes grandissait, il lui était difficile de s’en tenir à cette méthode. La société utilisait déjà une ancienne version de Dynamics CRM qui lui procurait des fonctions standard. Elle s’est toutefois mise en quête d’une solution plus adaptée à l’automatisation intégrale des flux de tâches.

« Nous avons comparé de nombreux logiciels et assisté à nombre de démos », déclare Benjamin Goesaert. « Il s’est avéré que Net IT disposait d’une application PSO (Professional Services Organisation) spécifique, basée sur Dynamics CRM, qui répondait à nos besoins. Le danger, avec un CRM ou un ERP, est souvent d’acheter un progiciel cher et hyper-complet dont on n’utilise que quelques fonctions. En optant pour une solution verticale, on est sûr d’en utiliser toutes les fonctions de manière optimale. Nous n’avons en outre dû y apporter que quelques adaptations mineures. »

Connexion avec SharePoint
Net IT a par ailleurs prévu une connexion avec Microsoft SharePoint. Sam Vanderstraeten, Senior Project Manager chez Net IT: « Nous avons développé un moteur de recherche qui permet à Axxes d’effectuer des recherches simultanées dans les deux systèmes. Dynamics CRM reprend les informations structurées concernant les consultants, qu’ils soient salariés, freelances ou candidats potentiels. SharePoint, quant à lui, contient les CV que les consultants ont eux-mêmes fournis sous forme de documents Word ou PDF. »

Selon la demande du client, les utilisateurs du CRM peuvent désormais rechercher l’information dans les champs fixes du CRM- expérience, région, âge...- ou par mots-clé dans les CV. Soit encore en combinant les deux. Ils obtiennent ainsi un résultat préalablement filtré. L’avantage, pour le personnel administratif, est de ne pas devoir réencoder dans le CRM les informations se trouvant dans les CV. Sans compter que les opérations de recherche parmi les 10.000 CV sont sensiblement accélérées.

« C’est là une chose très importante. Nous devons en effet réagir rapidement aux demandes de clients qui ont besoin d’un consultant », souligne Benjamin Goesaert. « Ils attendent de nous que nous leur fassions une proposition dans les 48 heures. Sans cela, nos chances de décrocher la mission diminuent sensiblement. Voilà pourquoi nous désirions stocker tous les CV et données de manière structurée, afin de pouvoir accélérer les recherches. »

L’autonomie grâce à un bon coaching
Les CV s’affichent via une page Web qu’Axxes a programmée elle-même en .Net. Les rapports, eux aussi, ont été développés en interne. Et les collaborateurs d’Axxes se chargent eux-mêmes de la maintenance et des adaptations de Dynamics CRM, qui tourne sur le serveur de la société. « C’est ce que nous voulions », souligne Benjamin Goesaert. « Net IT a montré le chemin et nous a coachés. Désormais, nous poursuivons par nos propres moyens. Nous disposons d’ailleurs en interne de nombreuses personnes disposant des connaissances IT nécessaires. »

Le projet CRM a été préparé jusque dans ses moindres détails. « Nous démarrons systématiquement par une formation pour expliquer le fonctionnement de nos logiciels », souligne Sam Vanderstraeten. « Nous y intégrons ensuite les processus du client et procédons, si nécessaire, à quelques petites adaptations. Une fois la phase de test terminée, nous optimisons à nouveau l’application. Tout cela a pris du temps, du fait que les activités ne pouvaient évidemment pas s’arrêter. Axxes a finalement décidé de procéder elle-même à la formation de ses utilisateurs finaux, juste avant la mise en oeuvre. La méthode a porté ses fruits puisque les utilisateurs ont immédiatement appliqué les nouvelles procédures. Le tout s’est d’ailleurs passé sans grand bouleversement puisqu’ils étaient déjà habitués à travailler avec Microsoft CRM. Pour la migration proprement dite, nous avons utilisé un outil de migration que nous avons nous-même développé, afin de transvaser les données de l’ancien système CRM vers le nouveau. »

Intégrer un maximum de processus dans le CRM
Le projet ne s’arrêtera pas avec la migration vers le nouveau système CRM. « Nous croyons beaucoup dans ce logiciel et nous voulons pousser l’expérience plus loin », déclare Benjamin Goesaert. « Nous adoptons une perspective à long terme, compte tenu du fait que Microsoft continuera à développer le logiciel et que nous pourrons adopter son rythme de migration si nous le souhaitons. Notre intention est d’intégrer un maximum de processus dans le CRM, par exemple la gestion des voitures de société. Cela concerne les données de plaques d’immatriculation, les contrats, les conducteurs... Nous voulons également intégrer au CRM le suivi de nos consultants, via des informations telles que certifications, entretiens d’évaluation... A l’avenir, nous désirons également octroyer un accès mobile au CRM à nos vendeurs via leur smartphone. »
Solution Overview



Organization Size: 100 employees

Organization Profile
Axxes est spécialisé dans le détachement de consultants IT. Les clients peuvent ainsi compter sur la mise à disposition flexible d’expertises IT répondant à leurs besoins. Axxes emploie plus de 100 consultants.

Business Situation
Need of efficiency due to growth

Solution
Dynamics CRM

Benefits
Time efficiency, after sales service, integration with existing software, automatisation of workflows

Software and Services
Microsoft Dynamics CRM 2013

Vertical Industries
IT Services

Country/Region
Belgium

Business Need
Business Productivity

IT Issue
CRM

Languages
French

Partner(s)
Net IT

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