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Posted: 3/6/2014
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Varifarma Laboratory (Laboratorio Varifarma S.A.) Laboratorio Varifarma Caso de Estudio Dynamics GP 2010

Cliente: Laboratorio Varifarma S.A.

Web: www.varifarma.com.ar

Nº de empleados: 150

País: Argentina

Sector: Laboratorio

Partner: Artware

Perfil del cliente Laboratorio Varifarma S.A. es una empresa argentina dedicada a la producción y comercialización de especialidades medicinales, a la importación y exportación de productos farmacéuticos y biomédicos.

Software y servicios

Microsoft Dynamics GP 2010

Manufacturing Suite

GP Extender

Smartlist

Para más información sobre otros casos de éxito de Microsoft, por favor visite: http://www.microsoft.com/eses/dynamics/casos-clientes.aspx

La utilización de Microsoft Dynamics GP ha aumentado la productividad de los usuarios.

“El reto del negocio era integrar a toda la empresa bajo un mismo sistema y que todos los sectores estén interconectados y trabajen bajo la misma plataforma. Además, era necesario poder formalizar el trabajo de todas las áreas”

Fernando Casais, Gerente de Administración y Finanzas, Laboratorio Varifarma

La información que obtiene Varifarma con Dynamics GP sobre sus procesos, permite realizar auditorías tanto internas como externas, detectar necesidades de capacitación al personal, efectuar verificaciones continuas de los sectores inherentes a las áreas de producción, control de calidad y depósitos.

La empresa

Laboratorio Varifarma S.A. se dedica a la A partir del año 2003, Varifarma se producción y comercialización de convirtió en distribuidor exclusivo del especialidades medicinales, a la Laboratorio PABLO CASSARÁ S.R.L., importación y exportación de Productos incorporando a sus productos la línea de Farmacéuticos y de Productos Biomédicos, Biotecnología. Asimismo, en el 2004 se todos ellos destinados a las áreas de tomó la representación de OCTAPHARMA Oncología, Oncohematología, Trasplante y PHARMAZEUTIKA PRODUKTIONSGES Radiología. MBH. para la comercialización exclusiva de su línea de hemoderivados.

Respaldado en la amplia trayectoria de sus integrantes y la filosofía de brindar Más tarde, con la comercialización del productos de excelente calidad, el producto VIDAZA® y la representación de Laboratorio comenzó sus actividades en KRAEBER GMBH & CO, Varifarma marzo de 1995. Hoy, sus productos están completó un amplio portfolio de presentes en toda la Argentina, en productos para Oncología y Latinoamérica, Asia y África. Oncohematología.

La empresa hoy cuenta con ciento cincuenta empleados y posee dos plantas, una para el desarrollo de Formas

Farmacéuticas sólidas y la segunda para la producción de Formas Farmacéuticas inyectables (líquidos y liofilizados), ambas montadas con el más moderno equipamiento que cumple con las normas de Buenas Prácticas de Manufactura establecidas por la ANMAT (Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica).

Situación

Laboratorio Varifarma trabajaba con el sistema Tango para la gestión administrativa y contable. El resto de los procesos de la compañía quedaban desintegrados, dificultando su seguimiento y control.

Por ello, Varifarma necesitaba una solución informatizada integral que permitiera manejar en forma completa la Producción y la gestión del BackOffice (Finanzas, Compras, Ventas, Tesorería, Bancos), logrando mantener todos los datos centralizados y actualizados on-line, reduciendo los gastos de plataforma tecnológica y de errores humanos en la manipulación manual de los datos.

“El reto del negocio era integrar a toda la empresa bajo un mismo sistema y que

todos los sectores estén interconectados y trabajen bajo la misma plataforma.

Además, era necesario poder formalizar el trabajo de todas las áreas”.

Fernando Casais, Gerente de Administración y Finanzas de Laboratorio Varifarma.

Para la elección de un ERP que resolviera estos requerimientos, se evaluaron distintos proveedores, tales como SAP, QAD y Microsoft Dynamics. En un principio, se apuntó a Microsoft Dynamics AX, pero luego de un análisis más profundo se determinó que Dynamics GP se adaptaba mejor a las necesidades de la empresa.

Varifarma eligió a Artware como Partner para la implementación de la solución, quien a partir de la customización del producto logró unificarlo con los objetivos corporativos y su forma de trabajo. Para afrontar este proyecto, fue necesario que todos los gerentes y jefes de áreas se involucraran en la implementación y parametrización del ERP.

Solución

Artware implementó Microsoft Dynamics

GP 2010, incluyendo los módulos Extender, Smartlist y Producción.

El proyecto tuvo una duración aproximada de quince meses, tomando en cuenta la implementación del sistema y su estabilización. Actualmente, la solución es utilizada por treinta usuarios.

Las áreas del laboratorio que utilizan el sistema son Administración y Finanzas, Compras, Administración de Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar, Depósito, Producción, Garantía y Gestión de calidad, Ventas y los niveles gerenciales.

“La relación con Artware durante el proceso fue muy dinámica y coordinada”, indicó Fernando Casais.

Beneficios

Análisis de costos

Se desarrolló un Tablero de control de análisis de precios/costos en ventas. A través del uso de la herramienta Excel Report Builder, se creó un informe que se actualiza en tiempo real con la

Contribución Marginal de cada uno de los productos comercializados por el

Laboratorio.

Otro de los beneficios de la solución fue la Apertura de información de costos. Se utilizó el método de costeo estándar, el cual se implementó en conjunto con Dynamics GP, permitiendo la apertura de los costos de cada lote producido y su posterior análisis de variación con los costos TEP/Consumidos.

Mayor productividad de los usuarios

A partir de los módulos Extender y Smartlist, los usuarios realizan consultas personalizadas. Los informes que se generan son de clientes, proveedores, contables y financieros. “Los usuarios le sacan provecho a la alta flexibilidad de estos módulos para armar reportes personalizados”, aseguró Fernando Casais.

Para la generación de reportes contables y de gestión, Varifarma utiliza FRX gracias a lo cual se ha incrementado la productividad. La utilización de esta herramienta disminuyó el tiempo de confección de estos reportes de 16 a 4 horas.

El módulo Reclasificación de medios de cobro y pago es utilizado para hacer el seguimiento de los cheques de pago diferido, generando reportes que indiquen

qué monto fue operado en cada banco y los cupos pendientes de uso. Asimismo, este desarrollo de Artware se emplea para el control y seguimiento de los viáticos y las tarjetas corporativas entregadas al área comercial.

Para la facturación, Laboratorio Varifarma utiliza el módulo de Artware integrado a Dynamics GP. Facturación electrónica cumple con la legislación vigente a partir de la cual se deben generar comprobantes electrónicos que respalden las operaciones de compra y venta de productos y/o servicios internas y de exportación.

Trazabilidad de la producción

En cuanto a la Producción, el Laboratorio no tenía control de este departamento dentro del sistema que utilizaba anteriormente. Se cargaba la entrada de la materia prima en el sistema y luego se daba de alta un producto terminado, pero todo el proceso que ocurría en el medio no estaba sistematizado. Lo que se logró con

Microsoft Dynamics GP fue incluir las tareas y procedimientos del área dentro de la solución e integrarlo al resto de los procesos de la compañía.

El beneficio principal para este sector tuvo que ver con la generación de información respecto a los tiempos de producción de cada orden, los usos de las máquinas, el consumo de las materias primas e insumos, los costos de la mano de obra, entre otros puntos estratégicos necesarios para una producción eficiente. Por otro lado, el control de inventario se realiza de forma mensual a partir del cruce de datos de los distintos depósitos y compartimentos que fueron creados en Dynamics GP. A cada producto se le asigna un código y estado, que es lo que define su ubicación, por ejemplo: “DEP VARIMP – CUARENTENA”.

Cumplimiento efectivo de las normas de calidad

Varifarma cuenta con un departamento de Garantía y Gestión de Calidad, destinada a la emisión y cumplimiento de la documentación necesaria según las exigencias sanitarias. Esta área lleva a cabo los controles de las materias primas, productos en proceso de fabricación y productos terminados de acuerdo a los estándares de la U.S.P. o la B.P. Este seguimiento y control es realizado a través del módulo Control de Calidad (QA), desarrollado por Artware e integrado a Dynamics GP. Con el sistema, Varifarma alcanza, además, el control de todo el material de empaque (estuches, etiquetas, prospectos, frascos, tapones, etc.) de acuerdo a sus estándares de alta calidad.

Por otro lado, Artware desarrolló la integración con un producto de terceros que Varifarma utiliza para cumplir con las normativas vigentes y exigidas por la ANMAT. Este sistema terciarizado actúa como intermediario entre el laboratorio y el organismo oficial. El desarrollo Web Services de Artware para este sistema consistió en que una vez que se carga la información en Dynamics GP, los datos se envían directamente al proveedor sin la intervención de los usuarios.

Automatización comercial

Para el área de Ventas, se logró la Automatización de los pedidos.

Anteriormente, todas las solicitudes de ventas se efectuaban a través de planillas hechas a mano, que eran autorizadas mediante la firma en papel. En la actualidad, todos los pedidos se gestionan por sistema y la aprobación es electrónica, lo que permitió que los gerentes encargados de autorizarlos puedan hacerlo desde sus oficinas o desde lugares remotos. Además, el Laboratorio cuenta ahora con una base de datos de todas las aprobaciones realizadas. Las autorizaciones que antes demoraban entre 1 y 2 horas, hoy se realizan en el momento.

Para el caso de las ventas según los convenios establecidos entre la industria farmacéutica y las obras sociales del Estado, se utiliza el módulo Pedido en Consignación. Este desarrollo de Artware, integrado a Dynamics, permite el seguimiento y control de las cantidades entregadas a cada droguería para cada uno de los convenios.

Según el requerimiento de la compañía, se creó en Dynamics GP un reporte de Análisis de riesgo crediticio. Se elaboró este informe con el fin de poder administrar los créditos que se otorgan a los clientes de forma correcta.

La información que se obtiene con Dynamics GP sobre los procesos de la compañía, permite realizar auditorías tanto internas como externas, detectar necesidades de capacitación al personal, efectuar verificaciones continuas de los sectores inherentes a las áreas de producción, control de calidad y depósitos.

Para finalizar, Laboratorio Varifarma se plantea como objetivo la sistematización continua de todos los procesos de la empresa. Como primer paso durante este período se implementará la automatización del sector de cuentas a pagar con una interfaz directa con Dynamics GP, entre otros.

El principal desafío a futuro del Laboratorio es terminar de unificar la información que generan todos los sectores de la compañía. De esta manera, el propósito es contar con un tablero de control con datos completos y en tiempo real, y que contenga todos los indicadores necesarios para mejorar la toma de decisiones.

© 2012 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos. Este caso práctico sólo tiene fines informativos. MICROSOFT NO OTORGA GARANTÍAS EXPRESAS NI IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN. Microsoft y Microsoft Dynamics son marcas registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation en Estados Unidos y/o en otros países. Los nombres de las empresas y productos reales aquí mencionados pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios

Marzo 2013

Solution Overview



Organization Size: 150 employees

Software and Services
Microsoft Dynamics GP 2010

Vertical Industries
Life Sciences, Chemicals; Oil & Gas, Mining

Country/Region
Argentina

Languages
Spanish

Partner(s)
Artware

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