2 page Case Study
Posted: 10/22/2013
28
Rate This Evidence:

Graphical Production Facilities Graphical Production Facilities

*
* Vi har realiseret en effektivitetsgevinst på 40% ved at automatisere store dele af ordreadministrationen *

Vilhelm Jensen,
Direktør ,
Graphical Production Facilities

*
40% mere effektiv ordrehåndtering hos Graphical Production Facilities




Resumé

For et mindre printbroker-firma ville det trække unødigt store personalemæssige og økonomiske ressourcer, hvis de selv skulle levere de specialkompetencer og de investeringer, det kræver at drifte hardwaren og softwaren i en brancheløsning til den grafiske branche. Derfor valgte Graphical Production Facilities en cloud-baseret brancheløsning baseret på Microsoft Dynamics NAV.



Situationen

Graphical Production Facilities arbejder fra et mindre kontor med lagerfaciliteter, men uden grafisk produktion. Virksomheden servicerer en række virksomheder med behov for forskellige produkter til deres drift og markedsføring – lige fra visitkort over produktmapper til markedsparasoller. Graphical Production Facilities´ forretning ligger i at vide, hvordan opgaver løses bedst til den rigtige pris i junglen af leverandører – og dét stiller krav til overblikket over de mange specialiserede leverandører og deres priser. Virksomhedens udfordring lå i, at det tidligere var særdeles tidskrævende at skabe dette overblik, fordi projekt- og økonomistyringen foregik i forskellige systemer, der ikke arbejdede godt sammen. Data skulle derfor indtastes flere gange, hvilket beslaglægger ressourcer. ”Det var ikke optimalt for effektiviteten i en presset branche,” som Vilhelm Jensen udtrykker det. ”Men vores tidligere systemer gjorde det nødvendigt, at jeg personligt involverede mig i alt, der havde med tilrettelægning og kalkulation at gøre. Derfor gik vi efter et nyt system, der var målrettet til vores branchebehov, og som samtidig kunne gøre vores it-omkostninger overskuelige,” siger direktør Vilhelm Jensen, Graphical Production Facilities.



Løsningen

I januar 2013 fik Graphical Production Facilities øjnene op for, at Microsoft Dynamics NAV tilbyder add-on løsningen PrintVis, som er en gennemprøvet standard-brancheløsning, der arbejder tæt sammen med økonomistyringsfunktionerne i Microsoft Dynamics NAV – og som for længst har bevist sin værdi i den grafiske branche. Virksomheden opdagede PrintVis samtidig med at løsningen blev lanceret i en cloud-version, der hostes på Microsoft Azure-platformen. ”Cloud-computing er fremtiden for os, og vi var ikke i tvivl om, at PrintVisCloud var den rette brancheløsning,” siger Vilhelm Jensen. Cloud-modellen gav bl.a. mulighed for integration mellem PrintVis og den cloud-baserede lagringsplatform Skydrive, der gør det nemt at gemme og genfinde ordredokumenter, trykfiler og fakturaer samt lagre andre dokumenter. Graphical Production Facilities skal ikke tænke på at oprette og gemme mapper og filer – det sker helt automatisk. ”Det tog tid at få på benene, men nu mærker vi bestemt, at det har givet pote,” siger Vilhelm Jensen. Om implementeringen fortæller han, at PrintVis-folkene var i virksomheden i 2 dage. ”Opsætningen foregik mest online, og i mindre trin ad gangen, så det ikke forstyrrede vores arbejde. PrintVis folkene var gode til at planlægge opkoblingen i forhold til vores behov, så vi kunne holde butikken kørende. Dén fleksibilitet var værdifuld for os.” Opsætningen tog i alt 8 dage. Men eftersom Graphical Production Facilities er verdens første virksomhed på PrintVisCloud, medgik der lidt ekstra justeringstid på den tekniske side. Der skulle ikke nye computere til, da PrintVis kører på virksomhedens eksisterende Macs med en Windows-emulering.



Fordele

Realiserede effektivitetsgevinster på 40%. Overskuelige it-omkostninger. Lettere efterkalkulation. Større brugervenlighed i økonomistyringen. Høj fleksibilitet. Dét er nogle af de konkrete fordele Graphical Production Facilities oplever med Microsoft Dynamics NAV og PrintVisCloud.

40% mere effektive
”Løsningen har øget vores effektivitet med 40%. Gevinsten er primært hentet fordi store dele af vores ordreadministration er automatiseret. Det betyder, at vi kun skal indtaste data om leverandører og kunder én gang,” fastslår Vilhelm Jensen. ”Det giver flere fordele. Det letter prisindhent¬ningen og styrker overblikket, fordi vi efter behov kan gå tilbage og se tidligere priser fra samme leverandør. Desuden sørger systemets workflow for, at data automatisk genbruges i vores tilbud, ordrebekræftelser, følgesedler og fakturaer, således at indholdet altid er korrekt og ensartet. Løsningen optimerer kort sagt de arbejdsprocesser, der typisk stjæler tid i en mindre printbroker-virksomhed som vores,” siger Vilhelm Jensen.

Overskueliggør it-omkostningerne
Ved at gå i skyen, slap Graphical Production Facilitities for opstartsomkostninger til licenser og hardware. I stedet afregnes der et fast beløb pr. bruger hvert kvartal. De eneste omkostninger under installationen vedrørte systemopsætning af bl.a. kunder, leverandører, kontoplan. ”Cloud-modellen gør vores it-omkostninger overskuelige,” fastslår Vilhelm Jensen. ”Vi betaler dog en beskeden merpris i forhold til vores gamle økonomisystem, der også var abonnements¬baseret. Til gengæld har vi i dag ét system til det hele, der nemt kan udvides. F.eks. med eksterne arbejds¬pladser, hvis vi vokser. Dén værdi dét skaber, er absolut den minimale prisforskel værd.”

Nemmere økonomistyring via samlet overblik
Set fra den økonomiansvarliges skrivebord, har Microsoft Dynamics NAV givet helt nye muligheder: ”Microsoft Dynamics NAV letter økonomistyringen i forhold til vores gamle økonomisystem,” siger virksomhedens bogholder. ”Jeg kan bl.a. tjekke sager, og gå direkte ind på de grafiske ordrer og fakturere eller se efterkalkulationer. Det er vigtigt for mig at kunne hjælpe kunderne, også når Vilhelm ikke er på kontoret. Kort sagt: Jeg kan se meget mere end blot kontoplanen,” fortæller hun.

I dag foregår de fleste Graphical Production Facilities´ administrative processer i ét skærmbillede, der giver et samlet overblik over kundens tilbudsforespørgsel, ordredokumenter og fakturering. Bogholderen fortæller, at det gør det nemmere end tidligere at finde tidligere ordrer, indkøb og leverandørfakturaer. Hun ser flere fordele herved: ”Efterkalkulationen er blevet meget lettere. Vi er sikre på at få faktureret hele vejen rundt om ordren. Og endelig viser systemet os den konkrete fortjeneste på enkeltjobs – samtidig med at det giver os det store forretningsoverblik på en overskuelig måde.”

”Med PrintVisCloud har vi fået en fremtidssikret løsning, som vores virksomhed kan vokse med efter behov,” slutter Vilhelm Jensen.



Partner
PrintVis Danmark A/S
Banegaardsgade 14-16
8300 Odder
Tlf.: 86250303
Solution Overview




Organization Profile
Graphical Production Facilities servicerer en række virksomheder med behov for forskellige produkter til deres drift og markedsføring – lige fra visitkort over produktmapper til markedsparasoller. Graphical Production Facilities´ forretning ligger i at vide, hvordan opgaver løses bedst til den rigtige pris i junglen af leverandører – og dét stiller krav til overblikket over de mange specialiserede leverandører og deres priser.

Software and Services
  • Microsoft Dynamics NAV 2013
  • Microsoft Azure

Vertical Industries
Publishing

Country/Region
Denmark

Languages
Danish

RSS