2 page Case Study
Posted: 2/15/2013
21
Rate This Evidence:

Levné knihy a.s. Microsoft Dynamics Nav přinesl společnosti Levné knihy rychlý růst i zlepšení cashflow

Síť maloobchodních prodejen pod značkou Levné knihy působí na českém trhu v oblasti prodeje knih a mediálních nosičů již více než patnáct let. V současné době společnost provozuje 46 vlastních prodejen v ČR a 1 v SR, ve kterých ročně nakoupí přes 3,5 milionu zákazníků. Od ledna 2010 přitom managementu společnosti pomáhá Microsoft Dynamics NAV. Ten od základu změnil fungování řady klíčových procesů a v době nástupu krize na knižním trhu firmě dokázal výrazně zvýšit tržby i zlepšit řízení zásob.

Situace

Levné knihy nejsou jen o knihách

Společnost Levné knihy, a. s., sdružuje hned několik dceřiných firem s nejrůznějšími aktivitami. Základ tvoří síť prodejen Levné knihy, internetový obchod Levneknihy.cz, slovenská společnost Lacné knihy a vlastní nakladatelství Československý spisovatel. Hlavní sortiment společnosti tvoří především knihy různých žánrů, filmová DVD, zvukové nosiče, multimediální encyklopedie, kalendáře. Významný podíl v nabízeném sortimentu mají v poslední době hračky. Společnost Levné knihy je také výhradním dodavatelem levných knih pro sítě hypermarketů a obchodních domů řetězců Tesco Stores, Kaufland a Norma. V případě knih se firma soustředí na tři druhy titulů – tituly z vlastního nakladatelství, které jsou k dostání exkluzivně jen v prodejnách Levné knihy, tituly nakoupené přímo od nakladatelů a prodávané ve velkých objemech a v neposlední řadě na knižní tituly, které se nepodařilo prodat jiným knihkupectvím a nakladatelé jsou proto ochotni nabídnout je k prodeji za nižší ceny.

Systém vyvinutý na zakázku už rostoucí firmě nestačil

Celý chod společnosti až do konce roku 2009 řídil na zakázku vyvíjený podnikový informační systém. Ten se však soustředil především na práci s pokladnami, což byl vůbec první požadavek, který společnost ve svých počátcích měla. Řízení klíčových procesů, jako jsou třeba objednávky prodejen, nákup či redistribuce jednotlivých položek mezi prodejnami, zde chybělo. V době, kdy firma měla jen 10 prodejen, to ale nebyl až takový problém. Jenže firma začala po roce 2008 poměrně rychle růst a k prodeji přibyla i vlastní výroba. Management se proto ocitl před důležitým rozhodnutím – nechat do stávajícího systému vyvíjeného na zakázku doplnit všechny chybějící funkce anebo přejít na standardní podnikový informační systém. První varianta se jevila jako logičtější, jenže vývojářská firma neměla ani dostupné kapacity a ani potřebné know-how k tomu, aby potřebný komplexní informační systém uměla úspěšně vyvinout a naimplementovat. Do hry se tak dostala varianta číslo dvě. Vedení společnosti tedy udělalo klasické výběrové řízení, v jehož finálním kole skončily celkem tři různé systémy. Jedním z nich byl i Microsoft Dynamics NAV a společnost WBI Systems, coby jeho implementátor. Firma primárně hledala řešení, které úspěšně funguje u jejích konkurentů, což nebyl případ NAV. Jenže Microsoft Dynamics NAV firmu oslovil velice silnými referencemi, zkušenostmi, které nabízel implementační partner a v neposlední řadě i velice silnými funkcemi v oblasti správy financí a procesního řízení. Navíc Microsoft Dynamics NAV nabídnul možnost snadného řízení všech aktivit společnosti z jednoho systému, včetně bezproblémového vedení účetnictví pro jednotlivé dceřiné firmy i holdingovou strukturu jako celek.

Řešení

Klíčem k úspěchu se stala komplexnost a automatizace

Samotné rozhodnutí o nasazení Microsoft Dynamics NAV padlo v září 2009. V prosinci 2009 zahájila společnost WBI Systems procesní analýzu, na základě které byly identifikovány všechny důležité procesy, které měl nový podnikový informační systém pomoci řídit. Velký důraz byl přitom kladen i na automatizaci. Z předchozího stavu, kdy informační systém pokrýval hlavně pokladny a účetnictví, ale už ne chod firmy jako takový, to proto byl poměrně velký skok. Firma navíc chtěla tento skok prodloužit o krok, kdy se jednotlivé procesy jako například objednávky měly co nejvíce zautomatizovat. V Microsoft Dynamics NAV tak implementační partner vytvořil modul zvaný Návrhář, který automatizuje zásobování prodejen na základě rozličných parametrů (historické prodeje, sezónnost zboží apod.), rozděluje nové tituly jednotlivým prodejnám podle jejich významu, automaticky navrhuje úpravy cen zboží podle obrátky cenových akcí a automaticky navrhuje nákupní objednávky na základě prodejní obrátky, prodejních akcí a času. To je něco, co dřív bylo naprosto nemyslitelné, neboť ke každému tomuto kroku je třeba zpracovat velký objem historických dat, provést jejich regresní analýzu, zvolit vhodný statistický model pro odhad např. budoucích prodejů a na základě toho učinit rozhodnutí např. o objednaném množství daného titulu, jeho rozmístění do konkrétních prodejen a jeho prodejní ceně. Návrhář všechno tohle provede sám během zlomku sekundy a lidská obsluha pouze potvrdí provedení příslušného kroku (např. odeslání objednávky dodavateli). Jenže to zdaleka nebylo jediné zlepšení. Původní systém měl velké rezervy ve zpracování rutinních účetních úkonů, zejména pak v přípravě konsolidovaných účetních výstupů za jednotlivé dceřiné společnosti (ze součtů tržeb ze všech prodejen) i skupinu jako takovou. Dříve tak bylo potřeba řadu věcí přepisovat ručně. Ručně se musely připravovat i některé výstupy, které management potřeboval ke svému rozhodování. Jenže Microsoft Dynamics NAV všechny tyto kroky plně automatizoval a přidal k tomu i pokročilé řízení logistiky, komisního prodeje knih i pokročilý systém pro řízení maloobchodu, včetně zabudovaných kontrolních mechanismů. Když tak firma již v lednu 2010 nasadila účetní část a v září 2010 i jeho zbylé moduly, rázem ušetřila dva celé pracovní úvazky.

Přínosy

Microsoft Dynamics NAV umožnil změnu systému prodeje

Firma také nově začala sbírat celou řadu důležitých dat a management získal zcela nové možnosti v jejím řízení. To navíc mohlo být již plně operativní, potřebná data byla totiž k dispozici ihned a nebylo kvůli nim třeba již na několik hodin vytěžovat celou řadu pracovníků. Firma se proto v lednu 2011 rozhodla naplno využít nových možností, které ji systém nabízel, a připravila velkou slevovou akci. Ta jen v 1. čtvrtletí 2011 vyústila v meziroční 16 % růst tržeb a 15 % pokles stavu zásob neboli vylepšení cashflow o 15 milionů korun. To vše přitom při minimálním dodatečném úsilí, protože systém všechny ceny i tituly ke zlevnění vybral automaticky na základě získaných dat.

Nový systém ušetřil práci, zvýšil tržby a položil základ dalšího rozvoje

Microsoft Dynamics NAV ušetřil společnosti Levné knihy obrovské množství rutinní a zbytečné práce spočívající v ručním přepisování a zpracování dat, kde navíc existuje zvýšené riziko vzniku chyb. Přepočteno na člověkohodiny dělá tato úspora celé 2 pracovní úvazky. Systém však firmu dokázal posunout výrazně dál, a to nejen v oblasti prodejů (16 % růst tržeb díky slevové akci) a řízení cashflow (15 % pokles pasiv vázaných v zásobách), ale také v oblasti finančního řízení, kdy zpřístupnil jak okamžité střediskové i konsolidované finanční výsledky, tak plnohodnotné manažerské účetnictví, které managementu pomůže například v řízení a vyhodnocování úspěšnosti vlastního nakladatelství. Celková doba návratnosti systému přitom podle odhadu dosáhne pouhých dvou let. Mnohem důležitější je však fakt, že nový systém podržel firmu i v době, kdy se knižní trh ocitl v krizi. Ta se společnosti Levné knihy díky novým možnostem v řízení objednávek, prodejů i finančních toků dotkla, na rozdíl od jejích konkurentů, jen okrajově. Navíc, díky univerzálnosti Microsoft Dynamics NAV, může firma efektivně řídit nejen prodeje knih, ale i stále rostoucí prodeje dalších druhů zboží jako jsou třeba hračky, na které se aplikují odlišné zásady nákupu i prodeje.

Solution Overview



Organization Size: 150 employees

Software and Services
Microsoft Dynamics NAV

Vertical Industries
  • Wholesale Distribution
  • Specialty Retail

Country/Region
Czech Republic

Languages
Czech

Partner(s)
WBI Systems a.s.

RSS