4-page Case Study
Posted: 2/25/2014
17
Rate This Evidence:

NBB Bohemia Microsoft Dynamics AX připravil NBB Bohemia na další rozvoj

Společnost NBB BOHEMIA působí v oblasti importu, velkoobchodu a maloobchodu se svítidly a světelnými zdroji. Kromě toho se také věnuje jejich přímým instalacím u velkých zákazníků, jako jsou například obchodní řetězec Globus nebo síť prodejen Paneria. Původní lokální podnikový informační systém, který firma používala, se nedokázal přizpůsobovat rychlému rozvoji, kterým procházela. Proto NBB BOHEMIA vsadila na Microsoft Dynamics AX, který přinesl tolik potřebné nástroje pro efektivní cenotvorbu, Business Intelligence a standardizaci procesů. Pro zákazníky přinesla implementace možnost nákupu v e-shopu, který je online propojený se skladem a s individuálními ceníky.

Původní systém nestačil tempu rozvoje

Společnost NBB BOHEMIA vznikla v roce 1997. Tehdy navázala na činnost sesterské společnosti NARVA BEL/ČR, která je od roku 1993 distributorem německých svítidel NARVA pro Českou republiku. Firma se postupně z Benešova nad Ploučnicí rozrostla na síť pěti poboček s působností po celé České republice. Růst firmy a výrazné zvýšení počtu zaměstnanců znamenalo jiný přístup k řízení společnosti a vznikla potřeba jej podpořit profesionálním podnikovým informačním systémem. Firma si vybrala lokální produkt. Záhy se však ukázalo, že je třeba ho neustále upravovat a vyvíjet, a to i pro pokrytí základních procesů firmy. Dodavatel navíc nebyl schopen pokrýt požadavky na úpravy systému personálně a docházelo tak k značným prodlevám a neefektivitě. Během několika let byly rozdíly mezi představou firmy o podpůrném systému a skutečným stavem systému propastné a NBB BOHEMIA se rozhodla pro změnu. Tentokrát hledala ozkoušený podnikový informační systém určený pro velké firmy, který by měl dlouhodobou historii vývoje, dostupnou podporu a silnou vývojářskou základnu, který by už dokázal pokrýt všechny její požadavky. Zároveň však firma chtěla zachovat možnost přizpůsobit si systém plně podle svých vlastních procesů a požadavků.

Uživatelská přívětivost a schopnost přesně pokrýt klíčové procesy rozhodly

Firma měla jasnou představu o tom, co by nový podnikový informační systém měl umět a díky předchozím zkušenostem i o tom, jak by neměl vypadat. Při výběru hrála důležitou roli také robustnost systému a možnost vybírat si z více implementačních partnerů. Nakonec si firma vybrala Microsoft Dynamics AX a oslovila tři největší implementační partnery tohoto systému v České republice, z nichž zvolila společnost AutoCont CZ. Její nabídka nebyla sice nejlevnější, ale reference i implementační tým dokázaly vedení NBB BOHEMIA přesvědčit, že chápou specifika trhu, na kterém se firma pohybuje a že bude implementace úspěšná.

První fáze implementace byla dokončena během šesti měsíců

NBB BOHEMIA na implementaci systému poměrně dost spěchala, protože ten stávající nevyhovoval jejím požadavkům a nebyl schopný pokrýt některé základní procesy, včetně klíčové cenotvorby. AutoCont CZ proto rozdělil implementaci na více fází, přičemž všechny zásadní funkce systému se mu podařilo uvést do ostrého provozu během šesti měsíců. Jako první proběhla předimplementační analýza, která ukázala, že velká část procesů ve firmě je již pokryta přímo v základních modulech Microsoft Dynamics AX. Zbylou část procesů pak bylo potřeba vyvinout, což vzhledem k otevřenosti prostředí Microsoft Dynamics AX nebyl problém. Po diskusi s konzultanty společnosti AutoCont CZ se vedení firmy také rozhodlo, že některé z procesů ve firmě naopak upraví na základě best practices podle Microsoft Dynamics AX. Tím, co se muselo v systému výrazněji upravovat, byl klíčový proces tvorby cen. NBB BOHEMIA totiž používá cenotvorbu na základě celé řady kritérií, včetně historických odběrů zboží. Cenotvorba také počítá se systémem individuálních slev, které však nově měly podléhat schvalování v rámci přesně nastaveného workflow. Ve výsledku to představuje značnou náročnost na systém, protože každý velkoobchodní zákazník má k dispozici individuální ceny na více než 5 000 položek v nabídce NBB BOHEMIA. Velice důležitá je také příprava cenových nabídek u přímých dodávek na velké realizace. U té musí být možné nastavit u dílčích komponent nižší než nákladovou cenu a zároveň dodržet požadovanou celkovou marži na dané zakázce. Microsoft Dynamics AX navíc pomohl také optimalizovat přípravu cenových nabídek např. na velké stavební zakázky, o které se obvykle paralelně uchází více firem, které si u NBB BOHEMIA následně nechávají zpracovávat cenové nabídky. Přípravu cenových nabídek se tak podařilo výrazně zkrátit, což ocenili i zákazníci, kteří tyto cenové nabídky následně používají pro vlastní kalkulace cenových nabídek pro koncové odběratele.

Ceny se často mění nejen kvůli kurzům, systém s tím umí počítat

Ceny byly přitom v rámci implementace Microsoft Dynamics AX tím nejcitlivějším a nejnáročnějším prvkem. AutoCont CZ se navíc musel vypořádat i s tím, že ceny se v čase mění, a to podle měnových kurzů u dvou hlavních měn (firma dováží výrobky např. z Číny, Japonska a Německa) a že se tak mohou u jednoho zboží z dvou různých dodávek i výrazněji odlišovat nákladové ceny. Microsoft Dynamics AX navíc musí umět při každé změně cen umět rychle vygenerovat stovky individuálních ceníků ve formátu Microsoft Excel. Každá změna cen se totiž musí v nejméně 30 denním předstihu posílat v elektronické formě partnerským velkoobchodům a maloobchodům, kteří prodávají výrobky z portfolia společnosti NBB BOHEMIA. Různí prodejci přitom mají různé požadavky na to, jaké kolonky má takový ceník obsahovat. Díky tomu, že Microsoft Dynamics AX umí generovat tyto individuální ceníky automaticky, se tak podařilo například při měnové intervenci ČNB v listopadu 2013 rychle informovat všechny zákazníky o změnách cen veškerého zboží a zmírnit tak případné negativní dopady tohoto kroku na ziskovost firmy.

Microsoft Dynamics AX přinesl funkce, na které firma dlouho čekala

Jednou z takových funkcí bylo kompletní pokrytí skladového hospodářství a Business Intelligence (BI) nástroje, včetně ABC analýzy skladových zásob. V těch totiž firma má uloženu významnou část svých aktiv. Při 5 000 skladových položek a několika skladech po České republice přitom nebylo reálné provádět kategorizaci skladových zásob na základě obrátkovosti jednotlivých položek ručně. Až Microsoft Dynamics AX přinesl nástroje pro okamžitou ABC analýzu, které ukázaly, jaké položky na skladě patří mezi ležáky a které jsou naopak vysoce žádané. To, co dřív management řídil na základě své intuice a zkušeností, nyní firma začala řídit na základě kvalitních dat. Díky tomu mohla firma okamžitě začít pracovat na optimalizaci řízení skladových zásob, odstranění ležáků ze skladů a tím i na zlepšení cashflow. BI nástroj BI4AX zase poskytl firmě pohled na celkovou ziskovost jednotlivých zákazníků, výrobkových skupin i výrobků. To umožnilo vedení přijmout manažerská rozhodnutí vedoucí k nárůstu ziskovosti firmy, a to přesně v době, kdy se firma musela potýkat s výpadky tržeb z prodejů žárovek, které byly v EU zakázány a dříve tvořily významnou část tržeb.

E-shop láká firmě nové zákazníky

Další novinkou se stal elektronický obchod přímo provázaný s Microsoft Dynamics AX. Ten je na rozdíl od některých e-shopů konkurentů přímo propojený s živými daty v podnikovém informačním systému, a to hned na několika úrovních. Umožňuje zobrazování aktuálních skladových zásob, včetně zohledňování rezervací. Umožňuje zákazníkům s rámcovou smlouvou zboží nejen koupit, ale i zarezervovat. A respektuje princip individuálních cen pro každého zákazníka na všechny nabízené položky. E-shop byl primárně zamýšlen pro stávající B2B zákazníky, kdy řada z nich objednávala zboží přes emailové zprávy, ale ale společnost chtěla rozšířit svůj zákaznický kmen o nové zákazníky z řady B2B, B2C a B2G, což se firmě daří.

Microsoft Dynamics AX připravil firmu na novou etapu existence

Přechod na Microsoft Dynamics AX připravil NBB BOHEMIA nejen na novou éru podnikání, ale také na další expanzi i směrem k drobným koncovým zákazníkům, které by si dřív nemohla firma dovolit z kapacitních důvodů obsluhovat, a na možnost rozšiřovat sortiment či výrobu pod vlastní značkou NBB novými směry a dále propagovat značky NARVA, JENBO a IWASAKI. Microsoft Dynamics AX jí totiž poskytuje všechna klíčová data, takže management se může orientovat i na ty oblasti, kde by pro řízení firmy nemohl používat vlastní intuici, která dříve sloužila jako klíčový nástroj pro směrování firmy.

Přehled řešení

Země: ČR
Odvětví: Výroba
Počet počítačů: 23

Výchozí stav:
Firma využívala nevyhovující podnikový informační systém, který nedokázal reflektovat její měnící se požadavky plynoucí z rychlé expanze na trhu. Starý systém neuměl pokrýt klíčové procesy cenotvorby a neumožňoval firmě spustit e-shop, který potřebovala pro přilákání nových zákazníků.

Řešení:
Firma se rozhodla pro implementaci Microsoft Dynamics AX, včetně BI nástrojů BI4AX, které umožnily zefektivnit skladové hospodářství i obchodní politiku.

Hlavní přínosy řešení:
  • Kompletní pokrytí procesu cenotvorby, včetně standardizace procesu udělení individuální slevy a vynucení minimální ziskovosti napříč všemi pobočkami
  • Automatizace výroby nových ceníků v případě pohybů cen a měnových kurzů
  • Zrychlení přípravy cenových nabídek
  • Komplexní řízení skladového hospodářství, včetně ABC analýzy
  • Kompletní přehled o ziskovosti jednotlivých prodávaných položek, skupin zboží i zákazníků
  • E-shop propojený s živými informacemi o skladových zásobách, rezervacích a individuálních cenách

Další informace

Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft s.r.o. naleznete na webových stránkách společnosti www.microsoft.cz nebo na telefonních číslech Informační linky 841 300 300, kde Vám jsou naši operátoři k dispozici každý pracovní den od 8:00 do 20:00.


Solution Overview




Organization Profile
Společnost NBB Bohemia je dovozcem osvětlovací techniky s působností převážně v České a Slovenské republice. Při dodávkách osvětlovací techniky působí nejen jako obchodník, ale také jako poradce. Vybírá pro zákazníka vhodnou technologii a umí uspokojit jeho potřeby v oblasti osvětlení. Společnost poskytuje komplexní služby od poradenství, přes výpočty až po realizaci a financování.

Software and Services
  • Microsoft Dynamics
  • Microsoft Dynamics AX Technologies
  • Microsoft Dynamics AX for Retail Management

Vertical Industries
Wholesale Distribution

Country/Region
Czech Republic

Languages
Czech

Partner(s)
AutoCont CZ a.s.

RSS