2 page Case Study
Posted: 2/15/2013
22
Rate This Evidence:

ŠKODA AUTO a.s. Aplikace Service Monitoring

Automobilový výrobce - společnost Škoda Auto, která působí na více než 100 trzích v rámci celého světa, implementovala kolaborační řešení MS SharePoint 2010. Řešení na platformě Microsoft přispívá ke zlepšení přehledu o výkonnosti importérů, plánování obchodních jednání a zavedení opatření. Získané informace společnost Škoda Auto využívá pro efektivní řízení a rozhodování. Řešení přispívá velkou měrou především ke zlepšení komunikace mezi odděleními Škoda Auto a jednotlivými importéry. Standardní a transparentní formou umožňuje manažerům kontrolovat plnění klíčových ukazatelů importérů a srovnávat je s nastavenými cíli. Zároveň umožňuje sdílet a monitorovat obchodní dění na všech úrovních businessu a následně přijímat strategická rozhodnutí zaměřená na jakýkoliv segment činnosti firmy.

Situace

Škoda Auto se svými 25.000 zaměstnanci patří mezi nejvýznamnější firmy České republiky. Je českou společností s více než stoletou tradicí výroby automobilů. Značka Škoda patří zároveň k nejstarším automobilovým značkám na světě. V současnosti je Škoda Auto součástí automobilového koncernu Volkswagen.

Škoda Auto:

  • Působí na více než 100 trzích v rámci celého světa

  • Svým obratem patří k největším ekonomickým uskupením v rámci nově začleněných států Evropské unie.

  • V rámci České republiky zaujímá v posledních letech čelní pozice v žebříčku ankety Czech Top 100 v kategoriích „Nejvýznamnější firma“ a „Nejobdivovanější firma“

  • Je nejvýznamnějším exportérem České republiky s 7% podílem na jejím exportu

Jednou z vizí společnosti Škoda Auto je neustále vylepšovat metody a procesy řízení společnosti a komunikaci se zákazníkem. Proto nejen na českém trhu patří škoda Auto mezi lídry v určování trendů a inovací softwarových řešení. V rámci optimalizace procesů komunikace a řízení exportních trhů se rozhodla společnost pro implementaci aplikace Service Monitoring.
Původní stav řešení komunikace a řízení v oblasti poprodejních služeb vykazoval určitou míru neefektivity, která byla zapříčiněna nemožností zabezpečit strukturovaný a cílený tok dokumentů a informací správným pracovníkům ve správném čase. Dokumenty neměly jednotnou strukturu a požadovanou provázanost na jejich dřívější verze. Často nebyly umístěny ve společném prostoru a přístup k požadovaným informacím o importérech byl tak obtížný a zdlouhavý. Rovněž neexistovala možnost jednoduchého trasování vzájemné souvislosti mezi úkoly (obchodní jednání pracovníků odpovědných za dané trhy) a jejich výstupy (zprávy z obchodních jednání). Veškerá spolupráce, plánování a úkolování probíhalo pouze pomocí telefonické či mailové komunikace, která neposkytovala dostatečně silný základ pro sledování plnění úkolů a opatření. Tento stav generoval následující problematické oblasti:

  • Sdílení informací mezi odděleními

  • Komunikace v rámci řízení poprodejních služeb Škoda Auto a exportních trhů

  • Přístup k informacím mimo interní síť Škoda Auto

  • Izolovaná řešení v jednotlivých útvarech bez možnosti globálního pohledu na daného importéra

  • Možnost správy dokumentů (verzování, rezervace, řízení oprávnění)

  • Komplikované získávání podkladů pro přípravu jednání s importérem (díky roztříštěnosti informací v různých odděleních)

  • Centralizované plánování jednání s importéry, které by zabezpečovalo požadovaný přehled pro zainteresované pracovníky

  • Pracné a nejednotné vytváření zpráv z obchodních jednání

Obchodní cíle

Od hledaného řešení očekávala společnost Škoda Auto následující vylepšení:

  • Informace a dokumenty strukturované a na jednom místě

  • Integrace importérů do společné platformy

  • Zobrazení klíčových ukazatelů (KPI) importérů v jednotné hierarchické struktuře a časové linii

  • Efektivní sledování opatření, úkolů a jejich plnění

  • Možnost práce off-line a obousměrné synchronizace

  • Konsolidace dat o importérech z různých datových zdrojů a jejich jednotná aktualizace

  • Nastavení workflow v rámci obchodních jednání s importéry a souvisejících interních procesů

Řešení

Řešení kombinuje využití kolaboračních funkcionalit platformy MS Sharepoint 2010 s reportingem ukazatelů pomocí PerformancePoint Services.

Před implementací projektu byla provedena Feasibility Study, která porovnávala kolaborační platformy:

  • IBM

  • EMC

  • SAP

  • Microsoft

  • Semanta

Kritérii výběru technologie byly dostupnosti požadovaných funkcionalit, zralost produktu a koncept technologie s ohledem na metodiky kolaborace. Studie také kladla důraz na uživatelské prostředí a vhodnost produktu s ohledem na aplikační prostředí Škoda Auto. Z této studie vyšla vítězně technologie MS SharePoint 2010.

Implementované řešení kombinuje funkcionality kolaborační platformy MS SharePoint integrované s nástroji pro reporting klíčových ukazatelů (KPI) pomocí PerformancePoint Services. Aplikace Service monitoring díky tomu poskytuje funkcionality pro kompletní agendu řízení exportních trhů v oblasti poprodejních služeb.

Kolaborační prostředí
Uživatelé Servisního Monitoringu využívají kolaboračního prostředí MS SharePoint, ve kterém jsou vytvořeny pracovní prostory jednotlivých importérů. V těchto prostorech se plánují schůzky a kompletují podklady pro jednání. Každé obchodní jednání s importérem prochází procesem schvalování, shromažďování informací a přípravy agendy jednání.
Díky kolaboračnímu prostoru jsou tyto procesy sjednoceny, je možné sledovat jejich průběh a koordinovat návaznosti s ostatními odděleními Škoda Auto. Komunikace mimo tuto platformu se omezila na minimum, a veškeré i historické informace jsou udržovány na jednom místě.

Reportování KPI

V prostředí SharePoint jsou také vytvářeny dashboardy, sloužící k získání přehledu o výkonnosti importérů dle jednotlivých hierarchicky uspořádaných KPI. Možné je sledování vývoje kvantitativních a kvalitativních KPI včetně porovnání s ostatními importéry. Data pro dashboardy jsou integrována z jednotlivých systémů na jednotné BI platformě Škoda Auto a následně poskytována pro reporting.

Sjednocení informací v prostředí Service Monitoringu usnadňuje promítnutí zobrazených informací do agend jednání. Kromě sledování aktuálního stavu KPI je možné také zobrazit vliv a výsledek zavedených opatření, která mají vytvořenou vazbu s KPI.

Formulářové řešení zápisů a zpráv

S agendou jednání je spojeno vytváření strukturovaných dokumentů typu agenda, zápis z jednání nebo souhrnná zpráva (Business Trip Report).. Pro jednotlivé typy dokumentů jsou technologií MS InfoPath vytvořeny šablony, které jsou automaticky naplněny daty z aplikace a připraveny k editaci. Následně probíhá workflow schvalování a aktualizace KPI na základě výsledků jednání.

Díky tomuto řešení mají uživatelé automaticky připraveny dokumenty s danou strukturou odpovídající grafickým šablonám ŠkodaAuto:

  • Agenda jednání obsahující body jednání vázané na KPI,

  • Zápis z jednání obsahující poznámky k opakovaným bodům předchozích schůzek,

  • Business Trip Report generovaný z podkladů kompletovaných k události.

Off-line přístup

Jednou z požadovaných funkcionalit byla možnost pracovat v režimu off-line. Pro tuto funkci je využit off-line klient MS Sharepoint Workspace 2010.

Díky této aplikaci mají uživatelé přístup k dokumentům off-line a mohou provádět zápis v destinacích importéra bez přístupu k internetu. Současně umožňuje aplikace synchronizovat veškeré podklady potřebné k schůzce nebo ty, které jsou výstupem schůzky, mezi stanicí uživatele a centrálním úložištěm.

Přínosy

Díky implementaci řešení Service Monitoring získali uživatelé:

  • Všechny informace o daném importérovi uložené a aktualizované na jednom místě

  • Centralizované místo přípravy jednání vycházející z KPI, shromažďování a sdílení podkladů

  • Standardizace a sjednocení hodnotících kritérií (KPI)

  • Manažerský pohled na KPI a procesy řízení exportních trhů

  • Efektivní sledování opatření, úkolů a jejich plnění

Aplikace poskytla funkcionality a umožnila upravit současné procesy pro:

  • Omezení mailové komunikace

  • Standardizaci připomínkování a schvalování dokumentů

  • Sdílení dokumentace napříč odděleními

  • Vzdálený přístup z internetu a off-line přístup

  • Spolupráce napříč geograficky oddělenými lokalitami

Úspora

Škoda Auto stále výrazněji globalizuje svůj business a to nejen v oblasti prodeje vozů, ale i v oblasti poprodejních služeb. Aby byla společnost schopna nabízet stejnou úroveň servisních služeb na všech trzích, potřebuje nové platformy pro komunikaci a řízení. Jedním z důležitých nástrojů je Aplikace Servisní monitoring, která přináší výraznou úsporu času a zvýšení efektivity práce jak pro pracovníky Servisních služeb Škoda Auto, kteří se podílejí na podpoře a řízení exportních trhů, tak i pro importéry samotné. V podmínkách prudkého vývoje výkonnostních a kvalitativních parametrů a složitosti infrastruktury servisní sítě Škoda, nelze bez navýšení kmenového personálu zachovat současnou úroveň podpory exportních trhů a potřebnou míru aktuálních informací, nezbytných pro jejich řízení. Díky servisnímu monitoringu nebude třeba navyšovat personál v oblasti reportingu a v teamu pracovníků řízení regionů. Celkově efektivnější komunikace pomůže rychleji identifikovat slabá místa (kritická KPI) a realizovat účinná opatření k jejich eliminaci. To by mělo přispět ke zvyšování spokojenosti zákazníků Škoda servisu, a tím podpořit další růst prodeje vozů. Tento přínos je těžko exaktně kvantifikovatelný, ale v porovnání s investicí do implementace Servisního monitoringu určitě významný.

Solution Overview



Organization Size: 25000 employees

Software and Services
  • Microsoft FAST Search Server
  • Microsoft Sharepoint Workspace
  • Microsoft SharePoint Server 2010
  • Microsoft Office Professional Plus 2010
  • Microsoft SQL Server 2008 R2 Enterprise

Vertical Industries
Automotive, Industrial Equipment & Aerospace

Country/Region
Czech Republic

Languages
Czech

Partner(s)
Trask solutions a.s.

RSS