2 page Case Study
Posted: 6/14/2013
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Mayr-Melnhof Karton Ein großes, virtuelles Fenster zur Welt

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* Virtualisierte Zusammenarbeit kann nur funktionieren, wenn davor eine reale Kultur der Zusammenarbeit geschaffen wurde. Das erklärt die hohe Akzeptanz von Lync in unserem Unternehmen. *

Andreas Kieweg
Head of Corporate IT, Mayr-Melnhof Karton

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Dass Kommunikation im Kleinen beginnt, zeigt sich auch bei global agierenden Unternehmen wie Mayr-Melnhof, deren Erfolg auch darauf baut, dass sie über Zeitzonen und Kulturen hinweg möglichst nahtlos, transparent und vertrauensvoll zusammenarbeiten. Kein Wunder, dass gerade den Themen „Culture Branding“ und „Culture Assurance“ große Aufmerksamkeit geschenkt wird, wenn es um Qualitätssicherung und den Einsatz neuer Technologien im Bereich Unified Communications (UC) geht.

Mit mittlerweile 40 Produktionsstandorten in Europa, Afrika, Asien und seit 2010 auch Südamerika wird es für die Mayr-Melnhof Gruppe immer wichtiger, konsolidiertes Wachstum und Integration – sowohl in technischer als auch in kultureller Hinsicht – sicherzustellen. „Konsolidiertes Wachstum, wie gesagt, und nicht Wildwuchs“, wie Andreas Kieweg, Head of Corporate IT bei Mayr-Melnhof Karton, hervorhebt. „Und das verlangt von uns, dass wir in der Lage sind, unseren Mitarbeitern überall auf der Welt einen einheitlichen und umfassenden Enterprise Client über die Private Cloud anzubieten. Einen Enterprise Client, der neben dem kompletten Office Paket mit Lync als Standardanwendung bei Bedarf auch den sicheren Zugriff auf ERP- und Finanz-Anwendungen oder das Unternehmensintranet erlaubt – und das von unterschiedlichen Endgeräten aus .“

DIE HERAUSFORDERUNG

Doch die zentrale Bereitstellung von IT ist eine Sache, der Support eine andere. Besonders wenn es darum geht, diesen über Landesgrenzen und Zeitzonen hinweg zur Verfügung zu stellen. Vor diesem Hintergrund war den Verantwortlichen bei Mayr-Melnhof schnell klar, dass dies nur über einen dezentralen Ansatz und die Etablierung von regionalen Kompetenzzentren möglich ist. Dabei spielen in den Überlegungen zu einer begleitenden Qualitätssicherung im globalen Kontext nicht nur UC-Technologien, sondern auch das Verhältnis von virtueller und physischer Kommunikation eine wichtige Rolle.

Dazu Andreas Kieweg: „Wir haben diese Aspekte fix in unseren Planungsprozesse verankert. Aktuelles Beispiel ist Santiago de Chile, wo wir vor kurzem nicht nur ein Kompetenzzentrum eröffnet, sondern auch den weltweit größten Faltschachtel-Produktionsstandort in Betrieb genommen haben. Da kommen die IT-Mitarbeiter zunächst einmal für einen Monat zu uns nach Wien für ein Intensivtraining. Um die Nachhaltigkeit dieser technischen und kulturellen Trainingseinheiten sicherzustellen, begleiten wir diesen Onboarding-Prozess mit zwei flankierenden Maßnahmen. Die eine besteht darin, dass auch Mitarbeiter aus der Zentrale immer wieder für zwei Monate nach Chile gehen und von dort aus arbeiten. Die andere nennen wir unser ‚großes Fenster nach Chile‘ auf Basis Lync.“

DIE NEUE LÖSUNG

Konkret hängen heute in Chile genauso wie in Österreich große 56 Zoll Screens, die für eine virtuelle Erweiterung der lokalen Arbeitsumgebung sorgen. Für die hohe Akzeptanz dieser neuen Einsatzmöglichkeit der Lync-Videotechnologie sind mehrere Faktoren verantwortlich. Auf kultureller Ebene zunächst einmal eine hohe Achtsamkeit gegenüber dem ‚Feinstofflichen‘, wie Andreas Kieweg es nennt, und die absolute Freiwilligkeit, was den Einsatz betrifft: „Die Leute schätzen dieses virtuelle Fenster, weil es den Zusammenhalt fördert und in der täglichen Arbeit ein konkretes Backup bedeutet. Und – was genauso wichtig ist – sie wissen, dass sie jederzeit die Rollos herunterlassen können.“

Dass dieser Usecase über den klassischen Einsatz hinausgeht, zeigte sich auch in auf den ersten Blick unscheinbaren Details auf der technischen Ebene, wie Ivan Samarin, Field Operation Manager & System Engineer bei Mayr-Melnhof, erinnert: „So mussten wir die Lync-Anwendung mit einer Auto-Response-App, die wir im Web fanden, kombinieren, um die in diesem Fall unnötige Session-Anfrage einer klassischen Video-Konferenz zu umgehen und zu vermeiden, dass die Verbindung immer wieder bestätigt werden muss.“

WEITERE EINSATZBEREICHE

Die konkrete Lync-unterstützte Zusammenarbeit der internationalen Support-Teams geht bei Mayr-Melnhof jedoch viel weiter. Ivan Samarin präsentiert uns konkrete Nutzungsauswertungen, die zeigen, dass die Funktionen Chat und Desktop-Sharing besonders gut angenommen werden: „Vor allem die Kombination aus geteiltem Desktop und Chat ist hier besonders wichtig. Damit können auch Sprachbarrieren und kulturelle Unsicherheiten überwunden werden, die es im internationalen Austausch immer wieder gibt. Das sehen wir übrigens nicht nur im Supportbereich, sondern auch im Schulungsbereich. Mitarbeiter, die sich vielleicht in einer größeren Runde nicht fragen trauen, können in den Lync-Schulungen ein kleines Fenster öffnen und die Frage stellen.“

Womit wir bei der Mayr-Melnhof Akademie wären, die neben dem internen Support das zweite große Lync-Nutzungsszenario darstellt. Sie bietet neben den Präsenzschulungen, die im Headquarter in Wien gehalten werden, vor allem Update-Schulungen über Lync an. Das hilft nicht nur Reisekosten sparen. Es bringt den zusätzlichen Vorteil, dass diese als Webcasts angebotenen Lync-Sessions auch aufgezeichnet und zu einem späteren Zeitpunkt abgerufen werden können.

Diese Flexibilität spielt auch im Bereich Video-Conferencing eine immer größere Rolle, wie Andreas Kieweg betont. „Unsere Mitarbeiter nehmen heute den handlichen Round-Table einfach in das Meeting mit, wo diese Funktionalität benötigt wird. Zudem können wir auf Administratorenseite in Lync über Richtlinien steuern, welche Auflösung ein Benutzer maximal fahren darf. Das garantiert, dass für alle Anwendungen im Unternehmensnetz genügend Bandbreite vorhanden ist.“

DIE ZUKUNFT

Mit dem frühzeitigen Upgrade auf Lync 2013 verbindet man bei Mayr-Melnhof ganz konkrete Ziele – vor allem im Recruiting-Prozess, wo man sich durch den verbesserten Webclient und die Skype-Integration in der Kommunikation nach außen einiges erwartet. In diesem Zusammenhang hebt Ivan Samarin auch das Thema Mobilität hervor: „Wir wollen unseren Außendienstmitarbeitern neben einer verbesserten Erreichbarkeit auch den Komfort bieten, dass sie Video-Telefonie über Peer-to-Peer-Verbindungen nutzen können.“

Andreas Kieweg greift dieses Thema auf und denkt es weiter: „Mobilität hat viele Gesichter. Sie kann auch Beweglichkeit im Sinne der Unternehmensentwicklung bedeuten. Nehmen Sie den Bereich Merger & Acquisitions. Wenn wir neue Standorte schnell ins Firmennetz einbinden müssen, dann gibt es in Zukunft mit Lync natürlich auch die Option, dass wir ganz ohne klassische Telefonielösung auskommen. Wobei das natürlich auch vom kulturellen Kontext abhängt, in dem wir uns bewegen.“

Womit wir wieder beim Feinstofflichen wären. Mayr-Melnhof zeigt eindrucksvoll, dass Kultur keine Feiertagsveranstaltung ist, sondern den Technologieeinsatz auf Schritt und Tritt begleitet.

Diese Fallstudie dient ausschließlich Informationszwecken. MICROSOFT GIBT IN DIESER ZUSAMMENFASSUNG KEINE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN GARANTIEN AB.

Solution Overview



Organization Size: 8900 employees

Software and Services
  • Microsoft Lync Server 2013
  • Microsoft Lync Server 2010

Vertical Industries
Other Services

Country/Region
Austria

Languages
German

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