2 page Case Study
Posted: 11/22/2013
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Bertelsmann Stiftung Integrierte Teamarbeit für weltweite Projekte

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* Mobilität und internationales Arbeiten ist bei uns Standard. Lync gibt uns die Flexibilität, die wir in unseren Projektteams brauchen. *

Dr. Johannes Hermans
IT-Leiter

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Projektarbeit bestimmt das Tagesgeschäft der Bertelsmann Stiftung. Die aktuell rund 60 laufenden Projekte befassen sich mit Schwerpunkten wie bessere Bildung, gerechtere und effiziente Wirtschaftsordnung, vorsorgendes Gesundheitswesen, lebendige Bürgergesellschaft und wachsende internationale Verständigung. "Unser Projektgeschäft läuft zunehmend international ab", sagt IT-Leiter Dr. Johannes Hermans. Der Hauptsitz der Stiftung befindet sich zwar in Gütersloh, es gibt aber auch Außenstandorte, etwa in Barcelona, Brüssel oder Washington. Außerdem bilden sich spontan immer wieder Teams mit vielen externen Experten. "Mobilität ist bei uns nicht nur ein Schlagwort, sondern Realität bei der täglichen Arbeit", erklärt Hermans. Die IT-Systeme bildeten diese Mobilität aber nur unzureichend ab. Bei der Bertelsmann Stiftung setzte man bis 2011 hauptsächlich auf die klassischen Kommunikationsmittel Telefon und E-Mail. Das war vielen Mitarbeitern nicht flexibel genug.

Mitte 2011 wurde der Wunsch der Mitarbeiter nach neuen Kommunikations-Tools laut. "Viele Mitarbeiter nutzten privat Skype und waren begeistert von Videotelefonie, schnellem Messaging und den Möglichkeiten, sich unkompliziert gemeinsam einen Desktop über das Internet zu teilen ", erklärt Hermans. Diese direkte Art der Kommunikation sollte es bei der Bertelsmann Stiftung auch im Job geben. "Wir haben deshalb gleich 2011 ein Projekt rund um Mobilität aufgesetzt", sagt Hermans. Die Anforderungen an die neue Lösung waren Video-Anrufe und –Konferenzen mit guter Bildqualität, die Möglichkeit mit anderen Nutzern einen Desktop zu teilen und schnelles Text-Messaging. Die Wahl fiel auf Microsoft Lync. Der Grund: Die Bertelsmann Stiftung setzt schon seit Jahren erfolgreich auf Microsoft-Produkte. Lync passt sich dabei sehr gut in einen Business-Arbeitsplatz mit Microsoft Office ein. Außerdem bietet Lync Business-Funktionen, die z. B. Skype fehlen: So kann man etwa nicht nur den ganzen Desktop, sondern auch einzelne Programme gemeinsam nutzen.

Für Hermans und sein Team war eine große Frage, ob Lync auf eigenen Servern betrieben werden sollte oder ob man zur Cloud-Variante Microsoft Lync Online greifen sollte. "Wir haben uns aus zwei Gründen für Lync Online entschieden: Erstens hätten wir für die Lösung im eigenen Rechenzentrum neue Hardware anschaffen müssen, was recht hohe Investitionen bedeutet hätte und zweitens waren wir davon überzeugt, dass Betrieb und Administration von Lync durch Microsoft eine klasse Sache sind", sagt Hermans. Dementsprechend kurz fiel die Projektdauer aus. Das IT-Personal richtete lediglich die Nutzer-Accounts über das Admin-Portal von Lync Online ein und installierte die Clients auf den Mitarbeiter-PCs. Danach gab es für jeden Mitarbeiter eine Einführung in Lync und bei
Bedarf klärten die IT-Verantwortlichen noch zusätzliche Fragen. Bei der Bertelsmann Stiftung war die Nutzung von Lync auf freiwilliger Basis geplant, mittlerweile hat sie sich zum Standard gemausert. Gestartet wurde 2011 mit rund 50 Usern, bis heute nutzen von den rund 300 Mitarbeitern 220 Lync.

Den größten Vorteil sieht Hermans bei der Vereinfachung vieler Abläufe bei der Kommunikation und Zusammenarbeit. Statt Einzeltelefonaten und langen Mails an große Verteiler beschleunigt die direkte Kommunikation via Lync die Zusammenarbeit in verteilten Teams erheblich. "Mit Lync ist es beispielsweise sehr viel einfacher, auch externe Mitarbeiter schnell in Teamkonferenzen aufzunehmen", sagt Hermans. Statt vielen Mails und Anrufen gibt man direkt aus Word oder PowerPoint heraus ein Dokument frei und bearbeitet es mit anderen Teammitgliedern, das spart Zeit. Das Thema Mobilität wird von Lync sehr gut abgedeckt, denn die Erreichbarkeit ist überall dort gegeben, wo es eine Internet-Verbindung gibt. Das spart natürlich unter dem Strich auch Kosten für Reisen oder Fahrten ins Büro. Auch um die Sicherheit muss man sich keine Sorgen machen, die komplette Lync-Kommunikation läuft automatisch verschlüsselt ab.

Ist man in einem Lync-Meeting, sorgt ein eingetragener Outlook-Termin dafür, dass der Erreichbarkeitsstatus im Tool geändert wird. "Ob unsere Mitarbeiter in Gütersloh, in einer Außenstelle oder im Home-Office sitzen, hat auf die Kommunikation keinen Einfluss mehr", sagt Hermans. Für das IT-Team war das Lync-Projekt ein voller Erfolg, denn die Akzeptanz durch die Mitarbeiter ist sehr hoch und die Umsetzung war wenig aufwändig.



Diese Fallstudie dient ausschließlich Informationszwecken. MICROSOFT GIBT IN DIESER ZUSAMMENFASSUNG KEINE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN GARANTIEN AB. 

Solution Overview



Organization Size: 220 employees

Organization Profile
Die Bertelsmann Stiftung ist eine operative, konzeptionell arbeitende Organisation mit dem Ziel, eine nachhaltige Wirkung auf die Gesellschaft zu erzielen. Seit der Gründung 1977 wurden 928 Millionen Euro für gemeinnützige Arbeit bereitgestellt.

Software and Services
  • Microsoft Lync Server
  • Microsoft Online Services
  • Microsoft Office 365

Vertical Industries
Publishing

Country/Region
Germany

Languages
German

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