2 page Case Study
Posted: 8/31/2011
45
Rate This Evidence:

Ale kommun Office 2010 och Lync lyfter Ale kommuns kommunikation

Bättre kostnadsbild och effektivare lösningar fällde avgörandet när Ale kommun bytte ut sina Novell- och IBM-system mot Lync, Windows 7 Enterprise och Office 2010. Genom att utnyttja integrationsmöjligheterna i Microsoft-plattformen blev det rent av mer lönsamt att investera i Office 2010 än att köra med gratispaketet Openoffice.  

Ale kommun har länge kört Novell och Domino/Notes som bas för sin it, men när kommunen behövde en modern intern chattfunktion så var det dags att göra en ordentlig översyn över vilka system som egentligen passade kommunens behov bäst.

- Jag gjorde en stor utvärdering när jag tillträdde som it-chef och det visade sig att en enhetlig Microsoft-miljö var det bästa alternativet för oss när man såg till kostnader och effektivitet, säger Christina Larsson, it-chef på Ale kommun.

Så istället för Novell blev det Active Directory och Domino/Notes ersattes av Exchange Server. I samband med övergången till Lync, AD och Exchange passade Ale kommun också på att uppdatera sina nära 4 000 klienter inom administrationen och ute på skolornas elevdatorer till Windows 7 Enterprise och Office 2010.

Lönsamt att satsa på Microsoft Office 2010
Nu var det inte självklart att Ale kommun skulle gå över till Office 2010 utan de utvärderade också Openoffice. Fördelen med Openoffice är att det är gratis, men det visade sig att det ändå lönade sig för Ale kommun att satsa på Microsoft Office 2010 istället.

- Vi har många system som är beroende av Microsofts Office-svit och att anpassa dem till Openoffice hade inte varit gratis. Så med Microsofts Office-paket fick vi direkt den integration till andra system som vi ville ha samtidigt som vi kunde hålla nere kostnaderna, säger Christina Larsson.

Tidigare kördes Windows XP och Office 2000 så det var ett rejält steg, men det har fungerat bra.

- Det har faktiskt fungerat bättre än jag trodde och det blev inte så mycket tryck på supporten som man kunde frukta när det gäller en så pass stor förändring som det här ändå var, säger Subir Byström, konsult på DQC som har hjälpt Ale kommun med implementationen.

Enkelt att utbilda användarna
Den enda utbildning som har behövts för att lära användarna hantera de nya systemen är två halvdagarsutbildningar för att lära dem grundfunktionerna. Här kan man dra nytta av att användarna redan har skött mycket av utbildningen på egen hand.

- Många använder redan Microsoft Office och Outlook hemma så på så sätt är det enklare att lära dem hantera vår nya miljö än det var att utbilda dem på Notes-miljön vi hade tidigare, säger Christina Larsson.

Tidigt ute med ny chattfunktion
Ursprungligen var det tänkt att Office Communicator skulle användas som chattfunktion, men Microsoft var precis på väg att komma med efterföljaren Lync Server 2010. Ale kommun fick därmed chansen att bli en av de första Lync-installationerna i Sverige och den chansen tog man.

- Med Lync får vi helt nya möjligheter när det exempelvis gäller integration med televäxeln så att lärare och elever får åtkomst till telefonifunktioner i klassrummen. Sedan är chattfunktionen bra och hela systemet är mycket lättanvänt. Användarna kan nu se om en kollega är tillgänglig och direkt starta en chatt istället för att skicka ett mail eller ringa och det gör att vi kommer närmre varandra, säger Christina Larsson.

Synergieffekter mellan Lync, Exchange och telefonväxeln
Subir Byström är också imponerad av hur enkelt det är att använda Lync.

- Med Lync har Microsoft verkligen levererat vad de lovat, och lite till. Den är så enkel att använda att de flesta kan komma igång direkt. Även de mindre datorvana användarna kunde snabbt börja använda Lyncs funktioner. Sedan finns det stora synergieffekter mellan Lync, Exchange och telefonväxeln så att det går att erbjuda chatt, telefoni och videokonferens via ett system, säger han.

Ale kommun har ägnat ett år till att förbereda för övergången med test av alla applikationer med mera och nu är migreringen i full gång. Att peka på några konkreta effekter är därför svårt att göra redan nu, men Christina Larsson är övertygad om att övergången kommer att löna sig på många sätt.

- Användarna får till exempel en miljö som de känner igen från sina hemdatorer och för it-personalen blir det enklare att sköta supporten i och med att vi nu får en enhetlig maskinpark med enhetliga system som kan hanteras med fjärrverktyg. Det frigör resurser som vi kan använda till annat som exempelvis att ta fram e-tjänster för att serva invånarna, säger hon.

Text: Kent Olofsson
Produktion: Appelberg


Den här fallstudien är endast till för informationssyften. MICROSOFT GER INGA GARANTIER, UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, FÖR DEN HÄR SAMMANFATTNINGEN.
Solution Overview




Organization Profile

Ale kommun ligger mellan Göteborg och Trollhättan och har 27 442.


Software and Services
  • Microsoft Office 2010 Suites
  • Windows 7 Enterprise
  • Microsoft Lync Server

Vertical Industries
Public Sector

Country/Region
Sweden

Languages
Swedish

Partner(s)
DQ Consulting AB

RSS