4-page Case Study
Posted: 11/5/2013
34
Rate This Evidence:

ABC - Domotica Projects ABC - Domotica Projects werkt efficiënter en flexibeler via de cloud

OVERZICHT
Land: België
Sector: domotica

Uitdaging
De 14 pc-gebruikers bij ABC - Domotica Projects communiceren heel intensief via e-mail. Ze moeten dus altijd over hun e-mail kunnen beschikken, ook wanneer ze in het buitenland zijn. Die beschikbaarheid was niet altijd optimaal. Daarnaast spendeerde men heel wat tijd aan de wekelijkse opkuis van de mailboxen. Wanneer een laptop verloren ging of vervangen werd, moest ABC - Domotica Projects telkens investeren in een nieuwe Office-licentie.

Oplossing
Heens IT, de vaste IT-partner van ABC - Domotica Projects, begeleidde ABC - Domotica Projects bij de overstap naar Office 365. Na enige tijd migreerde het alle mailboxen naar een nieuwe abonnementsformule van Office 365, waarmee ABC - Domotica Projects nu werkt met Office via de cloud.

Voordelen
  • Gegarandeerde beschikbaarheid van e-mail
  • Grote mailboxcapaciteit (25 GB)
  • Minder hardware- en onderhoudskosten
  • Softwarelicenties losgekoppeld van hardware
  • Altijd de meest recente versie
  • Efficiënter samenwerken
  • Voorspelbare IT-kosten
ABC - Domotica Projects werkt efficiënter en flexibeler via de cloud
ABC - Domotica Projects, installateur van high-end domoticasystemen in het segment van residentiële villa’s, werkt met Office 365. Daardoor beschikken de pc-gebruikers altijd over hun e-mail via de cloud. Aangezien alles op de externe servers van Microsoft wordt bewaard, betekent een verloren of defecte laptop ook niet meer dat mails of gegevens onherroepelijk kwijt zijn.

“E-mailen via de cloud is ongeveer 20 procent goedkoper dan werken met een eigen Exchange Server”, stelt Kris Van den Kieboom, Managing Director van ABC - Domotica Projects. “Zelfs als we geïnvesteerd hadden in een nieuwe, meer energiezuinige server zou het niet goedkoper zijn om alles in huis te houden. Je moet immers ook blijven investeren in opslagcapaciteit en ondersteuning.”

*
* De overstap gebeurde zonder hinder voor de eindgebruikers. *

Kris Van den Kieboom
Managing Director
ABC - Domotica Projects

*
Grotere flexibiliteit

Kostenbesparingen zijn mooi meegenomen, maar ABC - Domotica Projects koos vooral voor de cloud vanwege de grotere flexibiliteit. “Door via de cloud te werken, zijn onze licenties niet meer gebonden aan de laptops”, vertelt Kris Van den Kieboom. “Daardoor zijn we veel minder afhankelijk van onze hardware. Vroeger kochten we altijd laptops waarbij een Office-licentie hoorde. Normaal gezien gaat een laptop echter langer mee dan zo’n licentie – voor de computer is afgeschreven, komt er al een nieuwe Office-versie uit. Nu we Office gebruiken via de cloud hebben we altijd de meest recente versie van de software, zonder dat we daarvoor nieuwe licenties moeten kopen. Je komt dus ook niet voor onverwachte IT-kosten te staan.”

Overstap van het ene naar het andere Office 365-abonnement
ABC - Domotica Projects gebruikte aanvankelijk een Office 365-versie die alleen e-mail, SharePoint en Lync omvatte, en geen andere Office-kantoortoepassingen. Na ongeveer negen maanden wou de organisatie toch investeren in een andere abonnementsformule die dat wel zou aanbieden. Ze deed daarvoor een beroep op Heens IT, sinds jaren de vaste IT-partner van het bedrijf.

“Er bestaan heel wat verschillende abonnementen voor Office 365”, zegt Filip Heens van Heens IT. “Microsoft heeft ze verdeeld in verschillende groepen, zoals Office 365 voor Professionals en Kleine Bedrijven of Office 365 Enterprise. Binnen die groepen kan je zonder problemen van het ene naar het andere abonnement overstappen, maar het is niet mogelijk om zomaar van de ene naar de andere groep te gaan. Dat was het geval bij ABC - Domotica Projects.”

Office ook lokaal installeren op vijf toestellen
Toen de laptops van ABC - Domotica Projects aan vervanging toe waren, moest het bedrijf weer investeren in nieuwe toestellen met Office-licenties. Heens IT stelde echter voor om over de stappen naar een ander Office 365-abonnement waardoor ook Office via de cloud beschikbaar zou zijn. ABC - Domotica Projects mag hiermee per abonnee ook Office Pro (inclusief Access) lokaal installeren op vijf laptops of smartphones.

“We zijn een organisatie met niet meer dan 21 medewerkers van wie 14 computergebruikers”, zegt Kris Van den Kieboom. “Zij beschikken nu altijd over de meest recente, snelste versie van Office. Als er updates zijn, verschijnt er een pop-upvenstertje en dan starten de gebruikers de installatie zelf door daarop te klikken – heel eenvoudig en snel.”

*
* E-mailen via de cloud is ongeveer 20 procent goedkoper dan werken met een eigen Exchange Server. *

Kris Van den Kieboom
Managing Director
ABC - Domotica Projects

*
Geen hinder voor de eindgebruikers

Aangezien het niet mogelijk was om naadloos van de ene naar de andere abonnementsformule over stappen, creëerde Heens IT eerst een tweede mailomgeving. “De overstap gebeurde zonder hinder voor de eindgebruikers”, aldus een tevreden Kris Van den Kieboom. “We moesten eerst een nieuwe account aanmaken en ervoor zorgen dat beide omgevingen synchroon liepen”, aldus Filip Heens. “Daarna begonnen we alle gegevens – e-mails, maar ook contacten en agenda’s - over te hevelen van de ene naar de andere omgeving. Bij de overschakeling moesten we er ook op letten dat geen enkele mail verloren ging. We hebben alles dus heel grondig voorbereid. De eindgebruikers leverden op vrijdag hun oude laptop in en kregen op maandag een andere, waarop ze meteen met de nieuwe omgeving konden werken.”

Mailboxen van 25 GB per gebruiker
De e-mail is heel belangrijk voor ABC - Domotica Projects. Het is het belangrijkste communicatiemiddel, vooral tussen collega’s. Aangezien de medewerkers vaak in het buitenland aan projecten werken, moeten ze ook daar hun mails kunnen lezen en beantwoorden. E-mailen via de cloud is dan een perfecte oplossing. Ook de gedeelde mappen zijn een handige manier om samen te werken met collega’s.

“De mailboxen hebben nu een capaciteit van 25 GB per gebruiker, terwijl dat vroeger maar 500 MB was. Toen moesten de gebruikers elke vrijdag hun mailbox opkuisen maar dat is nu niet langer nodig. We kunnen een grote mailhistoriek bewaren en snel mails terugvinden. Zulke grote mailboxen van 25 GB zouden we niet op een eigen Exchange server kunnen aanbieden, omdat je dan zelf ook over heel veel capaciteit, zware lijnen en een uitgebreide back-up en ondersteuning moet beschikken”, verklaart Kris Van den Kieboom. “Nu de hele omgeving bewaard en onderhouden wordt op de servers van Microsoft, zijn we zeker van een optimale ondersteuning en beschikbaarheid.”

Nog efficiënter samenwerken met Lync en SharePoint
ABC - Domotica Projects heeft zich in eerste instantie toegelegd op de e-mailomgeving in Office 365. In het najaar van 2013 wil de onderneming ook het gebruik van Microsoft Lync en SharePoint gaan uitbouwen. “Op dat moment zal Office 365 echt onze bedrijfsprocessen beïnvloeden”, zegt Kris Van den Kieboom. “Het is de bedoeling om met behulp van SharePoint meer gestroomlijnd, productiever en efficiënter te gaan werken. Het risico op fouten zal ook verkleinen en het wordt eenvoudiger om in teams samen te werken aan projecten, zonder telkens documenten heen en weer te mailen. Ook Lync zal vooral dienen voor intern gebruik, onder meer om te zien wanneer en via welk communicatiekanaal een collega beschikbaar is. We willen zeker ook gebruikmaken van de chatfunctie. Het is een sneller en meer efficiënt communicatiemiddel voor een korte vraag. Daarna kan je altijd nog overschakelen naar een conference call of videoconferentie. Ook de historiek van de chatcommunicatie wordt overigens bijgehouden in Outlook.”
Solution Overview



Organization Size: 10 employees

Organization Profile
ABC - Domotica Projects is sinds 1995 actief in het topsegment van de woningbouw voor particulieren. De onderneming installeert onder meer verlichting, beveiligingssystemen, centrale automatisering en home cinema. ABC - Domotica Projects werkt voornamelijk aan projecten in België, Nederland en Zuid-Frankrijk, en telt 21 medewerkers.

Business Situation
Employees needs to have access to their mail anywhere

Solution
Office 365

Benefits
Larger mailbox, always recent version, efficient collaboration, Guaranteed availability of e-mail

Software and Services
Microsoft Office 365

Vertical Industries
Other Services

Country/Region
Belgium

IT Issue
Cloud Services

Languages
Dutch

Partner(s)
Heens-It

RSS