4-page Case Study
Posted: 12/9/2013
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AS Adventure AS Adventure: frais TI en recul de plus de 30 grâce à Office 365

Land: Belgique
Sector: détail

Défi
AS Adventure recherchait une manière de remplacer ses propres serveurs de messagerie et de documents par une alternative moins chère avec moins de maintenance.

Solution
AS Adventure a retenu Microsoft Office 365 et, avec l’aide de son partenaire Advantive, est passée à un logiciel en nuage pour la gestion documentaire et de la messagerie. L’entreprise ne doit donc plus se charger d’une grande partie de la gestion et de la maintenance. Qui plus est, les coûts accusent un recul d’un tiers !

Avantages
  • Moins de serveurs propres, moins de gestion
  • Déploiement rapide
  • Intranet à part entière
  • Différentes formules de licence avantageuses
  • Migration sans gestion du changement
  • Aucune formation complémentaire nécessaire
  • Réduction des frais informatiques
AS Adventure: frais TI en recul de plus de 30% grâce à Office 365
Fin 2011, le département informatique d’AS Adventure a décidé de radioscopier son matériel. Résultat : certains éléments devaient être remplacés. Il a ensuite procédé à une analyse afin de déterminer quelles parties étaient susceptibles d’être améliorées. À ce jour, les e-mails et les fichiers étaient stockés sur les serveurs du siège central d’AS Adventure à Hoboken. Cette méthodologie sur site exigeait toutefois plus de maintenance, plus de temps et un budget à l’avenant. Le département informatique d’AS Adventure a décidé de migrer son environnement Exchange dans le nuage. « Nous avons examiné plusieurs options et notre choix s’est rapidement porté sur Office 365 », indique Tom De Bondt, Group System & Support Coordinator au siège central d’AS Adventure.

Au cours de la migration, le serveur de fichiers classique pour la gestion documentaire et le stockage a aussi été remplacé par SharePoint Online qui fait partie intégrante d’Office 365. Tant les collaborateurs du magasin que le personnel du siège central partagent et gèrent désormais leurs documents dans le nuage.

L’édition de ces documents intervient d’ailleurs via Office Web Apps qui sont aussi intégrées à Microsoft Office 365. Cette approche permet d’éliminer une grande partie des frais de gestion, licence et maintenance. Les collaborateurs du siège central ont toutefois encore un progiciel Office complet sur chaque PC. Enfin, tout le monde utilise Lync pour communiquer rapidement avec les collègues, Lync étant aussi un élément de Microsoft Office 365.

Budget maîtrisé
« Lorsque nous avons décidé de travailler avec Office 365, nous avons recherché avec Microsoft un fournisseur qui disposait des connaissances appropriées pour nous aider à franchir le pas. » Tom De Bondt et ses collègues ont reçu une liste de partenaires préférés de Microsoft. Dès le premier entretien, le courant est passé avec Yves Vuurstaek d’Advantive, qui a assuré un accompagnement personnel tout au long du projet.

Afin de maintenir le budget dans les limites prévues, un certain nombre de projets assortis de différents budgets ont été examinés. L’on a ainsi veillé à limiter les déploiements aux éléments absolument nécessaires pour AS Adventure. Une fois qu’un accord était dégagé sur ce point, la mise en œuvre a fait objet d’un suivi très minutieux avec un retour d’informations régulier. Advantive a aussi veillé à ce que SharePoint, qui tourne en arrière-plan, soit paramétré en fonction des souhaits d’AS Adventure. Les différentes filiales peuvent ainsi rapidement mettre sur pied un intranet à part entière quand elles le souhaitent.

Démarrage en deux mois
Le déploiement est intervenu rapidement : les pourparlers avec Advantive ont commencé fin décembre 2011 et le projet pouvait commencer dès le mois de février. « Dans un premier temps, nous avons travaillé avec un groupe pilote afin de détecter d’éventuelles erreurs. Après deux semaines, tout semblait fonctionner de façon satisfaisante et le transfert vers le nuage est intervenu au siège central », explique Tom De Bondt.

Les points de vente de l’ensemble du pays ont suivi un peu plus tard. Ils utilisent un plan tarifaire qui revient moins cher. La formule « Kiosque » de Microsoft Office 365 dispose à peu près des trois quarts des possibilités de la version Entreprise qui est utilisée au siège central. Cette formule était plus que suffisante pour le fonctionnement des points de vente. Un total de 265 boîtes aux lettres ont été mises en ligne pour les 35 magasins den Belgique et les deux filiales du Luxembourg.

Pas de gestion du changement
Le passage aux services en nuage de Microsoft ne s’accompagne d’aucune gestion du changement. « L’ensemble de nos collaborateurs utilisaient déjà Outlook comme programme de messagerie et sont donc déjà familiarisés avec la gestion et le stockage de documents. Le changement est donc plus que minime pour l’utilisateur final. C’est déjà en soi un tour de force », constate Tom De Bondt. « Comme nos collaborateurs ont pu immédiatement se remettre au travail après la migration et n’ont eu besoin d’aucune formation complémentaire, nous avons réalisé des économies et des gains de temps considérables. » Ce n’était pas le cas des solutions d’autres fournisseurs qui nécessitaient tout de même une formation complémentaire des utilisateurs finaux pour leur apprendre à utiliser la nouvelle interface.

« À première vue, il semblait que d’autres approches disponibles s’affichaient à des prix moins élevés », explique Tom De Bondt. « Cependant, si vous prenez tous les éléments en ligne de compte, le choix d’Office 365 se révèle le moins onéreux. » La migration vers Microsoft Office 365 a permis à AS Adventure de réduire les coûts par utilisateur et par an de 180 à 120 euros.

Haute disponibilité garantie
Pour le département TI d’AS Adventure, d’autres points sont plus importants que le prix d’achat. Avant le passage à Microsoft Office 365, le staff TI assurait la maintenance des serveurs. « Aujourd’hui, nous ne devons plus nous préoccuper de la disponibilité, d’un manque de capacité de stockage ou de bande passante. La maintenance est désormais aussi révolue, puisque toutes les mises à jour sont automatiquement installées en arrière-plan. »

Microsoft garantit en outre un temps de bon fonctionnement de 99,9 pour cent. « Si nous voulions atteindre une telle performance par le passé, nous devions veiller nous-mêmes à y arriver. Ce n’est dorénavant plus le cas. Microsoft prévoit une indemnité si les 99,9% ne sont pas atteints. Nous n’avons encore jamais connu cette situation. Tous ces avantages nous permettent de dormir sur nos deux oreilles. Et cette sérénité n’a pas de prix », constate Tom De Bondt.

AS Adventure a étroitement collaboré avec Advantive pendant l’exécution. « Elle nous a signalé les moindres obstacles et nous a assisté à la mise en place de l’infrastructure. Comme Advantive nous a dispensé des conseils tout au long du processus, nous pourrons désormais aussi détecter plus rapidement d’éventuels nouveaux problèmes. »

Projet international
AS Adventure est active depuis peu en France, où elle a ouvert des filiales à Reims et à Metz. Aux Pays-Bas, AS Adventure exerce ses activités sous le nom « Bever », et au Royaume-Uni, sous la dénomination « Cotswold ». L’ensemble de ces filiales vont bientôt passer à Microsoft Office 365. Advantive assurera aussi le bon déroulement de la migration dans ces pays.

« Contrairement aux autres pays, nous utiliserons aussi SharePoint Online comme intranet au Royaume-Uni, au lieu de le limiter à la gestion documentaire. Pour le moment, nous utilisons Lync Online uniquement pour chatter. À l’avenir, nous entendons aussi utiliser la fonction « présence » du programme », conclut Tom De Bondt
Solution Overview



Organization Size: 200 employees

Organization Profile
AS Adventure est un détaillant spécialisé dans toutes les activités de plein air comme la randonnée et le camping. Depuis peu, il s’est aussi polarisé sur le cyclisme et les sports d’hiver. Le groupe AS Adventure a son siège central en Belgique et a aussi des filiales au Luxembourg, en France, aux Pays-Bas et au Royaume-Uni. En Belgique, le groupe compte 35 implantations qui emploient 1 500 personnes.

Business Situation
They wanted to replace their current system for e-mail \u0026amp; documents for a cheaper alternative with less management

Solution
Office 365

Benefits
Less own servers, less management, fast implementation, migration without change management, lower IT-cost

Software and Services
Microsoft Office 365

Vertical Industries
Consumer Goods

Country/Region
Belgium

Business Need
Cloud & Server Platform

IT Issue
Cloud Services

Languages
French

Partner(s)
Advantive

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