4-page Case Study
Posted: 6/29/2013
41
Rate This Evidence:

Grecos Holiday Na wakacje z chmurą: poznański Grecos Holiday korzysta z Microsoft Office 365

*
* „Jesteśmy nastawieni na sukces, jednak potrzebowaliśmy narzędzi by go osiągnąć. Dla Zarządu ważne było uporządkowanie struktury IT oraz szybkie wdrożenie rozwiązania bez znaczącego zwiększania budżetu.” *

Tomasz Patalon,
koordynator wdrożenia, Grecos Holiday

*
Do kontaktów z klientami i kontrahentami w Grecos Holiday wykorzystywana jest poczta e-mail w ramach Microsoft Exchange Online – 25 GB to pojemność, która przeciętnemu pracownikowi starczy na kilka lat użytkowania. Bardzo ważny jest także dostęp do firmowej skrzynki pocztowej z dowolnego komputera przez stronę WWW lub urządzenia z programem ActiveSync, np. smartfon lub tablet.

Potrzeby biznesowe

Grecos Holiday Sp. z o.o. to jedna z najbardziej rozpoznawalnych firm polskiej branży turystycznej, specjalizująca się w organizacji wypoczynku oraz wycieczek w basenie Morza Śródziemnego. Wyspy greckie to domena firmy, a przez 8 lat działalności z jej usług skorzystało ponad 175 tys. klientów.

Połączenie wieloletniego doświadczenia i strategicznej współpracy z najlepszymi kontrahentami sprawia, że w tamtym regionie Europy firma Grecos jest jednym z wiodących touroperatorów na polskim rynku. W rankingu dziennika „Rzeczpospolita” z 05.11.2012, jako jedyny z dziesiątki wiodących organizatorów, poznański Grecos Holiday otrzymał pozytywną perspektywę rozwoju.

Zaangażowanie w dostarczanie najwyższych wartości dla klienta zostało wielokrotnie docenione licznymi nagrodami i certyfikatami, np. „NAJLEPSZE W POLSCE” – „THE BEST IN POLAND”. Ponadto Grecos Holiday angażuje się w rozwój branży: jest członkiem Polskiej Izby Turystyki (PIT) oraz członkiem-założycielem Polskiego Związku Organizatorów Turystyki (PZOT).

Rok 2012 był trudny wizerunkowo dla polskiego rynku turystycznego – upadło kilku znanych touroperatorów i mniejszych biur podróży. Turystyka to biznes oparty na wzajemnym zaufaniu. Priorytetem dla Grecos Holidays jest zapewnienie klientom poczucia bezpieczeństwa, dlatego poza wymaganymi zezwoleniami firma posiada polisę ubezpieczeniową o wartości 15,5 mln złotych.

Grecos Holiday od lat intensywnie rozwija sieć sprzedaży swoich produktów turystycznych i tylko w Polsce współpracuje z kilkuset kontrahentami. Do tej grupy należy włączyć licznych partnerów z zagranicy oraz ponad 65 rezydentów, którzy reprezentują firmę w poszczególnych destynacjach.

Zwiększone zainteresowanie ofertą firmy oraz realizacja strategii dynamicznego wzrostu wymagała zmiany dotychczasowych rozwiązań w zakresie IT oraz oprogramowania. Grecos Holiday potrzebował rozwiązań, które wspierają produktywność pracowników, optymalizują procesy biznesowe oraz gwarantują bezpieczeństwo i wysoką dostępność usług.

„Podobnie jak klienci od nas, tak my oczekujemy od naszych dostawców rozwiązań najwyższej jakości. Zawsze szukamy firm, które tak jak my posiadają wieloletnie doświadczenie w swojej branży i ciągle udoskonalają swoje produkty. Cenimy sprawdzone rozwiązania, jednak pozostajemy otwarci na nowości informatyczne, które wspomagają realizację naszych planów strategicznych.” – powiedział Wojciech Skoczyński, prezes Grecos Holiday.

Wraz z rozwojem Grecos Holiday okazało się, że wykorzystywane do tej pory rozwiązania IT są niewystarczające. Ponadto powstały nowe potrzeby komunikacyjne, których ówczesny dostawca nie mógł zrealizować. Plany wdrożenia nowej platformy komunikacyjnej zostały przyjęte przez pracowników Grecos Holiday z ulgą – hostowana poczta elektroniczna działała bardzo wolno, a serwer plików oparty na rozwiązaniach Open Source był dostępny tylko wewnątrz firmy.

„Mówmy otwarcie – cierpimy na niewystarczającą produktywność. Tylko w Polsce współpracujemy z kilkuset agentami, którzy są nastawieni na elastyczność i profesjonalną oraz kompleksową obsługę. Branża turystyczna jest w Polsce bardzo zróżnicowana, a konkurencja w naszym segmencie rynku jest bardzo trudna.” – dodał Wojciech Skoczyński, prezes Grecos Holiday.

„Jesteśmy nastawieni na sukces, jednak potrzebowaliśmy narzędzi by go osiągnąć. Dla Zarządu ważne było uporządkowanie struktury IT oraz szybkie wdrożenie rozwiązania bez znaczącego zwiększania budżetu.” – informuje Tomasz Patalon, koordynujący wdrożenie po stronie Grecos Holiday.

Rozwiązanie

Zarząd Grecos Holiday, po konsultacjach z inżynierami IT z Supremo Sp. z o.o., podjął decyzję o wdrożeniu rozwiązania Microsoft Office 365 w planie E1. Taki pakiet funkcjonalności obejmuje wszystkie kluczowe obszary działania firmy, a przez to wspiera realizację codziennych zadań pracowników. Możliwości tego rozwiązania pozwalają na udoskonalenie przebiegu procesów biznesowych, ograniczenie liczby wykorzystywanych aplikacji, a także zwiększenie bezpieczeństwa informacji.

Microsoft Office 365 jest jednym z elementów zwiększania konkurencyjności firmy, dlatego dla zarządu Grecos Holiday tak ważne było szybkie rozpoczęcie pracy i wykorzystanie licznych korzyści. Wdrożenie systemu zostało podzielone na 2 części:

ETAP I obejmujący wdrożenie Exchange Online, Lync oraz integrację z Active Directory oraz ETAP II polegający na implementacji SharePoint Online, który zostanie zrealizowany przed sezonem letnim.

„Standardem w Grecos Holiday jest przywiązanie uwagi do troskliwej i fachowej opieki nad naszymi gośćmi. Dlatego cenimy sobie współpracę z Supremo Sp. z o.o. – wspierają nas w każdym aspekcie wdrożenia i doradzają najlepsze rozwiązania.” – stwierdził Jacek Parysek, Kierownik Działu Współpracy Agencyjnej.

Do kontaktów z klientami i kontrahentami w Grecos Holiday wykorzystywana jest poczta e-mail w ramach Microsoft Exchange Online – 25 GB to pojemność, która przeciętnemu pracownikowi starczy na kilka lat użytkowania. Bardzo ważny jest także dostęp do firmowej skrzynki pocztowej z dowolnego komputera przez stronę WWW lub urządzenia z programem ActiveSync, np. smartfon lub tablet.

Łatwe udostępnianie kalendarza i kontaktów zmieniło sposób zarządzania czasem – teraz pracownicy dopasowują terminy w swoich kalendarzach i dysponują dostępem do funkcji pracy grupowej. Mogą udostępniać sobie kalendarze, tworzyć grupy adresów, tworzyć dla siebie zadania, czy też rezerwować pokoje konferencyjne i inne zasoby.

Firmowe adresy email są dostępne publicznie, dlatego szczególnie ważna jest ochrona przed wirusami oraz spamem – Microsoft Exchange Online pozwala na własną konfigurację filtra antyspamowego. Jako korespondencja biznesowa musi spełniać pewne standardy, dlatego ważne było narzucenie wyglądu wiadomości – np. stopki firmowej w mailu.

Zapewnienie poufności i wysokich standardów bezpieczeństwa było również istotne dla Zarządu. W Microsoft Office 365 Grecos Holiday pozostaje właścicielem zgromadzonych danych, które są chronione przy użyciu najnowszych technologii i międzynarodowych norm, a ponadto nie są skanowane w celach reklamowych. Zagwarantowana wysoka dostępność usługi na poziomie 99,9% i wykonywanie kopii w trybie ciągłym daje poczucie bezpieczeństwa.

W celu błyskawicznej wymiany informacji pomiędzy pracownikami stosowane jest rozwiązanie Lync, które jest bezpiecznym, biznesowym odpowiednikiem Gadu-Gadu. Jego przewagą jest większe bezpieczeństwo i integracja z programem pocztowym oraz możliwość prowadzenia wideokonferencji. Ponadto wspiera on wspólną pracę nad dokumentem, udostępnianie monitorów wraz z możliwością przejęcia kontroli nad komputerem.

Korzyści

Pierwszą zaletą Microsoft Office 365, jaką poznali pracownicy Grecos Holiday, jest rozwiązanie problemu synchronizacji wiadomości email, zapisów w książce adresowej i kalendarzu w smartfonie, webmailu oraz komputerach pracowników. Do tej pory dostęp do poczty elektronicznej był możliwy na różnych urządzeniach, lecz brak synchronizacji uniemożliwiał powszechne korzystanie z tej usługi. Takie rozwiązanie sprawia, że pracownik poświęca swój czas na komunikację z klientami i kontrahentami, a nie na walkę z technologią.

Co ważne, dla przełożonych dostępne są wszystkie informacje zgromadzone przez pracowników (np. kontakty, kalendarze, zadania), dzięki czemu mogą oni planować i nadzorować pracę swoich podwładnych. Pozwala to uzyskać kompletny obraz aktywności poszczególnych pracowników, jak i całego działu oraz skupić się na osiąganiu założonych celów.

Rezydenci Grecos Holiday są zaangażowani w dostarczanie najwyższej jakości produktów turystycznych, a mobilność, jaką oferuje Office 365, ułatwia kontakt z klientami. Blisko 95% hoteli, z którymi współpracuje Grecos, oferuje klientom dostęp do Internetu, dlatego w najbliższym sezonie rezydenci otrzymają narzędzia wspierające ich produktywność.

Decyzja o przejściu z niektórymi usługami komunikacyjnymi „w chmurę” oznacza dla użytkowników pewność stabilnego działania, a dla Zarządu – mniejsze koszty związane z zapewnieniem stosownej infrastruktury serwerowej w firmie, aktualizacji oprogramowania oraz czynności administracyjnych.

„W przypadku pożaru lub innego nagłego zdarzenia losowego nie ma ryzyka przerwania ciągłości biznesowej. Dokonujemy zakupu nowych komputerów i otrzymujemy natychmiastowy dostęp do naszych danych. Ryzyko, że w tamtym czasie usługa będzie niedostępna jest znikome.” – powiedział Wojciech Skoczyński, prezes Grecos Holiday.

Administracja Microsoft Office 365 nie wymaga specjalistycznej wiedzy, ani znacznego zaangażowania zasobów ludzkich. Dostępne opcje pozwalają na sprawne zarządzanie w najważniejszych obszarach: użytkowników, konfiguracji poczty, zwalczania spamu. Rozwiązanie Office 365 uzyskało liczne certyfikaty zawiązane z bezpieczeństwem np. ISO 27001, jak i spełnia wszystkie wymagania prawne związane z GIODO.

„W biznesie niezwykle ważne jest zaufanie do partnera, w tym przypadku zostało ono zbudowane na naszych wieloletnich doświadczeniach z firmą Microsoft. Zalety rozwiązania w chmurze są oczywiste, jednak wielu przedsiębiorców ma obawy związane z utratą kontroli nad przetwarzaniem danych. Cieszy mnie świadomość zarządu Grecos Holiday w zakresie bezpieczeństwa – serwery Microsoft Office 365 są zabezpieczone i zarządzane przez wysokiej klasy specjalistów, niedostępnych dla większości firm.” – podsumowuje Michał Peksa, prezes Supremo Sp. z o.o, partnera wdrożenia.

Solution Overview



Organization Size: 15 employees

Organization Profile
Grecos Holiday Sp. z o.o. to jedna z najbardziej rozpoznawalnych firm polskiej branży turystycznej, specjalizująca się w organizacji wypoczynku oraz wycieczek w basenie Morza Śródziemnego. Wyspy greckie to domena firmy, a przez 8 lat działalności z jej usług skorzystało ponad 175 tys. klientów.

Business Situation
Zwiększone zainteresowanie ofertą firmy oraz realizacja strategii dynamicznego wzrostu wymagała zmiany dotychczasowych rozwiązań w zakresie IT oraz oprogramowania. Grecos Holiday potrzebował rozwiązań, które wspierają produktywność pracowników, optymalizują procesy biznesowe oraz gwarantują bezpieczeństwo i wysoką dostępność usług.

Solution
Zarząd Grecos Holiday, po konsultacjach z inżynierami IT z Supremo Sp. z o.o., podjął decyzję o wdrożeniu rozwiązania Microsoft Office 365 w planie E1. Taki pakiet funkcjonalności obejmuje wszystkie kluczowe obszary działania firmy, a przez to wspiera realizację codziennych zadań pracowników. Możliwości tego rozwiązania pozwalają na udoskonalenie przebiegu procesów biznesowych, ograniczenie liczby wykorzystywanych aplikacji, a także zwiększenie bezpieczeństwa informacji.

Benefits
  • Wsparcie produktywności pracowników
  • Optymalizacja procesów biznesowych
  • Zapewnienie poufności i wysokich standardów bezpieczeństwa
  • Gwarancja wysokiej dostępności usług
  • Zwiększenie konkurencyjności rynkowej
  • Usprawnienie komunikacji z klientami i kontrahentami, jak też wewnątrz firmy

Software and Services
Microsoft Office 365

Vertical Industries
  • Accommodation
  • Amusement/Gambling/Recreation/ Perf Arts/ Spectator Sports
  • Food Service
  • Travel

Country/Region
Poland

Business Need
  • Business Productivity
  • Mobility
  • Unified Communications

IT Issue
  • Document and Records Management
  • Personal Productivity
  • Cloud Services
  • Software + Services

Languages
Polish

Partner(s)
Supremo Sp. z o.o.

RSS