4-page Case Study
Posted: 3/19/2014
32
Rate This Evidence:

Hubo nv Exchange online biedt Hubo meer opslagruimte en meer beschikbaarheid

Upgrade nodig
Met de forse groei van Hubo en de nationale verspreiding van de vele winkels en werknemers is het belang van een goede bedrijfscommunicatie alleen maar toegenomen. De voorbije jaren kende het bedrijf een sterke groei. Het aantal winkels groeide van 28 in 1992 naar 130 in 2014, en het aantal werknemers van een paar honderd naar 2.000. De omzet ging in die periode van 12 miljoen naar 600 miljoen euro.


Mede daarom achtte men in 2013 de tijd gekomen om de Exchange Server, het serverplatform voor e-mail en andere communicatie- en samenwerkingssoftware, te vervangen. Omdat een upgrade voor ruim 700 mailboxen toch een aanzienlijke investering vergt, wilde IT Manager Luc Slaets niet over één nacht ijs gaan. “De nieuwe omgeving moest aan alle vereisten voldoen om onze werknemers optimaal te laten communiceren en samenwerken in de huidige bedrijfsrealiteit”, preciseert hij, “dat betekent in de eerste plaats 100% beschikbaarheid, maar daarnaast ook meer opslagruimte per mailbox en een verhoging van de maximale grootte van een mail. Die was tot dusver bewust beperkt gehouden omdat alle mailverkeer via de centrale server in ons hoofdkantoor moest verlopen, en met zoveel gebruikers kan dat een behoorlijk hoge belasting van de server opleveren, met ook de gekende gevolgen voor de benodigde schijfruimte om alles te bewaren.”


Keuze voor de cloud
Daarom koos Hubo uiteindelijk voor Microsoft Exchange Online, de cloud-versie van de Exchange Server, waarbij server en bijbehorende opslagruimte worden gehost in Microsofts datacenter in Ierland. “Beide voorwaarden werden hiermee ingevuld”, aldus Luc Slaets. “De beschikbaarheid van de servers is verhoogd omdat ze niet meer afhankelijk is van de servers in het hoofdkwartier van Hubo. En de verhoging van de beschikbare schijfruimte per mailbox heeft geen impact op onze eigen infrastructuur.”
Voor het migreren van de Exchange Server naar de online versie deed Hubo een beroep op Aurelium. “We kozen voor Aurelium omdat ze al ervaring hadden met migraties naar Exchange Online”, licht Luc Slaets toe, “en bij hun presentatie en pre-sales traject maakte hun technische consultant een bijzonder bekwame indruk. We hebben dan ook kunnen afspreken dat diezelfde consultant het migratietraject zou begeleiden.”


Migratie sneller dan gepland
De migratie van de server zelf verliep bijzonder vlot, blikt Luc Slaets tevreden terug: “Er was vooraf een bepaald aantal dagen afgesproken waarbinnen de technische migratie zou kunnen worden afgerond, en de klus was zelfs nog eerder geklaard. Dat hoor je niet vaak, meestal is het omgekeerde het geval.” Ook nadien waren er geen noemenswaardige problemen bij het in gebruik nemen van de nieuwe omgeving. “De taakverdeling was dan ook goed vastgelegd”, verklaart Luc Slaets: “Aurelium zorgde voor de configuratie en alle instellingen, wij voor de migratie van de eindgebruikers. Dit laatste moet immers in overleg met de gebruikers kunnen gebeuren, wat eenvoudiger is voor ons eigen IT-team.” Sinds het najaar van 2013 is Microsoft Exchange Online actief. Vanaf het einde van 2013 werden stelselmatig winkels en gebruikers naar de nieuwe omgeving gemigreerd.


Minder kosten voor onderhoud en infrastructuur
De cloud-versie van Microsoft Exchange biedt de eindgebruikers verschillende voordelen. Eerst en vooral zijn de beloftes die Hubo deden besluiten om voor de cloud te kiezen volledig bereikt, vertelt Luc Slaets: “De eindgebruikers hebben nu een gevoelig grotere mailbox en kunnen ook grotere bestanden versturen. De limiet voor de grootte van de mails ligt nu eerder bij de bestemmeling dan bij ons. En dit zonder dat we zelf in extra servers of opslagruimte moesten investeren. Daarnaast ondervinden onze medewerkers geen downtime meer wanneer we op de servers van Hubo onderhoud hebben gepland. En ze blijven steeds genieten van de recentste versie.”


Maar Microsoft Exchange Online biedt ook nog andere voordelen die de migratie de moeite waard maakten. Zo hoeft Hubo’s eigen IT-team zich geen zorgen meer te maken over de ondersteuning en het onderhoud van de Exchange Server, waardoor meer tijd vrijkomt voor andere taken met meer toegevoegde waarde. En de spam- en virusbestrijding gebeurt op serverniveau bij Microsoft, wat een extra besparing oplevert op het ICT-budget. Bovendien betaalt Hubo enkel voor wie echt de Exchange-omgeving gebruikt, waardoor de kans op ongebruikte licenties tot nul is herleid. “Ook wanneer iemand het bedrijf zou verlaten, blijft er geen licentie ongebruikt liggen, maar wordt het abonnement voor die specifieke gebruiker meteen afgesloten. Een voordeel waar we hopelijk niet te veel gebruik van moeten maken”, lacht Luc Slaets.


Vergaderzalen boeken van bij je thuis
Voor de eindgebruiker zal – naast de continue beschikbaarheid en de grotere mailboxen – vooral de gebruikersinterface een aangename verbetering zijn, meent Luc Slaets: “Het blijft de vertrouwde Outlook-interface maar zeker voor de webmail-versie werd die aardig opgefrist met enkele interessante nieuwe functies.” Als voorbeeld noemt Luc Slaets de ”shared calendars”, gedeelde agenda’s waar je ook van thuis uit aan kan, onder meer om vergaderzalen in te boeken.

Solution Overview



Organization Size: 740 employees

Organization Profile
Hubo is een keten voor doe-het-zelvers, met 130 winkels verspreid over het hele land. Elke winkel biedt een uitgebreid en hoog kwalitatief assortiment merkproducten, gemiddeld 25.000 doe-het-zelf artikelen en aanverwante voor in en rond het huis. Hubo telt zowat tweeduizend werknemers.

Business Situation
De Microsoft Exchange Server van Hubo was aan vervanging toe. Deze noodzakelijke migratie was een uitstekende gelegenheid om over te schakelen naar een versie die beter aan de behoeften van vandaag beantwoordt. 100% beschikbaarheid was een must, maar ook grotere mailboxen per gebruiker waren meer dan wenselijk.

Solution
Microsoft-partner Aurelium hielp Hubo bij de migratie naar de cloud-versie van de gedeeltelijk extern gehoste server: Office 365 Exchange Online. Gaandeweg worden alle gebruikers naar de cloud-versie gemigreerd.

Benefits
  • Grotere gebruiksvriendelijkheid;
  • Betere beveiliging (tegen een lagere kost);
  • Serveromgeving is eenvoudiger te beheren;
  • Minder lokale opslagruimte nodig, en toch heeft elke gebruiker een grotere mailbox dan voorheen;
  • Grotere beschikbaarheid, ook van op afstand.

Software and Services
Microsoft Office 365

Vertical Industries
Consumer Goods

Country/Region
Belgium

Business Need
Business Productivity

IT Issue
Development

Languages
Dutch

Partner(s)
Aurelium

RSS