2 page Case Study
Posted: 7/24/2013
99
Rate This Evidence:

Swisscontact Cloud-Technik schafft Projektsicherheit

*
* Unterbricht die Verbindung, können wir offline weiterarbeiten – später werden mit Office 365 alle Änderungen synchronisiert. *

Martin Dietschi
Projektleiter technische Entwicklungs-zusammenarbeit

*
Ewa 50 Franken verdient ein Arbeiter in Bangladesch im Monat. Eine Internet-Leitung mit 50 Megabit kostet über 1000 Franken – das 20-fache eines Monatslohns. „Das liegt gar nicht an der Technik“, berichtet Martin Dietschi, Projektleiter von Swisscontact. „In Bangladesch werden die Internet-Leitungen einfach extrem besteuert. Daher müssen uns zwei Leitungen mit je 2-Megabit reichen – und dies für 90 Mitarbeiter.“

Die Arbeitsbedingungen in Bangladesch kennt Dietschi gut. Seit drei Jahren leitet er ein Projekt für Trainings in Textilfabriken rund um die Hauptstadt Dhaka. „Wir bilden in jeder Fabrik ein Team aus Mitarbeitern und Managern der mittleren Ebene und führen alle drei Monate Workshops zu Arbeitssicherheit, Brandschutz oder Hygiene durch“, erklärt Dietschi. „Wir besuchen regelmässig die Fabriken und begleiten die Umsetzung von Verbesserungsmassnahmen.“

Engagement mit viel Teamarbeit

Für diese Projekte koordiniert Dietschi zahlreiche Termine mit Kollegen, Fabriken und Partnern und kommuniziert viel mit dem Hauptsitz in Zürich. Die Kommunikation via E-Mail ist dabei essentiell. Allerdings bot die eingesetzte E-Mail-Lösung nur einen POP3-Zugang, wodurch keine zentrale Dokumentenablage erfolgte. Das erhöhte die Gefahr von Datenverlusten und die Verarbeitung von veralteten Dokumenten, es gab Engpässe beim Versand grosser Dateien und nur ungenügend Schutz vor Viren.

Swisscontact beauftragte die beiden Informatiker vor Ort, einen neuen Mail-Server für 80 Postfächer inklusive Backup, Antivirus- und Antispam-Lösung zu beschaffen. Es zeigte sich, dass dies mit hohen Kosten verbunden wäre und das technische Know-how für einen reibungslosen Betrieb fehlte. Swisscontact wandte sich daher an den langjährigen IT-Partner Dinotronic, der Microsoft Office 365 empfahl. „Als Cloud-Lösung erfordert Office 365 keine Investitionen in Hard- und Software. Der Kunde hat trotzdem eine hoch verfügbare Lösung, die er selbst nicht warten muss“, erläutert Dino Fiori, CEO von Dinotronic. „Im Rahmen dieses Projekts ermöglichten wir als Cloud-Integrationspartner der Swisscontact Einsparungen von etwa 50.000 Franken.“

Die schwache Leitung im Regionalbüro war kein Ausschlusskriterium für die Cloud-Lösung: „Unterbricht die Internet-Verbindung können die Nutzer mit Office 365 im Büro oder Home Office trotzdem weiterarbeiten“, erklärt Fiori. „Später synchronisiert dann Office 365 alle Änderungen – auf jedem beliebigen Endgerät.“

Deshalb entschied sich Swisscontact für den Einsatz von Office 365. Die Einführung ging rasch vonstatten, obwohl die Migration der 80 Mailboxen über die 4-MBit-Leitung mühsam war. „Da war auch Aufklärungsarbeit nötig. Ein Nutzer hatte etwa alle Facebook-Notifications abgelegt, bis seine Inbox 12.000 Mails umfasste“, berichtet Dietschi. „Bei grossen Postfächern mussten wir von Hand nacharbeiten. Dies kann man allerdings nicht Office 365 zuschreiben, das hat vielmehr mit dem Informatiktraining der Benutzer zu tun.“

Der einmalige Aufwand hat sich gelohnt. „Office 365 läuft stabil und ausfallsicher. Alle E-Mails kommen an und neue Termine sind rasch mit dem Kalender synchronisiert“, freut sich Dietschi. „Auch auf die Statusanzeige von Exchange Online kann man sich verlassen.“ Die Kollegen sind ebenfalls zufrieden. „Die einfache Bedienung von Office 365 kommt den Mit-arbeitern entgegen, die nicht so fit am PC sind“, schildert Dietschi. „Zudem ist Office 365 plattformunabhängig. Wir können unsere E-Mails problemlos auf PC, Laptop oder Handy abrufen und sind viel effizienter in der Zusammenarbeit.“

Eine weitere Option verschafft Swisscontact Sicherheit: Mit dieser Office 365-Version erfolgt auch die Modernisierung der Software, denn sie enthält Lizenzen für Microsoft Office Professional 2013. Jeder Mitarbeiter kann es auf bis zu fünf Arbeitsgeräten installieren. „Das ist sehr wichtig für uns“, informiert Dietschi. „Kauft man in Bangladesch einen Laptop mit vorinstallierter Software, kann man nicht sicher sein, ob diese immer sauber lizenziert ist.“

Künftig wird SharePoint Online für die internationale Projektarbeit zum Einsatz kommen. Die Zentrale in Zürich ist bereits in der Testphase. Dietschi: „Unser lokaler IT-Partner arbeitet sich bereits in die SharePoint-Lösung ein, um uns bei der Einführung begleiten zu können.“


Diese Fallstudie dient ausschließlich Informationszwecken. MICROSOFT GIBT IN DIESER ZUSAMMENFASSUNG KEINE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN GARANTIEN AB.
Solution Overview



Organization Size: 500 employees

Organization Profile
Swisscontact fördert die wirtschaftliche, soziale und ökologische Entwicklung in 26 Ländern, indem sie Menschen in das lokale Wirtschaftsleben integriert und ihnen dadurch die Möglichkeit eröffnet, ihre Lebensbedingungen aus eigener Kraft zu verbessern.

Software and Services
  • Microsoft Office 365
  • Exchange Online
  • SharePoint Online

Vertical Industries
Charities & Philanthropic

Country/Region
Switzerland

Languages
German

Partner(s)
Dinotronic AG

RSS