В результате проекта мы получили систему на базе Microsoft Outlook, обеспечивающую контроль оперативных поручений, удобный управляемый обмен почтовыми сообщениями и планирование рабочего времени в едином формате в рамках всей компании Вячеслав Александрович Тюрин, генеральный директор компании «Газпромтранс»

«Газпромтранс» – один из ведущих грузоотправителей России, обеспечивающий клиентам надежную и бесперебойную доставку по железной дороге продукции ОАО «Газпром». В партнерстве с консалтинговой компанией «Организация Времени» «Газпромтранс» внедрил технологии корпоративного тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. В компании выработаны единые корпоративные стандарты тайм-менеджмента, стали активней использоваться функции Outlook, в том числе редко применяемые раньше возможности Календаря, Задач и Контактов. Реализация проекта позволила компании повысить персональную производительность и эффективность совместной работы сотрудников.

О заказчике

ООО «Газпромтранс» создано решением Совета директоров ОАО «Газпром» 24 июня 2002 года. В 2003 году компания объединила все железнодорожные активы дочерних предприятий «Газпрома». Затем на базе грузообразующих предприятий, ведущих добычу жидких углеводородов и имеющих перерабатывающую инфраструктуру, были сформированы филиалы компании: Оренбургский, Астраханский, Сургутский, Уренгойский и Ухтинский. В 2004 году «Газпромтранс» стал полноценным единым производственным и имущественным комплексом.

Сегодня на балансе этого комплекса находится свыше 10 тысяч единиц подвижного состава. Железнодорожная инфраструктура компании включает в себя сортировочные и погрузочно-разгрузочные станции. В хозяйство комплекса входит множество объектов производственного назначения для технического обслуживания тепловозов и железнодорожных путей, а также 37 маневровых тепловозов, путеремонтная и снегоуборочная техника.

Ситуация

«В Компании все сотрудники работали с Outlook как с почтовой программой, функционал Календаря, Задач и Контактов практически не использовался. Встречи назначались в почтовой переписке либо по телефону, из-за этого возникали трудности в их согласовании, когда число участников было значительным. Информация о назначенных оперативных поручениях фиксировалась в бумажном виде в ежедневниках или на стикерах, и только поручения на основе документов попадали в систему электронного документооборота. Единой культуры оперативных коммуникаций не было», – вспоминает Елена Боровлева, руководитель секретариата компании «Газпромтранс».

Удаленность нескольких филиалов друг от друга существенно осложняет взаимодействие сотрудников компании.

«Раньше для того, чтобы назначить встречу или задачу, получить информацию о планах сотрудника, необходимо было звонить, и таким образом телефонные звонки превращались в один из основных поглотителей времени», – отмечает Елена Боровлева.

Решение

За помощью в оптимизации внутренних процессов компания «Газпромтранс» обратилась к ОАО «Организация Времени». Специалистами был проведен анализ ситуации, текущего состояния документооборота, а также диагностические интервью с руководителями и намечены шаги по решению поставленных задач.

Была подготовлена предварительная структура корпоративного стандарта.

Вторым этапом внедрения системы корпоративного тайм-менеджмента было обучение и формирование договоренностей о корпоративном тайм-менеджменте. В процессе двухдневной стратегической сессии топ-менеджеры познакомились с основными инструментами корпоративного тайм-менеджмента, отработали их на практических упражнениях, выработали ключевые положения корпоративного ТМ-стандарта.

Во время обучения топ-менеджеры смогли лично убедиться в практической реализуемости и простоте применяемых технологий, понять, как с помощью Outlook можно существенно повысить эффективность работы.

«Мы увидели, что есть возможности для улучшения качества тайм-менеджмента и перевода его преимущественно в компьютерное русло. У нас возникло желание перенести всю бумажную работу в Outlook», – поделился впечатлениями после обучения Рустем Гарипов, начальник Управления грузовых перевозок компании «Газпромтранс».

Следующим шагом стало проведение индивидуального коучинга для менеджеров топ-группы, для персонализированной настройки системы личного тайм-менеджмента на Outlook.

Одновременно с этим стартовал этап подготовки секретариатов ведущих руководителей. На рабочих местах секретарей были настроены шаблоны для осуществления контроля исполнения поручений, планирования встреч и поддержки оперативной работы топ-менеджеров личными помощниками.

Консультанты «Организации Времени» совместно с рабочей группой Заказчика разработали корпоративные стандарты тайм-менеджмента в Outlook, описывающие следующие правила и принципы корпоративного взаимодействия:

• Регламент планирования встреч и координации рабочих графиков с помощью Календаря Outlook,
• Регламент командных коммуникаций по телефону и в переписке по электронной почте,
• Регламент контроля исполнения оперативных поручений, в том числе с помощью секретарей,
• Регламент подготовки, проведения и фиксирования итогов оперативных и проектных совещаний.

По завершении разработки корпоративного стандарта были составлены наглядные памятки по каждому из обсуждаемых разделов правил и рекомендаций.

«Одним из простых и очень эффективных правил планирования рабочего времени стало четкое понимание сотрудниками значения используемых в календаре цветов. Теперь можно в считанные секунды проанализировать и понять, какие встречи в календаре сотрудника привязаны к определенному времени, какие являются выездными, а какие бюджетируемыми. Организация внутренних встреч стала занимать минимум времени», – рассказывает ИТ-директор компании «Газпромтранс» Дмитрий Класс.

После принятия всеми топ-менеджерами финальной версии корпоративных стандартов тайм-менеджмента в Outlook они были донесены до уровня руководителей среднего звена. В результате обучения сотрудники поняли правила новой корпоративной ТМ-культуры, научились оптимально использовать инструменты Outlook в соответствии с корпоративным стандартом.

Результат

«Сейчас вся система корпоративного тайм-менеджмента работает на базе уже используемого Microsoft Outlook и корпоративного почтового сервера Exchange. Если раньше вся коммуникация в основном осуществлялась по телефону, то теперь Почта и Календарь Outlook стали новыми, более эффективными способами общения и совместного планирования», – отмечает Рустем Гарипов.

Например, в компании отмечают, что во время жестко спланированных в Календаре встреч существенно уменьшилось количество несрочных прерываний со стороны коллег и подчиненных. Положительные моменты также связаны с внедрением использования в письмах результато-ориентированных формулировок тем, которые позволяют оперативно обрабатывать входящую почту и уменьшают сроки ответов на письма.

«Секретари стали говорить на едином языке со своими руководителями, благодаря прописанным правилам. В течение рабочего дня сотрудники стали чаще отвечать на сообщения – если любому сотруднику написать письмо, то до конца дня обязательно придет ответ. Также стало гораздо проще координировать рабочие графики – если сотрудник примет приглашение на встречу, то значит, всегда придет без напоминания. Процент спонтанных встреч без предварительного планирования приблизился к нулю», – Елена Боровлева.

Елена Боровлева также подчеркивает, что линейные менеджеры стали эффективнее и быстрее взаимодействовать по горизонтали без прямого участия топ-менеджеров, информируя их об уже достигнутых результатах. В связи с этим многие вопросы стали решаться гораздо быстрее.

«Положительным фактом я также считаю улучшение качества взаимодействия руководителей с подчиненными. Все договоренности, которые создаются на командном уровне, подтверждаются по почте после встречи. Перед встречей все материалы заранее вносятся организатором в тело встречи в Outlook, и приходить на совещание без предварительного знакомства с материалами теперь неприлично. Разработанная система контроля поручений позволила сократить время, затрачиваемое на отчетность и использовать его для контроля несрочных, но важных задач. Процент просроченных поручений снизился в два раза. Раньше по любому поводу сразу хватались за трубку и начинали набирать номер коллеги или начальника», – рассказывает Елена Боровлева.

«В результате проекта мы получили систему на базе Microsoft Outlook, обеспечивающую контроль оперативных поручений, управляемый обмен почтовыми сообщениями и планирование рабочего времени в едином формате в рамках всей компании. Оперативная работа стала более быстрой и удобной. Повысилась культура использования электронных коммуникаций, что позволяет не допускать избыточного роста формализованного документооборота. Ощутимо повысилась скорость планирования встреч, решения оперативных вопросов, исполнения приоритетных поручений, организации и проведения совещаний», – резюмирует генеральный директор компании «Газпромтранс» Вячеслав Александрович Тюрин.

Партнер

ОАО «Организация Времени» (www.improvement.ru) – одна из ведущих компаний на российском рынке тайм-менеджмента, ведущий провайдер тренингов и консалтинга в тайм-менеджменте. Ее клиенты – крупнейшие российские и западные корпорации, государственные органы, сотни предприятий среднего бизнеса. Одним из ключевых направлений деятельности компании является осуществление консультационных проектов по внедрению корпоративного тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Компания является участником программы «Microsoft Office – решения партнеров».

Программы и сервисы

• Microsoft Outlook 2007
• Microsoft Exchange Server 2007

Дополнительные сведения

Информация о других проектах, реализованных на базе технологий корпорации Майкрософт, доступна по адресам:http://www.Microsoft.com/rus/business/casestudies (на русском языке)
или http://www.microsoft.com/resources/casestudies (на английском языке).
За дополнительными сведениями о продуктах и услугах обращайтесь в информационный центр корпорации Майкрософт по телефонам (495) 916–71–71 (Москва), (800) 200–80–01 (все города России).
Адрес корпорации Майкрософт в Интернете: http://www.microsoft.com/ (на английском языке), http://www.microsoft.com/rus/ (на русском языке).

Для получения дополнительных сведений о проекте (решении) посетите сайт: http://office.microsoft.com/ru-ru/outlook/.

Для получения дополнительных сведений о клиенте посетите сайт: http://www.gazpromtrans.ru/.