4-page Case Study
Posted: 1/15/2009
252
Rate This Evidence:

Agito.pl Microsoft Office Enterprise 2007 w Agito S.A. -rewolucja informatyczna i organizacyjna dokonana przy pomocy zaawansowanych funkcji pakietu

Serwis Agito.pl powstał w sierpniu 2002 r. Celem jego twórców było stworzenie dużego sklepu internetowego z elektroniką użytkową, który mógłby skutecznie konkurować z tradycyjnymi, stacjonarnymi hipermarketami. Przez sześć lat istnienia z dwuosobowej firmy oferującej podzespoły komputerowe i sprzęt fotograficzny serwis Agito.pl stał się największym w Polsce wirtualnym hipermarketem z elektroniką użytkową. Oferuje ponad 45 tysięcy produktów w dziewięciu kategoriach: Audio-Video, Fotografia, Duże i Małe AGD, Telefony GSM, Komputery i akcesoria, Podzespoły PC, Oprogramowanie i Muzyka. Spółka zapewnia kompleksową opiekę gwarancyjną i pogwarancyjną oraz łatwy dostęp do wsparcia technicznego. Wyróżnia się bezpieczeństwem transakcji oraz przejrzystymi procedurami zakupów, a także szybką realizację zamówień.

Informacje o firmie

Sytuacja informatyczna
Dotychczas ponad stu pracowników Agito w codziennej pracy wykorzystywało pakiet oprogramowania biurowego OpenOffice.org 2.0. Miało ono sporo ograniczeń i nie posiadało funkcji potrzebnych firmie – przede wszystkim narzędzi pomagających pracownikom mobilnym i wspierających pracę grupową.
Powodowało to, że do komunikacji i przesyłania danych wykorzystywana była głównie poczta elektroniczna. Wewnątrz firmy krążyły dziesiątki tysięcy maili z informacjami, zapytaniami, dokumentami i terminami.
„Gdy nie ma narzędzi pracy grupowej, zadanie prowadzenia komunikacji spada na pocztę elektroniczną. Błyskawicznie rośnie liczba maili i miejsce potrzebne na załączniki” – tłumaczy sytuację informatyczną Jowita Chościłowicz, Inżynier Systemowy z firmy APN Promise, która przeprowadziła wdrożenie w Agito.
Z systemu informatycznego warszawskiej spółki korzysta ponad 100 użytkowników, z czego 30 to pracownicy mobilni, podróżujący po kraju lub pracujący w miejscach oddalonych od centrali. Ich rola – podobnie jak działań prowadzonych poza siedzibą firmy – wciąż rośnie. Coraz ważniejsze są więc także narzędzia ułatwiające taki rodzaj działalności, umożliwiające bezpieczny i wygodny dostęp do danych i dokumentów.
Ich wprowadzenie było jednym z założeń wdrożenia.

*
* Office służy jako interfejs dający dostęp do systemu informatycznego firmy Agito. Pracownicy nie wiedzą nawet, że używając np. Outlooka wykorzystują zaawansowane możliwości całego systemu biznesowego opartego na technologiach Microsoftu. Dzięki temu mogą pracować wydajniej, a koszty są mniejsze. *
Stanisław Antoniak
IT Manager Agito
*

 

Wyzwanie

Zarząd firmy przeanalizował jej potrzeby i plany rozwoju. Zdecydował, że jedynym dobrym rozwiązaniem jest oprogramowanie Microsoft Office 2007 Enterprise.

Jednym z powodów był fakt, że Agito przeprowadza właśnie wewnętrzną rewolucję informatyczną, opierając nowy system informatyczny na różnego rodzaju programach Microsoftu. Są wśród nich ściśle współpracujące z Office programy SharePoint Server 2007 i Exchange Server 2007, stąd pakiet Microsoftu był wyborem oczywistym i naturalnym.
Były także powody funkcjonalne: OpenOffice nie współpracuje z Exchange i SharePointem w takim stopniu jak Office 2007.

Rozwiązanie

Przebieg wdrożenia
Ręczne usunięcie OpenOffice.org oraz zainstalowanie na ponad stu komputerach Office 2007 byłoby czasochłonne. Specjaliści firmy Promise zrobili to automatycznie przy użyciu narzędzia Microsoft System Center Configuration Manager 2007 (SCCM). Tworzy je zbiór rozwiązań i mechanizmów, pozwalających zarządzać konfiguracją serwerów i komputerów pracujących w sieci. SCCM umożliwia automatyzację licznych czynności administracyjnych, dzięki czemu zmniejsza koszty utrzymania struktury i przeprowadzania wdrożeń. Pozwala też kompleksowo zarządzać inwentaryzacją sprzętu i oprogramowania, automatycznie aplikować zmiany konfiguracyjne, sprawdzać dostępne zasoby i postęp instalacji.
„Narzędzie to oszczędziło nam ogromną ilość czasu, który poświęcilibyśmy instalując Office na każdym komputerze” – mówi Tomasz Sochacki, Inżynier Systemowy, APN Promise.
Wdrożenie oprogramowania Office 2007 w Agito trwało tydzień i składało się z następujących etapów: przygotowanie i konfiguracja „paczki” oprogramowania, testy, zdalna instalacja na stacjach roboczych, szkolenia pracowników.

Korzyści biznesowe

Wprowadzenie oprogramowania Office 2007 i innych programów Microsoftu było ważnym krokiem w rozwoju firmy Agito.
Zmieniło i przyspieszyło:
- sposób pracy użytkowników, szczególnie mobilnych
- obieg dokumentów i informacji w firmie
- pozyskiwanie danych z systemu informatycznego
- współpracę z kontrahentami i klientami
Pakiet Office 2007 jest dla większości pracowników głównym narzędziem pracy i komunikacji, a także interfejsem pozwalającym niepostrzeżenie korzystać z zaawansowanych rozwiązań informatycznych oferowanych przez inne programy Microsoftu – m.in. SharePoint 2007 i Exchange 2007.

Rola Office’a jest w Agito bardzo rozbudowana.
Oprogramowanie to odpowiada m.in. za:
- tworzenie estetycznych dokumentów firmowych
- bezpieczną komunikację, współdzielenie dokumentów i pracę grupową
- przechowywanie i przetwarzanie danych
- dystrybucję raportów biznesowych
- tworzenie prezentacji szkoleniowych i biznesowych dla różnych działów
Najnowszy Office zapewnił warszawskiej spółce zgodność z nowoczesnymi standardami tworzenia dokumentów i brak problemów z otwieraniem plików. Wpływa to na wizerunek firmy - sprawnej i nowoczesnej.

Współpraca z innymi programami
Pakiet Office poza funkcjami użytkowymi omówionymi niżej jest prostym interfejsem dającym dostęp do całego systemu informatycznego firmy opartego na oprogramowaniu Microsoftu. Office ściśle zintegrowano z innymi programami tej firmy, takimi jak SharePoint Server 2007, Exchange Server 2007 i Windows Server 2003. Dzięki temu pracownicy nie wiedzą, że używając Outlooka lub innych elementów Office wykorzystują zaawansowane możliwości innych programów.
„Nie muszą o tym wiedzieć. Wystarczy, że sprawnie posługują się programami wchodzącymi w skład Office, a mają wygodny dostęp do danych biznesowych, mogą robić analizy ad-hoc, wszystko w sposób intuicyjny. Nie ma problemu ze szkoleniami pracowników w zakresie wykorzystania technologii, bo to Office wyznacza w tej chwili standardy, wszyscy wiedzą jak to się robi w aplikacjach Word czy Excel.” – tłumaczy Stanisław Antoniak, IT Manager, Agito.

Dokumenty i identyfikacja wizualna (Word 2007)
Word w Agito odpowiada za przygotowywanie wszelkich firmowych dokumentów. Ich odpowiednie wzory i szablony pomagają umacniać identyfikację wizualną firmy, a także oszczędzają czas spędzany wcześniej na tworzeniu ładnych wizualnie dokumentów.
Cennym narzędziem, również oszczędzającym czas, są formularze programu Word. „To rozwiązanie na tyle sprawne, że w Agito częściowo oparto na nim m.in. obsługę serwisową” – mówi Stanisław Antoniak.

Skomplikowane obliczenia, duże pliki (Excel 2007)
Excel to w Agito niezwykle ważne narzędzie, używane m.in. do przechowywania i przetwarzania danych sprzedażowych i handlowych. W firmie wykorzystywany jest system ERP, ale wynikowe raporty tworzone są w Excelu. „ Większość raportów jest tworzona i dystrybuowana w formacie Excel. Daje to bardzo duże możliwości analityczne i wielką elastyczność. Użytkownicy sami modyfikują stronę wizualną raportów i korzystają z zaawansowanych funkcji statystycznych, które daje Excel. ” – tłumaczy Stanisław Antoniak.
Niektórzy użytkownicy chętnie wykorzystują także inne zaawansowane narzędzia oferowane przez Excel, służące np. do obróbki danych i tworzenia raportów. Cenią też tabele przestawne i rozbudowane formatowanie warunkowe.

Komunikacja i planowanie pracy (Outlook 2007) Jest przede wszystkim podstawowym narzędziem służącym do komunikacji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Oferuje przy tym wiele funkcjonalności ułatwiających pracę:
- szybkie odnajdowanie informacji (przyjazny i przejrzysty interfejs, wyszukiwanie błyskawiczne po frazach oraz w treści załączników, kategorie wiadomości oznaczane kolorami)
- łatwe zarządzanie priorytetami na dany dzień (pasek zadań do wykonania, flagi monitujące, integracja zadań w kalendarzu)
- bezpośredni dostęp do ważnych informacji (zasobów SharePoint, źródeł danych RSS)
- automatyczną konfigurację konta
- rozbudowanego asystenta nieobecności
- współdzielone kalendarze

Odgrywają one szczególnie ważną rolę, pomagając w Agito organizować pracę użytkowników oraz całych zespołów.
W jaki sposób?
Można np. udostępnić swój kalendarz innemu pracownikowi, który nas zastępuje - na przykład asystentka dyrektora może mieć dostęp do jego kalendarza oraz prawo modyfikowania go. Kalendarze grupowe przydatne są także wtedy, gdy kierownik lub dyrektor chce zawiadomić wybranych pracowników o spotkaniu i mieć pewność, że będą o nim pamiętali. Osoba uprawniona może bowiem aktualizować kalendarze innych użytkowników i dodawać do nich nowe pozycje. O ich wprowadzeniu pracownicy dowiadują się dzięki różnego rodzaju powiadomieniom, często wysyłanym automatycznie.
„Nawet sale konferencyjne oraz sprzęt audiowizualny mają swoje skrzynki, poprzez które rezerwowane są na spotkania” – dodaje Stanisław Antoniak.

Pracownicy mobilni
Outlook w Agito to nie tylko maile, kalendarze i zarządzanie pracą. Oprogramowanie to oferuje także wiele znakomitych rozwiązań wspierających pracę zdalną oraz działania pracowników mobilnych. Dzięki Outlookowi współpracującemu z innymi programami (Exchange i SharePoint) otrzymali oni szybki, wygodny i bezpieczny dostęp do firmowych danych i dokumentów. Wykorzystane zostało przy tym kilka ciekawych narzędzi i funkcjonalności.

Outlook Anywhere
Usługa Outlook Anywhere, działającą dzięki współpracy Outlooka i oprogramowania Exchange Server 2007, pozwala np. użytkownikom laptopów na bezpieczny internetowy dostęp do środowiska firmowych wiadomości. Eliminuje potrzebę użycia wirtualnych sieci prywatnych w celu uzyskania dostępu do serwerów pocztowych. Dzięki wykorzystaniu odpowiednich protokołów dostać się mogą do nich także programy Outlook z zewnątrz, nie działające w strukturze firmy. Robią to w bezpieczny, kontrolowany sposób.

Groove 2007
Jednym z założeń wdrożenia w Agito było usprawnienie współpracy oraz wymiany dokumentów i danych. Rozwiązaniem problemów okazał się program Groove 2007, będący elementem pakietu Office 2007.
Zespoły pracowników korzystające z Groove 2007 niemal nie muszą się spotykać, co zmniejsza koszty dojazdów i funkcjonowania firmy. Pracownicy poświęcają mniej czasu na kontaktowanie się ze sobą, a więcej na własne zadania. Pracują we wspólnych wirtualnych obszarach roboczych, które pozwalają zgromadzić wszystkie dokumenty i informacje w jednym miejscu.
„W programie Groove określić możemy obszar roboczy i rodzaje informacji, które do niego trafiają. Gdy dodajemy dokument, notatkę lub wpis do kalendarza, Groove przekazuje nowe informacje i pliki do odbiorców, o ile podłączeni są do Internetu. Jeżeli nie są, to zmiany trafiają do bufora programu, czyli wirtualnego serwera. Gdy któryś z pracowników podłączy się do Internetu choć na chwilę, dane automatycznie aktualizują się w jego komputerze” – tłumaczy Stanisław Antoniak.
Dodaje też, że rozwiązanie to jest bezpieczne, bowiem dane obszarów roboczych są szyfrowane.
Ważne, że dzięki Groove można ograniczyć ilość wysyłanych danych. Program przesyła bowiem nie całe pliki, tylko zmiany w nich dokonane. Gdy w dużym pliku zmieniona zostaje niewielki element, w czasie synchronizacji przesyłana jest tylko ta zmiana. Pozwala to oszczędzić czas oraz nie obciąża mobilnych połączeń z Internetem.

Inne programy
Swoje zastosowanie znalazły w Agito także inne programy wchodzące w skład pakietu Office 2007. PowerPoint 2007 wykorzystywany jest przez dział handlowy i marketing, prezentacje przygotowywane są także dla zarządu oraz na szkolenia pracowników. Dodatkowo część użytkowników wykorzystuje programy OneNote 2007 i InfoPath 2007.

Małe pliki, czyli OpenXML w akcji
Dokumenty firmy zapisywane są w nowym formacie – OpenXML, który od premiery pakietu Office 2007 stał się oficjalnym standardem zapisu plików. Podstawowe zalety OpenXML to mniejsze pliki, a co za tym idzie mniejsze zapotrzebowanie na miejsce na dyskach, wielkość skrzynek i załączników, a także łatwa wymiana informacji pomiędzy różnymi aplikacjami. Standard OpenXML radzi sobie doskonale z takimi atrybutami, jak orientacja tekstu, kierunek zapisu, reprezentacja liczb i dat, wzory matematyczne oraz identyfikatory języków.

Intuicyjny interfejs
Pracownicy cenią sobie także nowy, „wstążkowy” interfejs użytkownika programów pakietu Office. Choć odmienny od spotykanych w innych programach, okazał się intuicyjny i wygodny.
„Początkowo nawigacja w Office 2007 była pewnym zaskoczeniem. Gdy przyzwyczaimy się do niej, to okazuje się, że najważniejsze funkcje są łatwiej i szybciej dostępne. To wygoda i oszczędność czasu.” – mówi Stanisław Antoniak.

Dodatkowe zalety Użytkownicy i administratorzy nowej struktury informatycznej firmy Agito, której ważnym elementem jest Office 2007, wskazują także inne przydatne funkcje i cechy tego oprogramowania. Należą do nich:
- rozbudowane sprawdzanie pisowni i gramatyki
- zaawansowane makra
- zapisywanie w formatach PDF i XPS
- możliwość wygodnego eksportu plików do różnych formatów
- wygodne zarządzanie prawami dostępu (dzięki współpracy z Active Directory)
- łatwe formatowanie dokumentów (motywy i szybkie style)
- natychmiastowe stosowanie nowego wyglądu w dokumentach
- profesjonalna grafika SmartArt
- zaawansowane wersjonowanie oraz szybkie porównywanie różnych wersji dokumentu

Przyszłość
Następnym elementem rozbudowy systemu opartego na bazie pakietu Office Enterprise 2007 będzie wprowadzenie szyfrowanej komunikacji bezpośredniej - poprzez zastosowanie narzędzia Office Communicator Server 2007.
Zostanie wykorzystane do bezpiecznej i sprawnej komunikacji pracowników. Pozwoli wyeliminować w Agito programy takie, jak Gadu-gadu lub Tlen, które nie są szyfrowane. W przypadku programu Office Communicator połączenia są szyfrowane, pozwalają do tego na organizowanie np. wideokonferencji. Integracja tego klienta z programami Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Groove i SharePoint Server zaoferuje pracownikom wiele sposobów komunikowania się ze sobą za pomocą jednolitego i prostego interfejsu.

Korzyści - podsumowanie
• powstanie bezpiecznej, sprawnej i szybkiej platformy wymiany plików i dokumentów
• znaczne oszczędności czasu pracy użytkowników
• usprawnienie obiegu informacji w firmie
• nowe narzędzia dla użytkowników mobilnych
• nowe możliwości prowadzenia handlu poza siedzibą
• wprowadzenie funkcjonalnych narzędzi pracy grupowej
• mniejsza ilość miejsca potrzebnego na przechowywanie dokumentów i plików
• zmniejszenie kosztów dojazdów i spotkań
• znakomita współpraca z innymi programami tworzącymi system informatyczny
• szybkie pozyskiwanie danych z systemu informatycznego
• narzędzia analityczne i raportujące dla kierownictwa
• lepsza współpraca z klientami i kontrahentami
• utrwalanie identyfikacji wizualnej firmy
• łatwa wymiana danych między różnymi aplikacjami
• zwiększone bezpieczeństwo, zminimalizowanie ryzyka utraty danych i plików
• szybkie i sprawne wdrożenie

Solution Overview



Organization Size: 100 employees

Organization Profile

Agito.pl jest największym w Polsce wirtualnym hipermarketem z elektroniką użytkową. Oferuje ponad 45 tysięcy produktów w dziewięciu kategoriach, zapewnia kompleksową opiekę gwarancyjną i pogwarancyjną oraz oferuje łatwy dostęp do wsparcia technicznego.


Business Situation

Zarząd firmy przeanalizował jej potrzeby i plany rozwoju. Zdecydował, że jedynym dobrym rozwiązaniem jest oprogramowanie Microsoft Office 2007 Enterprise. Jednym z powodów był fakt, że Agito przeprowadza właśnie wewnętrzną rewolucję informatyczną, opierając nowy system informatyczny na różnego rodzaju programach Microsoftu. Są wśród nich ściśle współpracujące z Office programy SharePoint Server 2007 i Exchange Server 2007, stąd pakiet Microsoftu był wyborem oczywistym i naturalnym.


Solution

Wprowadzenie oprogramowania Office 2007 i innych programów Microsoftu było ważnym krokiem w rozwoju firmy Agito.


Benefits

• sposób pracy użytkowników, szczególnie mobilnych
• obieg dokumentów i informacji w firmie
• pozyskiwanie danych z systemu informatycznego
• współpracę z kontrahentami i klientami


Software and Services
  • Microsoft Office Word 2007
  • Microsoft Office Excel 2007
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Exchange Server 2007
  • Microsoft Office 2007 Suites

Vertical Industries
  • Hosters & ISPs
  • Retail and Consumer Goods

Country/Region
Poland

Business Need
  • Mobility
  • Business Productivity
  • Data Management

IT Issue
  • Personal Productivity
  • Enterprise Content Management
  • Data Warehousing

Languages
Polish

RSS