4-page Case Study
Posted: 6/14/2012
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Estafeta Microsoft Project Server 2010, la mejor herramienta para simplificar la planeación, colaboración y administración de proyectos


“En este momento, Estafeta se encuentra en la primera etapa de la implementación, a fin de enfocarse en la optimización de la ejecución de los procesos o bien, la ejecución de los proyectos. Lo anterior significa que la solución sólo ha sido integrada en un 70 por ciento, por lo que el siguiente paso, es el realizar una administración de portafolio de proyectos, lo que daría como resultado la utilización en un 100 por ciento de la solución.”

Ing. Raúl Omar Ángeles,
Gerente de la Oficina de Administración de Proyectos en Estafeta

La implementación de la herramienta de Microsoft Project Server 2010, surge de la necesidad de optimizar los procesos, mejoras en la comunicación entre los usuarios y la centralización de los estados de cada uno de los proyectos. La satisfacción de la empresa es plena, ya que se complementa con Microsoft SharePoint Server y los resultados son tangibles.


UNA SOLUCIÓN BIEN INTEGRADA

El cambio fue súbito, previamente todos los procesos se llevaban a cabo de manera manual; por ello, al hacer una evaluación de las herramientas en el mercado, entre las que se encontraban también soluciones Open Source, decidieron que Microsoft Project Server 2010 era la mejor alterativa. La solución cumplía con todos sus requerimientos, asimismo lo que hizo la diferencia fue la integración con los productos Microsoft.

En pocas palabras, el principal motivo para la adquisición de esta solución fue la optimización de procesos, principalmente en la parte de Gerencia de Administración de Proyectos. Microsoft Project Server 2010 ha ayudado a reforzar el estatus del área de sistemas hacia la organización, ya que se ha mejorado la calidad en la atención al cliente interno y es utilizado por diversas áreas de sistemas, tales como Proyectos Estratégicos, Operaciones de TI y desarrollo y telecomunicaciones.

En el área de Proyectos Estratégicos se manejan proyectos de gran tamaño e importancia para la organización y precisamente es en esta área dónde se explota más la solución, ya que les ayuda a mantener comunicados a los colaboradores, labor que antes consumía demasiado tiempo a los 40 líderes de proyecto del área de sistemas.

La herramienta ha tenido muy buena aceptación en los tres niveles de usuarios con los que cuenta Estafeta internamente, esto es gracias a su sencillo manejo. El primer nivel está conformado por usuarios que participan en un proyecto, quienes anteriormente enfrentaban algunos problemas de comunicación, ya que al hacer algún cambio al proyecto era imposible hablar con Todos los involucrados para dar aviso del cambio. Actualmente, pueden acceder a un sitio web y ver los cambios en fechas y actividades programadas, por lo que dicha barrera de comunicación fue eliminada y se encuentran aún más motivados.

El segundo grupo lo conforman los Líderes de Proyecto, a quienes Microsoft Project Server 2010 ayudó a mejorar la planeación para la PMO, reforzando el seguimiento de sus políticas. Por último, el tercer grupo está conformado por los Usuarios Ejecutivos, quienes pueden acceder y consultar en tiempo real a resultados mediante la automatización y optimización de generación de reportes. Este proceso anteriormente se llevaba a cabo manualmente. Asimismo, les es más sencillo supervisar los proyectos cuando así lo requieran, dado que ahora tienen una forma centralizada de ver un portafolio de proyectos, así como el estatus de cada uno de ellos.

“Personalmente me ha ayudado, porque antes para presentar reportes a la organización, tenía que buscar dentro de todos los proyectos, recopilar toda la información, hacer los reportes a mano y presentarlos, lo cual llevaba de una semana a 15 días”

Ing. Raúl Omar Ángeles Ramírez,

Gerente de la Oficina de Administración de Proyectos en Estafeta

ENVIANDO MÚLTIPLES BENEFICIOS

Antes de adquirir Microsoft Project Server 2010, Los reportes del status de los proyectos no coincidían con lo que realmente estaba pasando ya que la recopilación de la información se realizaba de forma manual y los reportes se presentaban hasta con una semana de desfase del status real de los proyectos. Sin embargo, al incorporar la solución este atraso disminuyó gracias a la posibilidad de obtener una respuesta inmediata y rápida de los involucrados en el proyecto.

Uno de los retos que Estafeta enfrentaba internamente era el mejoramiento en la calidad del servicio a clientes de la propia organización. No era posible responder rápidamente a los cambios que se solicitaban, ya que no había una comunicación clara sobre cuál era el impacto de cualquier modificación en los proyectos. Sin embargo, actualmente los cambios se pueden hacer en tiempo real, cumpliéndose los retos que se habían impuesto.

La implementación de esta herramienta tuvo una duración de tres meses, a base de un programa piloto a finales de 2010. De esta forma, la siguiente etapa fue más sencilla, iniciando en 2011 con las mejoras productivas que el software les ofrece y cumpliendo ampliamente con las expectativas esperadas.

La adquisición fue posible gracias a la asesoría profesional del Partner Advisicon México, quien trabaja de la mano con Microsoft, y cuenta con bastante experiencia en soluciones para la Gerencia de Administración de Proyectos. Los beneficios han sido importantes, sobre todo si se toma en cuenta que ya no existen los reprocesos, traducido en tiempos improductivos que antes frenaban la evolución de la empresa.

El Gerente de la Oficina de Administración de Proyectos de Estafeta, Raúl Omar Ángeles Ramírez, recomienda ampliamente Microsoft Project Server 2010 a otras empresas, por la utilidad que tiene, el retorno a la inversión y el posicionamiento que uno puede tener dentro de su misma organización, “si alguna organización está pensando en implementar estas herramientas, deberían acercarse a los Partners de Microsoft” concluye Ángeles Ramírez.

El propósito de este caso es brindar información. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN.
Solution Overview



Organization Size: 4500 employees

Organization Profile
Estafeta es la primera empresa en introducir el servicio puerta a puerta en México.Cuenta con más de 30 años como líder de los servicios exprés de mensajería y paquetería y una década ofertando soluciones logísticas, carga aérea, mensajería electrónica y carga consolidada.Estafeta cuenta con la mayor red logística del país,más de 4,500 empleados,42 centros operativos y de intercambio multimodal, más de 900 puntos de recepción.Cobertura total,atendiendo 230 países y más de 2500 poblados en México

Business Situation
El cambio fue súbito, previamente todos los procesos se llevaban a cabo de manera manual; por ello, al hacer una evaluación de las herramientas en el mercado, entre las que se encontraban también soluciones Open Source, decidieron que Microsoft Project Server 2010 era la mejor alterativa. La solución cumplía con todos sus requerimientos, asimismo lo que hizo la diferencia fue la integración con los productos Microsoft.

Solution
Soluciones
− Microsoft Project Server 2010


Benefits
− Mejor comunicación en la parte ejecutiva, de líderes de proyecto y miembros del equipo.
− Mejora en la atención al cliente, a los patrocinadores de proyecto y a la organización.

Software and Services
Microsoft Project Server

Vertical Industries
Other Services

Country/Region
Mexico

Languages
Spanish

Partner(s)
Advisicon Mexico

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