4-page Case Study
Posted: 11/15/2004
56
Rate This Evidence:

Antalis Poland Czołowy dystrybutor wdraża system inteligentnego raportowanie, który umożliwia pracownikom skupienie się na zadaniach przynoszących wartość dodaną

Zarządzanie procesem raportowania w firmie Antalis Poland rozwijającej działalność dystrybucyjną, napotykało coraz większe problemy. Od pracowników działu informatyki zależały, wykonywane w większości ręcznie, prace w zakresie agregacji danych, tworzenia raportów oraz zarządzania ich dystrybucją. Ponadto raporty pochodziły z różnych systemów informatycznych. Powodowało to powstawanie wąskich gardeł, a system raportowania był nieelastyczny. Wprowadzanie w nim zmian wiązało się z dużym nakładem pracy, nie był także możliwy dostęp użytkowników do raportów w czasie rzeczywistym. Efektem współpracy Antalis z firmą Fild.NET było wdrożenie zintegrowanego systemu raportowania. Automatyzuje on procesy raportowania dotychczas wykonywane ręcznie i umożliwia pracownikom dostęp do informacji za pośrednictwem przeglądarki internetowej. System ten nie tylko zwiększa produktywność i zmniejsza obciążenie personelu informatycznego, ale i ułatwia wszystkim pracownikom przedsiębiorstwa podejmowanie trafnych decyzji na podstawie udostępnianych informacji.

Informacje o firmie

Antalis Poland wchodzi w skład Antalis Group — jednego z czołowych europejskich dystrybutorów produktów takich jak papier, koperty, materiały eksploatacyjne, opakowania, artykuły promocyjne i produkty wizualne (materiały do produkcji reklam) dla ponad 180 tys. klientów w 37 krajach Europy. Wśród odbiorców Antalis Poland są: zakłady poligraficzne, agencje reklamowe, duże firmy i dilerzy. Ich obsługą, świadczoną na najwyższym poziomie, zajmuje się 180 pracowników firmy.

*
* System Business Intelligence raportowania wymaga kilku elementów: spójnej klasyfikacji danych, dysponowania przez dział informatyki głęboką wiedzą biznesową oraz partnera wyposażonego w odpowiednią technologię. Mieliśmy wszystkie te elementy. *
Tomasz Górecki dyrektor ds. informatyki na Europę Środkową i Wschodnią Antalis
*
*
* Obecnie pracownicy mogą skupić się na strategicznej pracy, a nie na przetwarzaniu i gromadzeniu danych. *
Arkadiusz Bartkowiak dyrektor ds. informatyki na Europę Środkową i Wschodnią Antalis
*
Wyzwanie

Firma Antalis dotychczas stosowała system raportowania składający się z zestawu odpowiednio przygotowanych arkuszy kalkulacyjnych w formacie Microsoft® Excel, generowanych z wykorzystaniem Microsoft SQL Server™ 2000 i Microsoft Access. Dane przetwarzane przez system raportowania były prawidłowe i uporządkowane — wydawał się on więc efektywny. Jednak w miarę dynamicznego rozwoju firmy zarządzanie nim stawało się coraz trudniejsze. Informatycy musieli realizować lawinowe wręcz zapotrzebowanie na nowe zestawy raportów, definiować zasady ich dystrybucji i prawa dostępu do nich, wykonując jednocześnie pracę przy realizacji strategicznych projektów informatycznych. Ponadto pracownicy, którzy musieli korzystać z raportów operacyjnych, finansowych i handlowych, mieli ograniczony dostęp do informacji biznesowych w czasie rzeczywistym. Używali niespójnych systemów, które nie pozwalały na efektywne współużytkowanie informacji. Z kolei powierzenie definiowania raportów informatykom już i tak obciążonych innymi zadaniami powodowało, że raportowanie odbywało się zbyt wolno i było pracochłonne. Pracownicy nie mieli możliwości skupienia się na kluczowych wskaźnikach biznesowych ułatwiających realizację celów biznesowych, dokonania oceny ryzyka i reagowania na okazje biznesowe. „Agregowanie i analizowanie danych biznesowych było wieloetapowym, czasochłonnym procesem wykonywanym ręcznie. Przed analizą danych należało je pobrać z różnych aplikacji. Pracownicy byli skupieni bardziej na technologii niż na zadaniach analitycznych generujących realną wartość” — powiedział Tomasz Górecki, dyrektor ds. informatyki Antalis Poland na Europę Środkową i Wschodnią.

Rozwiązanie

Antalis dysponował wiarygodnymi danymi biznesowymi i miał koncepcję działania procesu raportowania. Potrzebował natomiast systemu do tworzenia raportów biznesowych, który pozwoliłby maksymalnie wykorzystać posiadane dane.
Poszukiwany system musiał przede wszystkim udostępniać zindywidualizowane raporty w czasie rzeczywistym, by zapewnić pracownikom dostęp do informacji handlowych i danych o klientach. W efekcie pracownicy mogliby szybko podejmować trafne decyzje biznesowe.
Antalis nawiązała współpracę z firmą Fild.NET — doświadczonym dostawcą rozwiązań zwiększających produktywność, minimalizujących ryzyko i maksymalizujących zwrot z inwestycji. Współpraca obu firm zakończyła się wdrożeniem zintegrowanego systemu raportowania wykorzystującego mechanizmy analityczne, obsługującego 100 użytkowników w całym przedsiębiorstwie. O wyborze firmy Fild.NET przez Antalis zdecydowało nie tylko doświadczenie w obszarze technologii Microsoftu i dostarczenie systemu raportowania wykorzystującego dotychczas używane aplikacje, takie jak SQL Server, Access i Excel, ale i jej adaptacyjne, oparte na współpracy podejście do realizacji projektów.
„Użyliśmy w sposób strategiczny zintegrowanych narzędzi i zbudowaliśmy modele analityczne w wielowymiarowych strukturach relacyjnych. Narzędzia te pozwoliły znacznie przyspieszyć opracowywanie zaawansowanego środowiska raportowania” — wyjaśnił Andrzej Biesiekirski, prezes Fild.NET.
Podstawą wdrożonego w Antalis zintegrowanego systemu raportowania jest system operacyjny Microsoft Windows® 2000 Server oraz system bazodanowy Microsoft SQL Server 2000 z Analysis Services i Reporting Services, zapewniający szybki dostęp do hurtowni danych oraz zarządzane wdrażanie raportów. Jako część rozwiązania do raportowania firma Antalis wykorzystuje Microsoft Office Professional 2003. Oprogramowanie to posiada intuicyjny interfejs wykonywania zapytań i generowania raportów.
„System inteligentnego raportowania wymaga kilku elementów: spójnej klasyfikacji danych, dysponowania przez dział informatyki głęboką wiedzą biznesową oraz partnera wyposażonego w odpowiednią technologię. Mieliśmy wszystkie te elementy” — podkreślił Tomasz Górecki.

Korzyści biznesowe

Wdrożenie niezawodnej, skalowalnej platformy i zapewnienie całej firmie dostępu w czasie rzeczywistym do informacji biznesowych o krytycznym znaczeniu oraz zarządzanie dystrybucją raportów spowodowały, że pracownicy Antalis dysponują informacjami potrzebnymi do podejmowania trafnych decyzji biznesowych. System ten pozwala na szybkie reagowanie na potrzeby klientów i korzystanie z okazji handlowych na rynku, ułatwiając działalność.

Zwiększenie konkurencyjności
System raportowania wykorzystujący mechanizmy analityczne umożliwia firmie Antalis wykorzystanie dotychczasowych zasobów informatycznych i zgromadzonych danych, by szybko podejmować decyzje i jednocześnie obniżyć koszty. Pozwala dostarczać informacje w czasie rzeczywistym w całym przedsiębiorstwie, z dowolnego źródła danych dostępnego za pośrednictwem przeglądarki Microsoft Internet Explorer i pakietu Microsoft Office System. Zastosowanie technologii Microsoftu podczas wdrożenia systemu raportowania przynosi Antalis większe korzyści z dotychczasowych inwestycji w informatykę. Ponadto pracownicy firmy mogą korzystać z funkcji raportowania oraz analizowania za pomocą programów narzędziowych i aplikacji, których używają na co dzień.
Pracownicy firmy Antalis mają także ułatwione zadanie pobierania danych nieprzetworzonych, określania sposobu poszczególnych obliczeń oraz przeprowadzania analiz wariantowych. „Mając dostęp do takich informacji, możemy wykorzystać potencjał handlowy oraz odkryć nowe możliwości sprzedaży” — wyjaśnił T. Górecki. W firmie Antalis jej zasoby informacyjne są obecnie wykorzystywane do szybkiego podejmowania trafnych i przydatnych w praktyce decyzji. To zaś zwiększa jej konkurencyjność.

Zmniejszenie obciążenia informatyków
Wraz z wdrożeniem systemu raportowania informatycy firmy Antalis mniej czasu poświęcają na zaspokajanie bieżących potrzeb w zakresie raportowania, modyfikowanie ustalonych zestawów raportów oraz ich dystrybuowanie.
SQL Server 2000 Reporting Services zapewnia zarządzane środowisko raportowania ze zdefiniowanym poziomem ochrony, buforowaniem, dystrybuowaniem, dostępem i raportowaniem użycia. Zintegrowany zestaw narzędzi umożliwia personelowi działu informatyki centralne zarządzanie tworzeniem i dostarczaniem raportów.
W związku z tym, że pracownicy mogą tworzyć własne raporty lub subskrybować raporty oparte na zdarzeniach i dostarczać je pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem witryn WWW, informatycy nie muszą już wykonywać tych zadań i mogą skupić się na realizacji strategicznych projektów generujących wartość dodaną.
Wdrożony w firmie Antalis system analiz i raportowania jest skalowalny – może być rozbudowywany wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Nie będzie więc potrzeby ponownej wymiany technologii.
„Dzięki wdrożeniu systemu opartego na technologiach Microsoftu – SQL Server i Office 2003, a nie gotowych aplikacji, dysponujemy funkcjami raportowania, które zaspokajają nasze potrzeby dzisiaj i będą je zaspokajać jutro” —powiedział Jarosław Faltynowski, Kierownik Projektu w firmie Antalis.

Zwiększenie produktywności pracowników.
Poprzednio do agregowania i analizowania danych biznesowych w firmie Antalis stosowano raportowanie ręczne. SQL Server Reporting Services i Analysis Services umożliwiają automatyzację oraz znaczne skrócenie tego czasochłonnego procesu. Zamiast tracić czas na pobieranie danych z różnych źródeł, pracownicy mogą obecnie tworzyć raporty lub analizować te, do których mają dostęp w repozytorium. Wyeliminowanie zadań związanych z ręcznym zarządzaniem danymi pozwala na dokonywanie bardziej wiarygodnych analiz oraz wpływa na zwiększenie produktywności pracowników. „Obecnie pracownicy mogą skupić się na strategicznej pracy, a nie na gromadzeniu i przetwarzaniu danych” — powiedział T. Górecki.
Wszyscy pracownicy mają dostęp do potrzebnych im informacji w dowolnym czasie i dowolnym miejscu. Dzięki dostępowi w czasie rzeczywistym za pomocą przeglądarki informacje są zawsze aktualne, szybko dostarczane i łatwo dostępne. Aspekty te mają zasadnicze znaczenie w umożliwieniu pracownikom szybkiego rozpoznawania trendów oraz podejmowaniu decyzji odpowiednich do pojawiających się okazji.

Więcej informacji o produktach i usługach firmy Fild.NET można uzyskać pod numerem tel. +48 (22) 639 2580 lub pod adresem: http://www.fild.net/

Więcej informacji o produktach i usługach firmy Antalis Poland można uzyskać pod numerem tel. +48 (22) 543 1000 lub pod adresem: http://www.antalis.pl/

Solution Overview



Organization Size: 180 employees

Organization Profile

Antalis Poland wchodzi w skład Antalis Group, jednego z czołowych europejskich dystrybutorów materiałów służących do komunikacji wizualnej. Oferuje szeroką gamę produktów papierów dla poligrafii i biur, materiałów opakowaniowych a także materiałów do produkcji reklam. Działa w 37 krajach w Europie i ma ponad 180 tys. Klientów. Polski oddział firmy - Antalis Poland - zamknął rok 2003 obrotem w wysokości 351 mln zł i 25-proc. udziałem w rynku.


Business Situation

Antalis — mimo znacznego rozwoju — prace dotyczące raportowania wykonywał głównie ręcznie. Działalność firmy wymagała gruntownych zmian w tym zakresie. Niezbędne stało się wdrożenie systemu raportowania. Zapewniłby on dostęp w czasie rzeczywistym do poszczególnych raportów w całej firmie, umożliwiając pracownikom podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.


Solution

Antalis nawiązał współpracę z firmą Fild.NET. Jej celem było wdrożenie zintegrowanego systemu raportowania wykorzystującego inteligentną analizę danych. System obsługuje 100 użytkowników.


Benefits
  • Rozszerzenie dostępu do informacji
  • Zwiększenie konkurencyjności
  • Zmniejszenie obciążenia informatyków
  • Zwiększenie produktywności pracowników

Software and Services
  • Microsoft SQL Server 2000
  • Microsoft Excel
  • Microsoft SQL Server Reporting Services
  • Microsoft SQL Server Analysis Services

Vertical Industries
Retail and Consumer Goods

Country/Region
Poland

Business Need
  • Business Intelligence and Reporting
  • Business Productivity

IT Issue
  • Digital Content Management
  • Personal Productivity
  • Risk Analytics and Reporting

Languages
Polish

Partner(s)
Fild.NET

RSS