4-page Case Study
Posted: 2/19/2014
22
Rate This Evidence:

AZ Turnhout Ruim 2000 medewerkers en artsen van AZ Turnhout campussen krijgen efficiënt toegang tot werkgerelateerde informatie

Land: België
Sector: Ziekenhuis

Uitdaging:
AZ Turnhout zocht een centraal en overzichtelijk intern portaal om haar medewerkers van alle beroepsmatige informatie en documentatie te voorzien.

Oplossing:
Samen met IT-partner RealDolmen ontwikkelde AZ Turnhout in Microsoft SharePoint een eigen Intranetportaal.

Voordelen:
  • Documenten en gegevens worden slechts op één locatie bewaard en zijn voor iedereen toegankelijk.
  • De mailserver wordt minder belast nu mensen zelfstandig op zoek gaan naar informatie met de handige zoekfunctie
  • De aantrekkelijke vormgeving en transparante structuur lokt meer medewerkers naar het intranet
  • Link met documentbeheersysteem maakt schat aan informatie beschikbaar.
  • Meer toekomstmogelijkheden dankzij ‘samenwerkingsplatform’ SharePoint
Ruim 2000 medewerkers en artsen van AZ Turnhout campussen krijgen efficiënt toegang tot werkgerelateerde informative
AZ Turnhout is het grootste ziekenhuis in de Kempen. Met de twee campussen Sint-Jozef en Sint-Elisabeth biedt AZ Turnhout vandaag gespecialiseerde zorg dicht bij huis.

Lies Delvaux, communicatiemedewerkster: “Patiënten uit de wijde omgeving moeten voor bepaalde behandelingen niet langer uitwijken naar Antwerpen of Leuven, maar krijgen kwalitatief hoogstaande zorg in hun eigen omgeving, dicht bij hun familie en naasten.

*
* Intrazet is een gebruiksvriendelijk, laagdrempelig en informatief SharePoint-portaal. Medewerkers gaan voortaan zelf op zoek naar informatie, in plaats van die aan een collega te vragen. *

Lies Delvaux
AZ Turnhout

*
Een campus-overschrijdend informatiekanaal

Voor de fusie beschikten beide campussen over twee aparte verouderde intranetsystemen. Deze waren weinig gebruiksvriendelijk, lieten maar één of twee redacteurs toe en werden te weinig geraadpleegd. Medewerkers vroegen eerder informatie op via e-mail aan collega’s of aan het diensthoofd, omdat zij de informatie die ze nodig hadden, niet vonden op het bestaande intranet.

Lies Delvaux: “De fusie en de daaropvolgende sterke groei dwongen ons na te denken over een nieuw, campusoverschrijdend informatiekanaal waar alles gemakkelijk op terug te vinden is: foto’s, kalenders, procedures, documentatie, enz.”

Lies Delvaux werd in het najaar 2011 aangewezen als projectverantwoordelijke, stelde na overleg met alle afdelingen een uitgebreid lastenboek op en ging hiermee de markt op.

Lies Delvaux: “In Microsoft SharePoint zagen we de ideale oplossing: flexibel en met uitgebreide toekomstmogelijkheden. Als IT-partner ging onze voorkeur naar RealDolmen, omdat zij in het verleden al heel wat succesvolle Intranet-projecten realiseerden in andere ziekenhuizen. De lay-out lieten we ontwerpen bij een grafisch bureau en sluit aan bij onze website.”

Een intensief samenwerkingstraject
Het project werd opgestart in mei 2012. Er werd een stuurgroep met directieleden aangesteld en een werkgroep met afgevaardigden van alle departementen om maximale input vanuit de organisatie te verkrijgen. Regelmatig werden er meetings ingepland met RealDolmen om de volgende stappen te bespreken. Op 3 juni 2013 ging Intrazet - zo werd het intranet van AZ Turnhout gedoopt - uiteindelijk live.

“Eén van de uitdagingen was de link met ons documentbeheersysteem Infoland, waarin we alle medisch gerelateerde documenten en procedures bewaren. Ook via SharePoint kunnen deze documenten eenvoudig opgevraagd worden, zodat men niet steeds via twee aparte kanalen moet gaan zoeken”, legt Bert Schelkens uit.

Lies Delvaux: “Intrazet is een aantrekkelijke en informatieve site geworden waar iedereen goed zijn weg in vindt: nieuws, kalender, mededelingen, reglementen, personeelsdocumenten, veiligheidsbrochures en veel meer. Dankzij de koppeling met Infoland is alle informatie nu vanuit SharePoint beschikbaar en opzoekbaar. De bedoeling is dat medewerkers steeds meer zelf op zoek gaan naar informatie, in plaats van die aan een collega te vragen of te verwachten dat zij alles doorgestuurd krijgen. De handige zoekfunctie draagt daar zeker toe bij. In de toekomst willen we Intrazet ook thuis beschikbaar maken voor onze mensen, zodat collega’s zonder intranet op het werk niets hoeven te missen. Dan zouden we ook de nieuwsbrief via e-mail kunnen vervangen door nieuws op Intrazet.”

Toekomstperspectieven
Op dit moment bevindt het project zich in de optimalisatiefase. Regelmatig komen RealDolmen en het projectteam van AZ Turnhout samen om de laatste verbeterpunten af te werken. Op de lange termijn is er sprake van een tweede fase, die de samenwerking tussen medewerkers moet bevorderen.

“Microsoft SharePoint biedt immers krachtige mogelijkheden als interactief samenwerkingsplatform. Elke medewerker krijgt dan een MySite, een persoonlijke pagina met gedeelde informatie en contactgegevens. Daarnaast kunnen er ook projectsites opgericht worden voor medewerkers die regelmatig moeten samenwerken rond dezelfde onderwerpen. Maar dat is op dit moment nog toekomstmuziek”, besluit Lies Delvaux.
Solution Overview



Organization Size: 1800 employees

Organization Profile
AZ Turnhout kent in haar twee campussen jaarlijks 25.500 opnames en meer dan 1.600 bevallingen. Met ruim 1.800 medewerkers en 160 artsen is dit ziekenhuis één van de grootste werkgevers in de region.

Business Situation
Need for a user friendly and central internal platform

Solution
Microsoft SharePoint

Benefits
One place for all documents, working together

Software and Services
Microsoft SharePoint Server 2013

Vertical Industries
Local Government Agencies

Country/Region
Belgium

Business Need
Cloud & Server Platform

IT Issue
Cloud Services

Languages
Dutch

Partner(s)
RealDolmen NV

RSS