2 page Case Study
Posted: 1/14/2014
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Departement für Wirtschaft, Soziales und Umwelt So sind Kennzahlen flexibel und leicht einsehbar

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* Microsoft SQL Server und Microsoft SharePoint Server spielen sehr gut zusammen. Neue Auswertungen lassen sich jetzt viel leichter erstellen. *

Peter Eichenberger
Leiter Finanzen & Controlling

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Das Departement für Wirtschaft, Soziales und Umwelt (WSU) ist exponiert durch seine Arbeitsbereiche. Oft fragen Parlament, Presse und Bürger nach Informationen an. „Aktuell steht beispielsweise die Abhängigkeit der Jugendlichen von der Sozialhilfe im Fokus“, erläutert Peter Eichenberger, Leiter Finanzen & Controlling. „Unsere Kompetenz ist es dann, die passenden Kennzahlen zu erarbeiten. Möglich sind etwa Auswertungen nach Nationalität, nach Familiensituation oder nach Altersgruppen.“

Die Daten dazu bezieht das Departement aus seinem Management-Informationssystem (MIS), das alle Unternehmenskennzahlen enthält. Es dient als Führungs- und Informationssystem und ist inhaltlich wie eine Balanced Scorecard aufgebaut; die Daten sind strukturiert nach den Perspektiven „Mitarbeitende“, „Kunden“, „Prozesse“ und „Finanzen“.Hinzu kommt eine strategisch inhaltliche Perspektive „Themen“, die dem politischen Umfeld entspricht.

Jedes Jahr neue Daten und Kennzahlen

„Das MIS basierte anfänglich auf Microsoft Office Excel und wir waren sehr zufrieden damit“,erläutert Eichenberger. „Doch mit jedem Jahr wurden die Zeitreihen länger und neue Kennzahlen kamen hinzu. Das erschwerte die Handhabung immer mehr.“Daher entschied die Leitung des WSU 2010, ein neues MIS aufzubauen. Die bewährten Führungs- und Steuerungsprozesse sollten erhalten bleiben, jedoch sollte eine leistungsstarke Lösung alle Daten erfassen und für die Präsentation aufbereiten können. Eine SAP-Lösung schied aus finanziellen Gründen aus. Schliesslich fiel die Wahl auf Microsoft. „Microsoft SQL Server und Microsoft SharePoint Server spielen sehr gut zusammen“, erläutert Eichenberger. „Die Lösung deckt alle Bereiche ab und die enge Integration in Microsoft Office erleichtert die Bedienung. Als Controller kenne ich die Office-Produkte gut, ebenso meine Mitarbeiter und vor allem auch die Führungskräfte als Hauptkunden des Systems.“

Für den Aufbau der Datenbanken wurde Microsoft-Partner Advellence hinzugezogen. „Zunächst haben wir mehrere Data-Marts erstellt, in denen alle Daten strukturiert und historisiert nach Themen und Nutzergruppen abgelegt sind“,erläutert Pascal Hasler von der Geschäftsleitung von Advellence. Parallel wurden Schnittstellen gebaut zu SAP und zu fachlichen Systemen. „Aus diesen Quellen extrahiert Microsoft SQL Server Integration Services die Daten und lädt sie täglich in die Data-Marts“,so Hasler. Für die Auswertungen nutzt Advellence Microsoft SQL Server Analysis Services und Microsoft SQL Server Reporting Services, mit denen sich interaktive Berichte vorbereiten und erstellen lassen.

95 Prozent der Mitarbeiter nutzen jedoch Standardberichte. Für diese erarbeiteten Advellence gemeinsam mit den BI-Fachleuten des WSU ein Cockpit in SharePoint Server. „Wir haben getestet, welche Funktionen in SharePoint Server und SQL Server Reporting Services etwa für Budgetierung sinnvoll sind und iterativ einzelne Lösungen umgesetzt“,berichtet Eichenberger.

In der Rechteverwaltung von SharePoint Server hat Advellence exakt die Linienhierarchie abgebildet. Die Verantwortlichen der Finanzabteilung können damit die Nutzer nach Organisationszugehörigkeit gruppieren und die Zugriffe auf die Datenbanken bis auf Reportebene steuern. „Keiner sieht mehr Daten, als er sehen darf“, erläutert Eichenberger. „Das ist eine enorme Erleichterung, denn wir hantieren oft mit kritischen Daten.“

Anfang 2013 wurde schliesslich Release 1.0 freigegeben. „Alle Informationen im SharePoint-Portal sind gefiltert nach Abteilung und Rolle des Nutzers, das erleichtert die Bedienung sehr“,erläutert Eichenberger. Für fachlich versierte Mitarbeiter bietet das Portal die Möglichkeit, Daten auf Grundlage von OLAP-Cubes mittels PerformancePoint Services oder Office Excel PowerPivot zu analysieren. „Und jede Abfrage basiert immer auf der gleichen, auch mit dem Kanton kongruenten Datengrundlage. Das ist nach aussen wesentlich, sonst steht heute das in der Zeitung, morgen etwas anderes.“

Um Daten zu interpretieren, können die Mitarbeiter Microsoft Word-Dokumente nutzen, die Referenzen auf die Berichte enthalten. Mit einem Klick lassen sich die aktuellen Zahlen laden und dann kommentieren. „Eigentlich sollten nur 20 bis 50 Nutzer mit dem SharePoint-Portal arbeiten“, berichtet Eichenberger. „Aber es ist jetzt so leicht, Auswertungen zu erstellen, dass es nun schon 100 Nutzer sind.“Für die Zukunft will Eichenberger die Formularverwaltung in SharePoint ausbauen und Prozesse für die Finanzplanung darin integrieren.


Diese Fallstudie dient ausschließlich Informationszwecken. MICROSOFT GIBT IN DIESER ZUSAMMENFASSUNG KEINE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN GARANTIEN AB.

Solution Overview



Organization Size: 100 employees

Organization Profile
Das Departement für Wirtschaft, Soziales und Umwelt ist eines von sieben Departementen im Kanton Basel-Stadt. Es ist zuständig für Arbeit und Arbeitsmarkt, Wirtschaft, soziale Sicherheit sowie Umwelt- und Energiepolitik und bewirtschaftet ein Nettovolumen von rund 500 Millionen Franken.

Software and Services
  • Microsoft Sharepoint Server
  • Microsoft SQL Server

Vertical Industries
Public Administration

Country/Region
Switzerland

Languages
German

Partner(s)
Advellence

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