2 page Case Study
Posted: 6/27/2012
63
Rate This Evidence:

Gemeente Zeist Hyper-V en System Center zorgen voor flexibiliteit én besparingen

Gemeentes leven in een onzekere tijd. Ze moeten fors besparen. Bovendien verlangt het rijk dat ze intensiever met elkaar gaan samenwerken. De vorm waarin moet nog uitkristalliseren. Om op termijn makkelijk met andere ICT-omgevingen te kunnen integreren en tegelijkertijd nu al besparingen te boeken, bouwde de gemeente Zeist een private cloud. Ze kozen voor technologie van Microsoft.

Situatie

“Over twee jaar kunnen we onze intrek nemen in een nieuw gemeentehuis. Dat is kleiner dan de huidige twee locaties, we houden er al rekening mee dat straks veel meer medewerkers één of twee dagen per week thuiswerken. Zijn ze op kantoor, dan maken ze gebruik van een flexplek”, steekt Ralf Hermsen, Coördinator Systeembeheer bij de gemeente Zeist, van wal. Vooruitlopend op die verhuizing naar het nieuwe pand worden deze zomer al twee locaties samengevoegd. Dat is het moment waarop het Nieuwe Werken volledig vorm krijgt.

Hermsen: “Vorig jaar zomer werden de plannen concreet. We zijn toen als ICT-afdeling meteen gaan kijken wat dat zou betekenen voor de manier waarop wij applicaties aan medewerkers moeten gaan aanbieden. Hoe kunnen we het Nieuwe Werken het best gaan ondersteunen? Maar ook: wat kunnen we nu al doen om ervoor te zorgen dat we op termijn beter kunnen samenwerken met ketenpartners?”

Een private cloud komt aan beide wensen tegemoet. Die maakt het voor gebruikers makkelijk om vanaf iedere willekeurige plek applicaties te benaderen. Als de infrastructuur en applicaties van elkaar worden losgetrokken, wordt de omgeving bovendien flexibeler en wordt het eenvoudiger om informatie met anderen te delen.

Hermsen noemt het voorbeeld van de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA), waarin van alle inwoners de persoonsgegevens staan zoals NAW-gegevens, BSN, nationaliteit en burgerlijke staat. De gemeente beheert de gegevens in de GBA, en andere overheidsorganisaties maken hiervan gebruik. “De GBA is de eerste van vele diensten waarbij we als overheid informatie met elkaar gaan delen, zodat gegevens nog maar op één plek hoeven te worden bijgehouden.”

Oplossing

Om de private cloud te bouwen, koos de gemeente Zeist voor de System Center Suite van Microsoft. Hermsen: “Tweeëneenhalf jaar geleden hebben we onze Novell-omgeving al uitgefaseerd en zijn we overgestapt naar Microsoft Active Directory. Sindsdien hanteren we voor alle kantoorautomatisering een Microsoft-tenzij-beleid. De licentie-opbouw van Microsoft is namelijk zo dat je een steeds groter rendement haalt naarmate je meer producten afneemt. Door te standaardiseren op Microsoft-technologie behalen we forse besparingen op licentiekosten.”

De virtualisatiesoftware van Citrix en VMware wordt daarom nu uitgefaseerd en vervangen door Hyper-V. “Er zijn een paar functionaliteiten die in Hyper-V ontbreken, met name op het gebied van beveiliging, en daarvoor maken we gebruik van andere producten. Maar in de basis presteert Hyper-V net zo goed als VMware, maar tegen een fractie van de kosten. Dat is zeker in deze economische recessie voor ons een belangrijke overweging geweest”, vertelt Hermsen.

Het is logisch dat in het verlengde daarvan ook gekozen is voor de System Center Suite, al ging de gemeente niet over één nacht ijs. “We hebben heel goed de functionaliteiten bekeken. In System Center 2012 zitten componenten die voorheen alleen voor de enterprisemarkt beschikbaar waren. Met die software krijgen we voor een gunstige prijs veel functionaliteit. Ook hier zitten wel wat beperkingen aan, maar daar kunnen wij goed mee leven.”

Vooruitlopend op de implementatie, nam Zeist een kijkje bij buurgemeenten Nieuwegein en Houten, waar de gemeente al vrij intensief mee samenwerkt. Waar Zeist altijd bewust een beleid heeft gevoerd om op ICT-gebied te volgen, hebben deze gemeenten de afgelopen twee jaar succesvol een nieuwe infrastructuur ingericht. “Daarom zijn we bij die twee gemeenten gaan kijken hoe zij de ICT hebben georganiseerd en wat hun ervaringen daarmee zijn”, vertelt Hermsen.

Beide gemeenten werken met thin clients.

Nieuwegein heeft gekozen voor een Virtual Desktop Infrastructure (VDI). Houten maakte de keus voor Server Based Computing (SBC). Zeist volgt die laatste strategie. “Aan SBC én VDI zitten beide voor- en nadelen, maar daar kunnen we omheen werken. Zo is het met SBC moeilijker om medewerkers die echt afwijken van de standaard te bedienen. Dat zijn er niet zoveel en die geven wij uiteindelijk een VDI-desktop.”

Een ander nadeel is dat bij de keus voor het centraal aanbieden van een desktop niet alle applicaties even eenvoudig kunnen worden gevirtualiseerd. “Voor sommige applicaties houden we een eigen applicatieserver in de lucht. Medewerkers merken daar niets van, die zien gewoon één omgeving en hebben geen idee op welke manier de applicatie bij hen komt.”

Ook hier kan de gemeente Zeist de kunst afkijken bij Houten. “Zij zijn er al wel in geslaagd om alle applicaties succesvol met Hyper-V te virtualiseren. Wij gaan dat straks ook doen, als de private cloud eenmaal tot tevredenheid werkt. Sommige applicaties kosten nu eenmaal wat meer tijd om te virtualiseren, en die tijd hebben we nu niet.”

Logisch, want op dit moment bevindt de gemeente Zeist zich nog midden in het implementatietraject van System Center 2012. Medio juni moet de basis staan, zodat het team van Hermsen nog twee maanden heeft om te testen alvorens in augustus medewerkers van twee locaties worden samengevoegd op één locatie. “Augustus is voor ons het moment van de waarheid. Dan gaan we werken met flexplekken en dan gaan ook voor het eerst grote groepen medewerkers thuiswerken”, weet Hermsen. “Zij moeten vanaf dat moment de applicaties thuis via de private cloud kunnen benaderen.”

Voordelen en toekomst

In augustus wordt ook Microsoft Lync in gebruik genomen en krijgen alle medewerkers in plaats van een vaste telefoon een smartphone met Windows besturingssysteem. “We hebben de verschillende opties voor telefonie en presence bekeken en zijn het goedkoopst uit als we de vaste toestellen vervangen door mobiele. Alle onderlinge verkeer – en dat is bij ons toch het gros van de gesprekken – is dan gratis. Bovendien zijn medewerkers dan ook thuis via hun doorkiesnummer bereikbaar en heeft iedereen inzicht in elkaars presence”, zegt hij. De stap naar Bring You Own Device is op dit moment nog te groot. “Ik denk dat we die op termijn wel gaan maken, maar nu komt dat nog te vroeg.”

Hermsen verwacht straks ongeveer 50 procent tijdwinst te boeken in het testen en beschikbaar stellen van applicaties. “Daar is nu één medewerker fulltime mee bezig. We hebben 280 applicaties, die vrij regelmatig een update krijgen, bijvoorbeeld als gevolg van nieuwe wet- en regelgeving. Als System Center eenmaal draait, dan kunnen we daarmee veel van het werk dat gemoeid is met het beschikbaar stellen van applicaties automatiseren.”

Als de implementatie is afgerond, is het team nog lang niet klaar. “We zullen de nieuwe omgeving stap voor stap uitbreiden. Gezien de bezuinigingen kunnen we niet van die grote stappen zetten, maar dat is ook niet nodig. System Center biedt de mogelijkheid om klein te beginnen. Dat is ook prettig voor de collega’s. Die worden nu volgens training ‘on the job’ door onze partner PQR geschoold en ontwikkelen zich zeer snel op de nieuwe specialismes. De witte vlekken vullen we in met gerichte trainingen die Microsoft aanbiedtOp die manier kunnen we het kennisniveau van onze medewerkers laten meegroeien met de ICT-omgeving.”

Hoewel Hermsen verwacht dat op lange termijn sommige applicaties vanuit een overheidscloud zullen worden aangeboden, zal er ook altijd veel in een private omgeving blijven staan. “We moeten natuurlijk voldoen aan wet- en regelgeving en hebben veel te maken met privacy-gevoelige data. Dat kan op dit moment nog niet in een public cloud worden ondergebracht. Ik verwacht op termijn veel van een overheidscloud voor applicaties zoals de GBA. Maar zover is het nu nog niet. We laten de ontwikkelingen wel op ons afkomen. Want wat de toekomst ook brengt, onze ICT-omgeving is nu zo flexibel dat we overal bij kunnen aanhaken.”

Microsoft System Center

System Center helpt u uw fysieke en virtuele omgevingen te beheren over datacenters, client-computers en devices heen. Het gebruik van deze geïntegreerde en geautomatiseerde beheeroplossingen geeft u de mogelijkheid een productievere dienstverlener te zijn voor uw onderneming. System Center omvat kennis over systemen, richtlijnen, processen en best practices, zodat u uw infrastructuur kunt optimaliseren om kosten te besparen, de beschikbaarheid van applicaties en diesnsten te verbeteren, en het dienstenaanbod in uw organisatie uit te breiden.

Voor meer informatie over System Center, bezoek:

www.microsoft.nl/readynow

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
Solution Overview



Organization Size: 390 employees

Organization Profile

Klantprofiel


Software and Services
  • Microsoft System Center 2012
  • Microsoft System Center

Vertical Industries
Government

Country/Region
Netherlands

Business Need
  • Cloud & Server Platform
  • Cost Containment

IT Issue
  • Private Cloud
  • Data Migrations
  • Interoperability
  • Regulatory Compliance and Controls

Languages
Dutch

Partner(s)
PQR

RSS