4-page Case Study
Posted: 5/9/2012
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Endesa Comunicación a escala global

Endesa, la primera eléctrica española y la principal multinacional privada de Latinoamérica, perteneciente al grupo Enel, presta servicio a más de 25 millones de clientes y está presente en 10 países. Endesa aspira a ser líder tecnológico de la industria y a ser reconocido como tal por los mercados, los clientes, la comunidad científica y la sociedad en general. Para ello ha reforzado sus actividades de investigación, desarrollo tecnológico e innovación, con el fin de conseguir los mayores niveles de eficiencia, a la vez que busca soluciones a los retos planteados por la transición hacia un modelo energético sostenible. En este sentido, en 2010, Endesa inició un proceso de homogeneización de la plataforma tecnológica de los equipos de usuario, ya que hasta ese momento existían distintas versiones de sistemas operativos, y para ello crearon una nueva plataforma única y global basada en Windows 7. Para dar a conocer la nueva plataforma, facilitar el cambio y hacer de la migración un proceso sencillo para los empleados, se puso en marcha, además, un ambicioso Plan de Comunicación que ha resultado todo un éxito.

Situación

La multinacional española Endesa contaba, en los distintos países donde tiene presencia, con una plataforma tecnológica poco homogénea, con diferentes sistemas operativos en cada país, lo cual no facilitaba la actividad diaria.

En 2010, como parte de la filosofía innovadora de la compañía, los responsables de Endesa se plantearon una renovación de la plataforma tecnológica de equipos de usuario con el fin de homogeneizarla.

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* Con la plataforma EGlobal7, los trabajadores de Endesa disponen de la misma plataforma tecnológica y el mismo sistema operativo, Windows 7, dando así respuesta a las necesidades de la compañía *

Charo Verde
Responsable de Comunicación ITC.
Endesa

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El principal objetivo era disponer de una misma plataforma para los empleados que, además de permitir ahorros por consolidación y racionalización de actividades y recursos de gestión de infraestructuras así como de servicios relacionados, respondiera a la realidad multinacional y multicanal del negocio de Endesa, y facilitara el despliegue de los sistemas corporativos a nivel global. “Pretendíamos dotar a Endesa de una plataforma microinformática única que aprovechara los avances tecnológicos y que permitiera lograr una mayor eficiencia en el trabajo de los usuarios, independientemente del dispositivo con el que se conectaran o del lugar desde donde lo hicieran”, afirma Víctor Ruiz, Responsable Global de Servicios a Cliente de Endesa.

Solución

Dado que Endesa contaba ya con Microsoft como socio estratégico de los sistemas corporativos, los responsables de la compañía no dudaron en decantarse por Windows 7 para crear la mencionada plataforma, bautizada como EGlobal7, para todos los empleados y para todos los países. “En el proceso de globalización de los sistemas, este ha sido un proyecto crítico, ya que teníamos que tratar de homogeneizar las diferentes versiones de cada país y adaptarlas a sus características; también necesitábamos incrementar la movilidad y el trabajo remoto de los usuarios, la seguridad y protección de la información, lograr una gestión uniforme del puesto de trabajo y, por supuesto, contar con las tecnologías más modernas del mercado”, asegura Charo Verde, Responsable de Comunicación TIC. “Con la plataforma EGlobal7 no solo se han logrado dichos objetivos, sino que por primera vez, los trabajadores disponen de la misma plataforma tecnológica y el mismo sistema operativo, Windows 7, dando así respuesta a las necesidades multinacionales de Endesa”.

En línea con la política de Responsabilidad Social de la compañía, otro de los factores que influyó en la elección de Windows 7 fue la posibilidad de contar con una tecnología respetuosa con el medio ambiente. “Desde el área de IT, el despliegue de una tecnología novedosa que permitiera disminuir el consumo energético y contribuir a la mejora del medio ambiente fue un elemento más de apoyo al despliegue de un proyecto de estas dimensiones”, indica Sandra Alfonso, Subdirectora de Procesos ICT.

En lo que se refiere al despliegue en sí mismo, dado el gran número de empleados de Endesa y su diversidad geográfica (España, Brasil, Colombia, Argentina, Perú y Chile), los responsables del mismo decidieron elaborar un Plan de Comunicación interna centrado en los usuarios, con el que se pretendían conseguir los siguientes objetivos:

•Transmitir las ventajas de la nueva plataforma a nivel individual y empresarial.

•Lograr una buena asimilación del cambio.

•Demostrar la mayor eficiencia que aporta esta tecnología.

•Minimizar las dudas, incertidumbres o resistencia que pudieran surgir.

•Informar de la dinámica y aspectos logísticos del cambio.

•Facilitar el uso de la nueva plataforma y dar a conocer los recursos de apoyo desarrollados para Eglobal7, que estuvieron disponibles desde el primer momento de implantación en un minisite.

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* Creemos que el Plan de Comunicación interna desarrollado desde el área de IT ha sido fundamental para el éxito del proyecto y la minimización de posibles repercusiones negativas por parte de los usuarios *

Charo Verde
Responsable de Comunicación ITC.
Endesa

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Para Sandra Alfonso “la gestión del cambio en este tipo de proyectos es la clave del éxito. Lo mejor es que no se escatime información, que la comunicación sea directa, veraz, clara…”, señala.

Además de los objetivos, el Plan de Comunicación incluía la ejecución de acciones para lograrlos, como, por ejemplo, la creación de un logotipo que representaba el cambio, la elaboración y difusión a nivel global de un documento electrónico con información sobre el lanzamiento del proyecto, el envío de emails a los usuarios para comunicar de forma personalizada el inicio de la migración de su equipo y, sobre todo, la puesta en marcha de la revista Eglobal7, pieza clave del plan. Este canal de comunicación, pensado de principio a fin para los empleados, contenía valiosa información sobre la nueva plataforma que el usuario podía leer durante las dos horas aproximadas que duraba el cambio del sistema operativo.

Para la responsable de Comunicación TIC, la revista fue algo así como la versión más “amigable” del manual de usuario de Windows 7: “Pensando en el usuario, decidimos editar la revista para que, de una forma práctica y amena, pudiera encontrar todas las nociones técnicas necesarias para el manejo del nuevo sistema operativo en formato artículo de revista, complementada con entrevistas a usuarios de Endesa. ”.

De la importancia de esta herramienta, dentro del Plan de Comunicación, hablan los números: 40.000 ejemplares editados, cuatro ediciones distintas, distribución en siete centros de trabajo en España y cinco en Latinoamérica y traducción al portugués para los empleados de Brasil. “Creemos que el Plan de Comunicación interna desarrollado y ejecutado desde el área de IT ha sido fundamental para el éxito del proyecto y la minimización de posibles repercusiones negativas por parte de los usuarios”, asevera Charo Verde.

Otra de las herramientas básicas del Plan de Comunicación fue la creación del minisite EGlobal7, un espacio en el que a día de hoy “se pueden encontrar gran variedad de contenidos, publicaciones y novedades, además, una detallada explicación de todos los servicios de la nueva plataforma”, añade Charo Verde.

Pero además de la revista y el minisite, con trucos y una vista rápida a las nuevas herramientas, la compañía elaboró material de e-learning para guiar al usuario en los cambios básicos, así como cursos estándar on-line de formación en Office, en coordinación con la Dirección de RRHH, a disposición de todos los empleados. Todo ello, para lograr una comunicación eficaz que llevara a una asimilación exitosa de este importante cambio por parte de los empleados de la multinacional.

Beneficios

En opinión de Víctor Ruiz, “EGlobal7 está aportando numerosos beneficios derivados de poder contar con una plataforma global única que no solo nos permite ahorrar y mejorar la productividad de los empleados de Endesa, sino que además es respetuosa con el medio ambiente.

En lo que respecta a la satisfacción del usuario, Verde señala que “el cambio se ha hecho de forma organizada y sin detectarse incidencias relevantes”.

  • Gestión del cambio global.

  • Divulgación única de mensajes.

  • Plataforma homogénea.

  • Ahorro de costes.

  • Mayor movilidad.

  • Mayor seguridad.

  • Evolución asegurada.

Windows 7

Trabaja de la forma que usted quiere: Windows 7 contribuirá a que su organización aproveche las Tecnologías de la Información para obtener ventajas competitivas en el nuevo mundo actual de los negocios. Sus empleados podrán ser más productivos en cualquier sitio. Podrá dotar a su fuerza de ventas móvil de un mejor acceso a datos compartidos y a herramientas de colaboración. Y su personal de TI dispondrá de mejores herramientas y tecnologías para ayudar a incrementar la seguridad corporativa, proteger los datos y desplegar y gestionar sistemas con eficacia.

Para más información sobre Windows 7 puede visitar:

www.microsoft.es/windows/enterprise

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