Gustavo Barrera, jefe del departamento de Operaciones, explica que el 2008 la ACHS estaba consciente de la necesidad de hacer una migración tecnológica. “Por esta razón estábamos en la disyuntiva si migrar a Exchange 2003 o 2007. Con esta última versión la verdad no había mucha experiencia en Chile, sino en otros países, pero aún así tomamos la decisión de adquirir la solución, basados en el fuerte apoyo que nos daba Microsoft Chile, que fue un factor muy importante para resolvernos”. 

Otra variable de la decisión de optar por Exchange 2007 fue que no era necesario migrar el cliente Outlook a la versión 2007. “Es que es totalmente compatible con Outlook 2000, lo que nos evitaba migrar a 3000 usuarios de una vez, disminuyendo costos adicionales importantes y focalizándonos en la solución de correo y haciendo migraciones controladas”. 

El primer piloto se desarrolló en junio del 2008, donde los primeros 50 usuarios que probaron los beneficios de Exchange 2007 fue un grupo de la subgerencia de informática y algunos usuarios “tuerca”, externos al área IT. 

Gustavo Barrera explica que por un tiempo, estuvieron conviviendo con las dos
plataformas (Microsoft Exchange 2000 y 2007), las cuales se intercomunicaron. Esto les permitió trabajar con un grupo pequeño en la versión 2007 y el resto de la organización en 2000. 

“Posterior a esa prueba comenzamos a migrar por grupos en la asociación y 
conseguimos, sin ningún problema, hacer el cambio en más de 1000 usuarios de una vez en un fin de semana. Ahí decidimos dar el corte final con la plataforma 2000 y desconectarla completamente”, puntualiza Barrera. 

Y la verdad, dice Campos enfáticamente, fue más transparente de lo que pensaron.”Los usuarios no se dieron cuenta y eso fue, sinceramente, impagable. Estábamos muy preocupados, no había empresa en Chile con esta envergadura que hubiera hecho esta migración”. Fue así que comenzó este proceso en todo el país. 

Por otra parte, Eduardo Sabag, jefe del área de redes, menciona que uno de los tips importantes antes de hacer esta migración, es tener muy estructurada el Active- directory de Exchange. 

Toda esta implementación fue apoyada por personal calificado de Microsoft Chile y por Quintec, un partner conocido y muy valorado en la Asociación, pues ellos además tienen un contrato de mantención de la plataforma Microsoft desde hace un tiempo en la entidad.

Un dato importante, destaca Sabag, es que hoy la ACHS tiene una plataforma de alta disponibilidad. “Tenemos prácticamente replicado todos los servicios de Exchange en todas sus capas y hemos probado la alta disponibilidad en términos efectivos. Por ejemplo, podemos bajar ciertos servidores de servicio, ya sea de transporte o del mismo correo, y podemos aplicar procesos de actualización de Exchange. Esta es una ventaja que antes no teníamos en la versión 2000”. 

Además, la asociación cuenta con una renovada plataforma de almacenamiento y servidores robustos de 64 bits, modernizando la tecnología con casi 5 años de uso en que estaba la versión 2000, logrando con ello un downtime sumamente bajo. “Esto se acerca a casi cero. A nosotros nos cambió la vida. Caerse con un servicio por 2 días en la organización-como sucedió una vez- ya no es tolerable, y con Exchange 2007 eso quedó absolutamente en el pasado” destaca Arturo Campos. 

El ejecutivo destaca también que la forma de resolución de problemas de casillas de correo mejora en un 100% con Exchange 2007. “Hoy esto es casi imperceptible y no es necesario recuperar la base de datos completa. Cuando se caía Exchange 2000 requeríamos siempre de una base paralela completa para solucionar el problema, y si faltaba un componente sencillamente no había recuperación. En cambio con esta nueva versión, ese nivel de presión y preocupación desaparece y la verdad nos alivia muchos dolores de cabeza”.

Como ya lo había destacado el Subgerente de Informática, el tema de la transparencia del proceso, fue fundamental y relevante porque la ACHS siguió operando como si nunca hubiera pasado algo con sus correos. 

“La mayoría no tiene idea que hicimos una migración tan importante como esta, pues sigue con Outlook 2000. Pero también a los que migramos a Outlook 2007, en una primera etapa, están completamente satisfechos. Los más contentos son los miembros de la Dirección Superior, porque son los que más utilizan el OWA (Outlook Web Access) para trabajar desde su casa”, señala Gustavo Barrera. 

“El gerente de la Región Metropolitana, por ejemplo, cuando hicimos este cambio nos vino a felicitar, estaba fascinado. Hay muchos usuarios que trabajan desde su casa, y que el OWA sea similar en la versión 2007, a lo que tienen en la oficina, es impagable”, destaca Campos. 

Por otro lado Exchange 2007 entrega una estabilidad que su predecesor no lograba en su plenitud y favorece una fuerte integración con otros productos de Microsoft como SharePoint, OCS, Communicator, entre otros. Esto permite a la ACHS estar preparados para cualquier integración en el futuro y de forma muy amigable.

“Este producto es mucho más robusto. Provee una fuerte estabilidad y rapidez de recuperación infinita, una mejor administración de casillas y correos, optimiza mejor los respaldos y funcionalidades y el OWA mejoró su funcionalidad ostensiblemente”, enfatiza Sabag. 

Como ejemplo de la rapidez de esta nueva versión, cuentan que a la semana de la migración, un Subgerente perdió su casilla, y se pudo recuperar rápidamente en media hora y sin pérdidas de tiempo clave para el ejecutivo. Esto fue la mejor demostración para el departamento de que eligieron la mejor solución. 

Finalmente, enfatiza Sabag, la flexibilidad para la estructuración de modelos de base de datos, permite estructurar e independizar fácilmente los procesos de 
administración. “Los mismos servicios los puedo poner en distintas máquinas y puedo mejorar el tiempo de respuesta. Esto nos provee una mejor y eficiente administración y una tranquilidad operativa invaluable para la ACHS”