Ducasse Comercial Ltda. es una empresa de venta de productos para la industria y construcción, que cuenta con 40 años en el mercado chileno y se especializa en tres áreas de comercialización: insumos industriales, construcción y revestimientos.
Esta organización de raíces familiares busca caracterizarse, al proveer excelencia de servicio, calidad de productos y un crecimiento continuo. Destaca su alta presencia en el país, 19 Sucursales desde Iquique a Puerto Montt, 6 de las cuales están en Santiago. Posee además, un Centro de Distribución en la capital de Chile, con 7.000 m2 construido, un personal de 270 trabajadores y 15.000 m2 de bodegas. Su posicionamiento actual en el mercado confirma su estrategia para liderar ventas de rodamientos de uso industrial y automotriz, elementos de transmisión y potencia, componentes y mangueras hidráulicas, cañerías y fittings, ruedas para uso industrial, y quincallería en general.
La búsqueda de excelencia en gestión y la creación de lazos con sus clientes, proveedores y colaboradores, son un sello que Ducasse Comercial Ltda. ha desarrollado desde sus inicios. En este sentido, ha conservado un trato personalizado hacia sus clientes, señal de una imagen comercial distintiva en el mercado. Durante su evolución organizacional se han cuidado particularmente estos aspectos, forzando a la empresa a buscar estrategias para mantenerlos en el trato hacia las personas, tanto internas como externas, a pesar de los cambios que exige y produce el crecimiento organizacional

INDICADORES PRINCIPALES
Número de Sucursales
Capacidad de Bodega	15.000 m2
Operaciones de Ventas	42.000 /mes
Contacto con Clientes	12.000 / mes

Considerando el aumento de tamaño de la empresa y su sistema de gestión administrativa entre sucursales, Ducasse Comercial Ltda. toma la decisión, durante el año 2005, de reorganizar una situación de déficit instrumental relacionada al manejo interno de la información operativa y comercial. Por una parte, la gestión administrativa actual de la empresa se orienta a la diversificación de unidades comerciales, de rubros y de clientes. Por otra, el sistema disponible era lento y tenía problemas de consistencia para actualizar la información comercial, debido a que no se encontraba en línea íntegramente.

La información sobre descuentos entregada por una sucursal, por ejemplo, podía diferir con la información entregada por otra sucursal, ya que no se poseía una plataforma en línea para entregar las mismas posibilidades de personalización de precios para un cliente. Esto dificultaba la segmentación comercial del mercado, hacía más rígido el precio de venta de los productos y las estrategias de financiamiento. En términos generales, no era posible para la organización lograr la relación deseada con el cliente y la información requerida para los balances comerciales se obtenía de manera tardía, redundando en la dificultad de tomar decisiones comerciales a tiempo.

La búsqueda de excelencia en gestión y la creación de lazos con sus clientes, proveedores y colaboradores, son un sello que Ducasse Comercial Ltda. ha desarrollado desde sus inicios. En este sentido, ha conservado un trato personalizado hacia sus clientes, señal de una imagen comercial distintiva en el mercado. Durante su evolución organizacional se han cuidado particularmente estos aspectos, forzando a la empresa a buscar estrategias para mantenerlos en el trato hacia las personas, tanto internas como externas, a pesar de los cambios que exige y produce el crecimiento organizacional.

Abarcar una innovación que cambie la forma en que se hacen las cosas sitúa forzosamente a cualquier organización en un contexto de potenciales riesgos internos. En este sentido, la unidad gerencial de Ducasse Comercial Ltda. seleccionó las herramientas Microsoft para una nueva ERP, depositando su confianza en la relación de largo plazo que sostienen ambas organizaciones. “Microsoft es un socio robusto con una preocupación constante por la innovación tecnológica. Te entrega tranquilidad en un mundo vertiginoso”, aclara Iván Jerez, Gerente de Informática.

Frente a la situación antes descrita, Columbus IT –empresa partner de Microsoft- desarrolló una solución utilizando el software de administración comercial Microsoft Dynamics AX, conocido en Ducasse Comercial como Axapta. Según Jerez, “Axapta es una solución que involucra a todas las personas que trabajan en la organización y alcanza todas las áreas de negocio de nuestra empresa. Su adopción implica adaptarnos a Axapta. Este es un aspecto muy sensible, donde la participación conjunta de todo el personal es fundamental, pues son las personas el recurso más importante de nuestra empresa”. Junto al soporte de Columbus IT para un adecuado manejo del riesgo asociado, se comenzó a implementar Microsoft Dynamics AX desde Septiembre de año 2005, saliendo en vivo el 05 de junio de 2006. 

Microsoft Dynamics AX propone una nueva forma de estructurar el trabajo que ayuda a las personas y las organizaciones a ser más efectivos y eficientes. En este sentido, planificar el manejo de recursos es, para Ducasse Comercial Ltda., la columna vertebral de su organización, pues conecta las distintas unidades con el área financiero-contable. Por ejemplo, ahora es posible adelantar el movimiento en bodega para una venta realizada telefónicamente y conectar esa operación con la unidad de administración comercial. Álvaro Monsalve, Gerente de Administración y Finanzas, comenta al respecto: “Antes lográbamos finalizar nuestros balances comerciales con semanas y meses de atraso respecto a una decisión comercial que, solo entonces, se hace evidente tomar”.

Microsoft Dynamics AX logra centralizar en línea la información que producen los 19 puntos de venta que la empresa tiene a lo largo de Chile. Mediante la función de tablas dinámicas, Ducasse Comercial ha logrado un termómetro interno para observar tanto las operaciones de la organización, como sus resultados comerciales. En este último sentido, los balances pueden ser calculados de manera instantánea. “Esta herramienta nos permite ver minuto a minuto nuestro total de ventas. No sólo obtengo un control total sobre mis números, sino que también puedo supervisar la actividad de cada caja visualizando en mi pantalla lo que, por ejemplo en Concepción, observa una cajera desde su pantalla”, relata Iván Jerez.

De tal manera, Microsoft Dynamics AX ha logrado solucionar algunos efectos no deseados del crecimiento organizacional experimentado por Ducasse Comercial Ltda., particularmente la resincronización de las distintas unidades de la organización. Iván Jerez  ejemplifica: “Supongamos que un cliente pide telefónicamente un descuento variable en Temuco y luego en Antofagasta. Con Microsoft Dynamics AX, cada punto de venta puede entregarle la misma información (o sus variaciones), dado que se encuentran interconectadas. Esto permite integrar la organización a ojos del cliente y evitar este tipo diferencias internas que antes nos problematizaban”.

Volver a conectar la unidad de la organización mediante Microsoft Dynamics AX le permite a Ducasse Ltda. concentrar los esfuerzos administrativos en sus metas comerciales: diferenciar productos, rubros y clientes para entregar el trato personalizado que la caracteriza. Los frutos de esta estrategia se cuentan en las relaciones comerciales exitosas que la empresa ha logrado establecer con sus clientes. “Con esta solución, logramos realizar el modelamiento de los procesos de negocios de Ducasse, permitiendo una eficaz gestión centralizada y consolidada en tiempo real, de una operación distribuida como es la de esta compañía, comenta Dallyz Montenegro Cuetter, VicePresidente de Desarrollo de Negocios para Latinoamérica de Columbus IT.

Microsoft Dynamics AX es, finalmente, una solución que permite crecer ensamblando nuevas unidades de manera eficiente, logrando supervisión y control de la información que produce decisiones acertadas. “Con esta herramienta podemos pensar tranquilamente en nuestros proyectos de expansión. Es un soporte efectivo para el crecimiento que esperamos lograr en el futuro”, comenta Andrés Ducasse.