FFV es una empresa ligada al grupo Fernández León, que se dedica a la construcción, diseño y ventas de edificios de oficinas y departamentos de lujo, que apuntan al segmento ABC1, con 10 años de actividad en el mercado, encontrándose entre las 5 inmobiliarias más importantes en Chile.

FFV manejaba su negocio a través de un sistema contable, mientras que las operaciones (promesas y escrituras de compra /venta) y la post venta se hacían con sistemas independientes ayudado con planillas Excel que controlaban las distintas partes del proceso, haciendo que este circuito de información estuviese desintegrado y sin interoperatividad, lo que lo hacia poco eficiente. El funcionamiento independiente de los componentes de esta solución, lo hacía altamente vulnerable desde el punto de vista de la seguridad y adicionalmente representaba costos importantes en términos de recursos, horas hombre, y dependencia de las personas, al momento de integrar y analizar la información necesaria para gestionar el negocio.
Por otra parte, la necesidad de  digitalizar en varias ocasiones la misma información,  la dificultad  por parte de los demás integrantes de la fuerza de trabajo para preparar informes de gestión, los importes y beneficios financieros que se pueden lograr al hacer más eficiente este proceso, hacían de éstas, suficientes razones para buscar una nueva solución integral y centralizada.
 “Estábamos buscando un sistema que pudiese integrar tanto operaciones, venta y post venta con los sistemas de contabilidad. En principio analizamos algunos sistemas que no llegaban a satisfacer nuestras necesidades y requerimientos. Luego nos conectamos con MekanoAsicom quienes nos introdujeron en su solución SIGIC basada en Microsoft Dynamics CRM” comenta Patricio Lewin, Gerente de Finanzas de FFV acerca de la forma en que atravesaron el proceso que los llevó a asociarse con el partner tecnológico.

Los motivos que impulsaron a la empresa a implementar esta solución fueron la funcionalidad y flexibilidad al momento de modelar los procesos del negocio, su facilidad para integrarse con las otras aplicaciones existentes en la empresa y la facilidad de uso para el usuario final, y al respecto Lewin comenta: “Optamos por esta solución por su conectividad al sistema contable y por lo poco traumático del cambio. Cualquier otra opción por la que nos hubiésemos inclinado, implicaba también el cambio del resto de sistemas en la oficina”.

En la actualidad, el proyecto parte desde el registro de las cartas/ oferta generadas en las salas de venta, es decir desde la etapa de operaciones hasta la post venta.  De esta forma, se generan flujos de trabajo que permiten hacer un seguimiento, paso a paso, de cada negocio hasta llegar al soporte de post venta.

Esta solución entrega en línea toda la información necesaria para apoyar la gestión comercial de cada proceso, controlando y mejorando los tiempos de recuperación, la atención al cliente en la post venta, definiendo estándares y controlando la calidad del servicio; todo esto integrado con el back office financiero, evitando dobles digitaciones, minimizando errores y reduciendo el costo administrativo.

En la post venta, etapa de gran importancia para la inmobiliaria debido al  compromiso con el cliente de brindarle un buen servicio, la empresa espera disponer de una mejor administración en la recepción y resolución de los problemas de cada inmueble. Así mismo, y mediante la creación y mantención de la base de datos, el sistema permitirá llevar el control y la ejecución de cada una de las actividades asociadas a la atención en la post venta, así como también llevará un detallado registro respecto al nivel de satisfacción del cliente por la resolución de dichos problemas.

La inmobiliaria, mediante este sistema, busca lograr definir y controlar eficientemente sus estrategias, obteniendo, de manera sencilla, una visión completa del negocio, lo que fortalecerá la toma de decisiones a la vez de aumentar su rentabilidad y competitividad.
Esta integración, le permitirá a FFV contar con una solución que centraliza la información en un único repositorio de datos y disponer de ellos de modo tal que cualquier cambio resulta inmediatamente disponible y al alcance de todos los usuarios que tienen autorización al ingreso del sistema, lo que liberará recursos y deja documentado una única verdad sobre la cual tomar decisiones trascendentes.
“Podremos guardar la historia de cada uno de los clientes y realizar un manejo de datos  más eficiente. Nos permitirá ser más eficientes debido a la comunicación con el sistema contable, lo que nos evita digitar dos o tres veces la información, y finalmente vemos un enorme potencial en cuanto a la base de datos, en todas las etapas, pero por sobre todo en la post venta ya que nos permitirá identificar perfectamente una falla, conocer los motivos y hacer las correcciones necesarias en el tiempo, hacer un seguimiento tanto de las fallas mencionadas como de sus reparaciones y esto es muy importante para nosotros” resume así Lewin los beneficios que se esperan obtener con la implementación de la solución“.
Se espera con la implementación del sistema lograr una mayor eficiencia, que la información sea de la empresa y no de las personas, y en especial, poder dar un mejor servicio a los clientes.

En un futuro próximo, FFV planea incluir y centralizar todo lo relacionado con las cotizaciones, de modo de hacer un manejo eficiente de esos datos, así como también incluir la administración de su política de marketing y publicidad, y en este aspecto Lewin finaliza: “En el fondo, la herramienta se ve muy amplia y, en la medida en que uno aprenda a utilizarla adecuadamente, se espera que sea una ayuda en la gestión”