Empresa Portuaria San Antonio (EPSA) es una empresa autónoma del Estado Chileno, creada por ley en 1997, dedicada a la administración, conservación y desarrollo de la actividad marítimo-portuaria de Puerto San Antonio. Es conducida por un Directorio, y operativamente se maneja con un Gerente General y un equipo de responsables de las áreas de aspectos administrativos, financieros, comerciales, operacionales y técnicos del puerto. Al interior del Puerto se encuentran algunos Terminales  concesionados a empresas privadas más el Terminal público que es administrado por EPSA y donde la operación es realizada por empresas privadas. Este esquema de funcionamiento posicionó a Puerto San Antonio como el Nº1 de Chile.

Hacia fines de 2004, la gestión de EPSA se realizaba con un ERP nacional. Era una versión muy antigua, para la cual no existían actualizaciones; renovarla, costaba lo mismo que implementar la solución world class Microsoft Dynamics SL (Solomon), producto más estándar en el mercado, que brindaba mayores beneficios en perspectiva pensando en el desarrollo futuro de la organización.
Por otra parte, con el sistema anterior no era posible lograr una integración con el portal senegocia.com, lo cual obligaba a la doble digitación de datos con los mayores costos que esto implicaba y la posibilidad de que se registraran errores. La utilización de este portal también respondía a la necesidad de contar con mayor agilidad de la que brindaba el módulo de compras utilizado anteriormente.

A fin de resolver entonces las limitaciones que imponía el antiguo sistema de gestión, EPSA decidió la implementación de Microsoft Dynamics SL. “Buscábamos una solución que nos permitiera integrar el sistema de gestión con las aplicaciones financiero-contables, de presupuesto y operaciones, además del abastecimiento on line, y que a la vez nos proveyera de herramientas de gestión para analizar los indicadores y tomar las mejores decisiones. Microsoft Dynamics SL (Solomon) era la mejor herramienta para integrar todo esto”, comenta Raúl Flores, Jefe de TI y Control de Gestión.

Actualmente la solución se utiliza en dos procesos claves del negocio: abastecimiento y ventas. En cuanto a lo que tiene que ver con las compras o el gasto de la compañía, EPSA tiene un sistema propio que trabaja en forma sincronizada con el portal www.senegocia.com. Allí se solicitan las cotizaciones y se eligen los proveedores para cada adquisición, eligiendo entre 3.600 categorías de productos y servicios; pero antes de concretar las operaciones, se cruza la información en forma automática con Microsoft Dynamics SL para validar la disponibilidad de presupuesto en el centro de costos correspondiente. Una vez cerrada la transacción, todas las acciones administrativas derivadas de esto quedan registradas en forma inmediata en Solomon, de forma tal que toda la información queda consolidada y se disparan los procesos que apliquen en cada situación.
En cuanto a las ventas, también se utiliza un software específico que tiene una interfaz automatizada con Dynamics SL, lo cual evita la doble digitación, los errores y reduce tiempos y costos. “Solo por servicios portuarios, se maneja un gran volumen de información en forma diaria, ya que las operaciones se realizan a muy corto plazo, principalmente con clientes tales como agencias navieras, agencia de muellaje, agencias de aduana y transportistas que efectúan los pagos al contado o a los pocos días de realizada la transacción. Con Dynamics SL podemos realizar una adecuada administración del efectivo, conocer al día nuestros estados contables y hacer las previsiones de caja en forma más precisa y eficaz”, comenta Marcelino Ilaja, ex ingeniero de proyectos del área TI y Control de Gestión y actual encargado de presupuesto. También se ha logrado una comunicación on line con bancos para el manejo de fondos.

Es decir que Empresa Portuaria San Antonio tiene 100% en uso los módulos Administración y Finanzas de Microsoft Dynamics SL para la gestión cotidiana de sus operaciones, lo cual le permite manejar toda la Contabilidad, los asuntos financieros, las cuentas a cobrar y a pagar (que se nutre de las facturas de los proveedores), la administración de efectivo, las consultas a las bases de datos del sistema de presupuesto para la aprobación de órdenes de compra y todo el procesamiento de sus compras y ventas. Además, puede obtener de manera nativa en SL y a través de FRX, los informes, estado de situación y balances, que se requieran por parte de la Gerencia.
Otra de las funcionalidades que se está utilizando es la validación de la información contrastándola con los balances de la compañía, y a partir de allí analizando la situación planteada desde las funcionalidades de Business Intelligence para tomar decisiones orientadas a la mejora continua.
Actualmente el sistema importa y exporta permanentemente información de los repositorios de datos SQL Server que se utilizan sobre Windows 2003 Server. A través de tecnologías de workflow se puede realizar un seguimiento preciso y a la vez ágil de diversos procesos de negocios, por ejemplo cuentas a pagar, facilitando autorizaciones en forma rápida y confiable. O bien, cuando se requiere realizar una compra, el sistema evalúa que haya presupuesto disponible para ello, lo cual obliga a una consulta al sistema que maneja el presupuesto gubernamental; a partir de allí, la adjudicación y todo el proceso administrativo se pone en marcha automáticamente y en forma sincronizada. La implementación de Dynamics SL en EPSA a cargo de Protab Soluciones S.A., socio de negocios de Microsoft especializado en esta solución, que ya contaba con la experiencia necesaria para llevar el proyecto a bueno puerto.

“Con esta solución logramos un nivel de eficiencia en nuestros procesos de abastecimiento y gestión de los recursos, optimizando las compras y el aprovechamiento del presupuesto disponible. Agilizamos nuestras operaciones y reducimos los costos, al tener todas las aplicaciones críticas del negocios integradas de manera eficaz”, comenta Alvaro Espinosa, Gerente General. 

“Ahora tenemos más y mejor información a nivel gerencia, lo cual es muy relevante para la toma de decisiones. Obtener un nuevo tipo de reporte ya no es un problema para nosotros, sino que contamos con una herramienta flexible que nos permite acceder a la información, desde diversos puntos de vista, de manera rápida y confiable”, finaliza el ejecutivo.