Microsoft Casos de Éxito

Según Emerson González, Gerente Plataforma Tecnológica de UltraGestión S.A., todas estas implementaciones realizadas, terminaron exitosamente y con muy buen feedback de los clientes para su empresa, lo que les motivó para profundizar en otras materias tecnológicas, como en la comunicacion IP.

“Luego de potenciar y dominar estas áreas nos interesamos por las nuevas suites de colaboración y mensajería. Así por ejemplo se profundizó todo el potencial del área de Microsoft Exchange y SharePoint como un conjunto; y aprendimos que con estas aplicaciones podíamos administrar toda nuestra página web e intranet con tecnología Microsoft Sharepoint”, explicó el ejecutivo.

Explica además que la política de UltraGestión es probar los nuevos productos Microsoft para conocer de cerca los beneficios y resultados que pueden obtener con ellos a futuro. Es así que pueden ofrecerlos de mejor manera al mercado y a sus clientes. “Estas experiencias han sido muy satisfactorias, otro ejemplo es que migramos todo el holding desde Sybase a SQL Server hace unos años atrás". Esta buena experiencia llevo a la empresa a querer ser un socio estratégico de Microsoft.

Ante el inminente cambio de oficinas, el directorio de UltraGestión recibió la visita de Rodrigo Quevedo (UC PAM NSI Partners de Microsoft) quien presentó todo el potencial de la tecnología Unified Communications. “Al directorio les gustó lo que vieron y decidieron testear y probar primero los beneficios de esta solución”, señala Emerson González. Agrega que “con esa contingencia tuvimos que analizar los costos de las
implementaciones de redes y de telefonía. Por un lado, la red es de muy fácil instalación, pero el tema de la conexión telefónica es muy sensible a la hora de migrar o realizar un cambio. Como empresa tuvimos que decidirnos entre continuar con la telefonía tradicional, o definitivamente, suprimirla de una vez. Con esto nos ahorrábamos los altos costos de comprar una nueva central telefónica y sus derivados”.

UltraGestión optó por suprimir la telefonía tradicional e incorporar en toda la empresa la plataforma “Unified Communications” o ‘UC’, pues era mucho más rápido y fácil de instalar en un computador las aplicaciones de comunicaciones, que colocar varios teléfonos y cablear todo un edificio para la instalación de una central más moderna.

“Así instalamos ‘UC’ en toda la empresa y compramos cintillos de buena calidad audiovoz, que fueran full compatibles con nuestros equipos, y se los entregamos a todos los miembros de la organización. Hoy, no existe ningún teléfono análogo en UltraGestión, ni cable telefónico. Sólo estamos conectados a nuestros servidores, que almacenan la aplicación y la cual está encargada de comunicarnos con la telefonía tradicional y al resto del mundo desde nuestros escritorios y a un click del mouse”, puntualiza el ejecutivo.

Por su parte Christian Aguilera, consultor IT de UltraGestión S.A., manifestó que el hecho de utilizar estas tecnologías les permite administrar de mejor forma el mundo de las telecomunicaciones y de infraestructura, con un ahorro de costos en corto plazo, además de un buen soporte tecnológico. “Gracias al apoyo de Microsoft esto se puede logar fácilmente por todas las herramientas que nos proporcionan, además del amplio conocimiento que nuestro equipo tiene de esta plataforma. Quizás, lo más complicado del proceso fue desacostumbrarse del teléfono en el escritorio, y contestar las llamadas con el mouse y cintillo, pero finalmente el usuario valora mucho más los beneficios de esta plataforma”.

El resultado de esta migración es que hoy 90 personas, con un promedio de 33 años de edad, están utilizando Unified Communications a full en la organización, partiendo por el Gerente General Pedro Pablo Serrano.

“Aunque partimos con un demo de ‘UC’ en nuestras viejas oficinas, al llegar a la nuevas ya todo el sistema estaba montado rápidamente en menos de dos semanas. Los usuarios sólo necesitaban el cintillo para conectarse a la red desde su escritorio” recalcan los ejecutivos. “Todos los empleados fueron capacitados, se les entregaron los manuales e instructivos previos a la mudanza, y, quienes no alcanzaron a leerlos, llegaron a aprender en forma fácil e intuitiva por sí mismos las nuevas funcionalidades de la aplicación, como transferir llamadas, manejar llamados en espera, administrar sus mensajes de voz y correo, etc.”

Según Emerson González, el hecho de no contar con teléfonos les permite ser más móviles que cualquier otra empresa del rubro. "Si me voy fuera de la oficina a una reunión, sólo enciendo mi notebook y puedo hacer mis llamadas desde ahí, sin estar amarrado a un aparato tradicional y con ello ya estoy gestionando mejor mi movilidad.
Antes dependíamos de un operador telefónico, al cual había que recurrir por cualquier llamado normal o por un celular, y que a su vez, debía ver si un ejecutivo tenía o no permisos para hacer esos llamados, provocando pérdidas notables de tiempo. Hoy con Unified Communications esto ya no existe y lo mejor es que el mismo usuario puede auto administrarse y ahorrarse pérdidas de tiempo innecesarias".

El ejecutivo explica que Unified Communications es una herramienta tan potente, que no existe forma de no comunicarse con una persona a través de este sistema. “Voz, email, SMS, chat, video, etc, cualquier necesidad de comunicación es soportada íntegramente con esta robusta solución. Con esta aplicación, dónde está una persona o saber cuál es su anexo, no es necesario. Esto es transparente para cualquier usuario que la utilice y sólo necesita tener una conexión GPRS o una red Wi-Fi disponible. Con esta plataforma no es necesario memorizar un número de celular, basta sólo con optimizar y saber manejar la aplicación; y los números pasan a un segundo plano”.

Además, Unified Communications permite obtener reportes de uso de la aplicación por parte de los usuarios y centralizarlos, saber a quién y cuánto se habló, qué aplicación usa más, entre otras ventajas, y con ello tener un flujo de información transparente y dinámica de cómo los usuarios se potencian con esta herramienta. Ya no hay excusa, según Christian Aguilera, para que un Partner Gold no tenga Unified Communications instalada en su empresa. El ahorro de costos es ostensible por temas de licencias y por la eliminación de una nueva central telefónica u otros dispositivos.

En el caso de UltraGestión, se ahorró alrededor de 35 mil dólares en temas telefónicos, y apenas invirtió 6 mil dólares en un gateway para poder hacer funcionar el sistema.

Hoy se está analizando la posibilidad y la necesidad de replicar esta experiencia exitosa de comunicaciones unificadas de UltraGestión a todo el holding UltraMar, con los consiguientes ahorros de costos y de instalación en las diversas ciudades donde tiene presencia el holding en la región.